Типовой алгоритм работы с документами

Каждый документ в процессе своего жизненного цикла проходит определенные стадии:

• создание (подготовка);

• подписание (согласование и утверждение);

• регистрация;

• контроль исполнения и исполнение;

• подшивка в дело (в архив);

• хранение (уничтожение).

Новый термин.

Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу и помещенных в отдельную обложку (папку). Документы формируются в дела согласно номенклатуре дел, систематизированному перечню наименований дел, регистрируемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Архивное хранение дел

В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в дела согласно действующей номенклатуре. При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, то заводится дело с новым заголовком, о чем делается пометка в номенклатуре.

При подготовке документов к архивному хранению совершаются две делопроизводственные операции: формирование дела и его оформление. Формирование дела – отнесение документов к определенному делу и их систематизация. Оформление дела – определяемая установленными правилами подготовка к хранению документов.

Новый термин.

Архив – это организация, которая осуществляют прием и хранение документов. За хранение документов в крупной организации отвечает ведомственный архив, а архив организации малого и среднего бизнеса ведется секретарем или канцелярией.

Уровни подготовки секретаря

В России пока нет официального нормативного документа, определяющего ступени карьеры и квалификацию секретаря, в соответствии с которым можно было бы по уровню подготовки делить секретарей на референтов и офис‑менеджеров. Но если обратиться к опыту стран Европы, то, например, Скандинавской группой Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS) был разработан специальный документ «Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря», в котором определены три уровня подготовки секретарей:

• уровень A – секретарь (машинистка);

• уровень B – секретарь‑референт;

• уровень С – руководитель секретариата (офис‑менеджер).

Каждый из этих уровней характеризуется своим набором профессиональных требований.

Требования для уровня секретаря:

• печать документов с рукописи или под диктовку;

• редактирование документов на ПК;

• хранение документов;

• обслуживание командировок и совещаний;

• телекоммуникации, включая рассылку факсов и e‑mail;

• самостоятельная работа, то есть написание черновиков несложных писем, работа по содержанию офиса и офисной оргтехники, решение проблем, связанных с командировками и т. д.

Требования для уровня секретаря‑референта:

• печать на двух иностранных языках с рукописи или под диктовку;

• составление писем, факсов и других документов;

• проверка фактов, изложенных в отчетах и других документах;

• прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e‑mail и т. п.);

• подготовка презентаций (пленок для кодоскопа и других печатных и наглядных материалов);

• организация командировок и совещаний;

• ведение протоколов и контроль за выполнением принятых решений;

• самостоятельная работа – составление командировочных предписаний, работа с персоналом, сбор и обработка данных и т. д.

Требования для уровня офис‑менеджера:

• подготовка и ведение заседаний, советов и других совещаний;

• ведение административной работы;

• консультирование во время приема секретарей на работу, помощь в их обучении и повышении квалификации;

• организация презентаций и представительская деятельность;

• деятельность по обеспечению информацией (контакты со средствами массовой информации, редактирование информационных бюллетеней для сотрудников компании и т. д.);

• самостоятельная работа – англоязычный перевод бизнес– и технических отчетов, руководство проектами и персоналом, руководство работой, связанной с организацией командировок, связи между руководителем и должностными лицами высокого ранга и т. д.;

• прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e‑mail и т. п.).

Резюме

Информационные технологии являются хорошим средством для повышения эффективности делопроизводства. Чтобы автоматизировать делопроизводство, необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным. Для этого в организации должны иметься следующие компоненты:

• средства для создания и обработки документации в электронной форме (компьютеры);

• средства для получения твердых копий архивных данных (принтеры);

• программное обеспечение для автоматизации документооборота и управления данными (MS Windows XP, MS Office 2003);

• люди, являющиеся специалистами в данном вопросе (секретари, секретари‑референты и офис‑менеджеры).

Часть I

Автоматизация делопроизводства. Основы работы на компьютере

Глава 1

Операционная система MS Windows XP

Под операционной системой понимается набор программ, обеспечивающих диалог пользователя с компьютером в форме команд. Любая программа, написанная для работы совместно с операционной системой, называется ее приложением. В настоящее время во всем мире в ПК наиболее широко используется операционная система Microsoft (MS) Windows XP.

Примечание.

Буквы ХР в названии операционной системы Windows являются частью английского слова eXPerience, которое переводится как жизненный опыт, знания. Возможно, что авторы программы назвали ее так потому, что при создании операционной системы Windows XP использован многолетний опыт и знания разработчиков самых популярных компьютерных программ и систем фирмы Microsoft.

Операционная система является необходимым компонентом любого компьютера. Среди достоинств, определяющих популярность Windows XP, можно выделить удобный, интуитивно понятный графический интерфейс, многозадачность (параллельную работу множества программ) и автоматическую настройку нового оборудования.