2.2.9.2 Определение числа записей, выводимых в ответ

По умолчанию в ответ выводятся все отобранные записи. В Access есть возможность управлять числом записей, выводимых в ответ. Эта возможность выходит за рамки двухмерных табличных языков. Указан-ной возможностью можно пользоваться не только для ограничения чис-ла записей, если отобранное множество слишком велико и для пользова-теля является приемлемым ограничиться определенным его подмноже-ством, но и для создания запросов специального вида. Так, возможность управлять числом записей, выводимых в ответ, часто используется со-вместно с возможностью упорядочивать записи.

Для управления числом записей, выводимых в ответ, можно вос-пользоваться кнопкой «Набор значений» ( ) либо задать нужную величину для одноименного свойства в окне свойств запроса (рис. 2.43).

76

Рис. 2.43. Определение числа выводимых записей путем указания пара-метра «Набор значений» в окне «Свойства запроса».

Число записей, выводимых в ответ, можно задавать как абсолют-ным числом, так и в процентном отношении от общего числа отобран-ных записей.

На рис. 2.44 изображен запрос: «На какой кафедре самый малень-кий средний оклад сотрудников?». Для задания этого запроса сначала традиционным способом определим средний оклад на каждой кафедре (запрос с подгруппировкой). Затем упорядочим ответ по возрастанию полученного поля (средний оклад). Если выбрать одну первую запись из полученного множества, то и получиться искомый ответ.

Рис. 2.44. Отбор определенного числа записей с предварительной сор-тировкой

2.3 Контрольные вопросы

77

1. Каким образом можно создавать запросы на языке QBE в Access?

2. Какие еще языки запросов можно использовать в Access?

3. Что может служить источником данных для запроса?

4. Какие разновидности запросов Вы знаете?

5. Какие запросы называются «сложными»?

6. Как задаются условия «И» и «ИЛИ» в запросах?

7. В чем особенности выполнения запросов на связанных таблицах?

8. Что собой представляют перекрестные запросы? Как и для чего они создаются?

9. Что собой представляют параметрические запросы? Как и для чего они создаются?

10. Как вводятся в запрос вычисляемые поля?

11. Как можно получать итоговые значения в запросах?

12. Какие разновидности корректирующих запросов Вы знаете? Как их задать?

13. Что значит «открыть запрос»?

14. Что происходит при открытии корректирующего запроса?

15. Как можно сохранить запрос? Для чего это делается?

16. Как можно сохранить результат выполнения запроса? Для чего это делается?

17. Как можно задать диапазон в условии запроса?

18. Как задается состав полей, выводимых в ответ?

19. Как можно упорядочить данные в ответе?

20. Как влияет тип объединения таблиц на результат выполнения запро-са?

78

3. Создание экранных форм

3.1 Выбор способа создания формы

Как мы видели в предыдущей главе, после описания таблицы можно сразу вводить в нее данные. Но такой способ имеет многие оче-видные недостатки. Поэтому для этих целей обычно используются так называемые экранные формы.

Форму можно создавать несколькими разными способами. Для то-го чтобы создать новую форму, надо выбрать вкладку «Формы» в окне базы данных и нажать кнопку «Создать». После этого появиться окно «Новая форма» (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Начальный экран создания форм

79