Документ

В широком значении этого слова документом можно считать любой носитель с информацией. Например, управленческий документ содержит информацию, которая возникла и используется в области управления.

Условно можно разделить все документы на два типа:

• классический бумажный документ представляет собой информацию на любом бумажном носителе;

• электронный документ – информация в компьютерной информационной системе в виде файла. Например, это может быть документ текстового процессора Microsoft Word, диаграмма, построенная в MS Excel или сообщение в формате электронной почты Интернета. Разновидностью данного типа документа может быть сканированная копия бумажного документа, изображение, видеозапись и прочее.

Требования к документам:

• документ должен издаваться должностным лицом в соответствии с его компетенцией;

• документ не должен противоречить действующему законодательству;

• документ должен быть составлен в установленной форме, быть наглядным и удобным для чтения и хранения.

Документооборот

Термины «делопроизводство» и «документооборот» часто используют как синонимы, и они являются составляющими такой науки, как документе/ведение. Как уже говорилось выше, делопроизводство – деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.

Новый термин.

Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. При анализе документооборота организации одним из показателей является объем документооборота – число документов, поступивших в организацию и разработанных ею за определенный период времени. Официальные документы составляются с соблюдением определенных правил ЕГСД и ГОСТ.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) – это научно упорядоченный комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, которые означают и регламентируют процесс делопроизводства, начиная с момента поступления или изготовления документов и до их сдачи в архив. Созданию ЕГСД предшествовало всестороннее изучение систем делопроизводства в разных коллективах государственного аппарата с целью выявления общих закономерностей в работе с управленческой документацией, а также выявления возможностей, границ и масштабов системного упорядочения однотипных операций в делопроизводстве. Основное назначение ЕГСД состоит в том, чтобы способствовать рационализации и унификации документальных процессов в деятельности государственного аппарата на разных уровнях управления. Эта система требует доведения до уровня общих и обязательных учреждений норм уже проверенных практикой рациональных методов делопроизводства.

Одним из способов регламентирования делопроизводства является разработка государственных стандартов – ГОСТов. Соблюдение всего комплекса требований ГОСТов гарантирует создание документов, обладающих юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе. Для современного делопроизводства в России руководящим является принятый Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года ГОСТ Р6.30‑2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно‑распорядительной документации. Требования к оформлению документов», которым установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.