3.4. Общая функция -- организация

Основное содержание функции организации

Цель функции организации -- подготовка и обеспечение выполнения запланированных действий и достижения запланированных целей. В процессе реализации данной функции взаимодействуют три основных компонента: люди, экономические отношения и технические средства.

Содержание функции организации предполагает создание системы отношений, обеспечивающей распределение задач и ресурсов между отдельными подразделениями и сотрудниками, установление системы из взаимодействия, осуществление координации их действий по реализации планов, принятых решений и достижению целей организации.

Координировать -- означает приспосабливать средства к цели, согласовывать операции между собой, придавать вещам и действиям необходимые пропорции. Например, обеспечивать пропорциональность материальной и социальной составляющих; учитывать обязательства и следствия каждой операции (технической, коммерческой, финансовой и т.д.), которые она влечет для всех других операций; соизмерять издержки с финансовыми ресурсами, оборудование -- с нуждами производства, снабжение -- с потреблением, сбыт -- с объемами производства и т.п.

В самом общем плане осуществление функции организации связано с определением этапов реализации плана или решения; назначением ответственных исполнителей на каждом этапе и введением порядка взаимодействия исполнителей (кто с кем и каким образом должен взаимодействовать на разных этапах выполнения плана или решения).

В содержание функции организации кроме перечисленных задач, многие авторы включают и задачу проектирования организационной структуры предприятия, либо приведение ее в соответствие с целями, определенными на стадии планирования. Более того, нужно отметить, что организационная структура, сама реализует функцию организации, так в ней определены постоянные участки работы, выполняемые соответствующими структурными подразделениями и порядок взаимодействия между ними на длительный период времени. И все же проектирование организационной структуры, являющейся важнейшей составляющей в создании системы управления предприятием, частный случай общей функции -- организации. Этому вопросу посвящена четвертая глава учебного пособия.

Проектирование работы

Частью организации исполнения планов работы является ее проектирование, в ходе которого решается, кому и как действовать. Проектирование позволяет достаточно четко выделить и описать тот или иной участок работы, обеспечить последующую реализацию функции организации. В нем нет надобности, если работа была спроектирована ранее, а ее перепроектирование не требуется.

С момента определения задачи работа начинает создаваться и проектироваться: описывается содержание задачи, поставленной перед работником, группой работников или предприятием в целом. Проектирование учитывает формальные и неформальные стороны процесса выполнения работы; взаимозависимость данной задачи и других задач, решаемых как внутри, так и вне организации; ожидаемые межличностные отношения исполнителей. С течением времени под воздействием внешних и внутренних факторов содержание работы может меняться, и тогда необходимо ее перепроектирование.

Проектирование работы включает следующие основные этапы: анализ работы; установление ее параметров; определение технологии выполнения работы; восприятие исполнителями содержания работы.

Анализ работы. Анализ работы необходим, чтобы объективно описать саму работу -- определить ее содержание, индивидуальные требования к ней, требования окружения к работе.

Содержание работы определяет действия, которые должны быть выполнены в рамках данной работы. В зависимости от выбранного метода анализа работы описание ее содержания может формулироваться как простое заявление о том, что надо делать, или иметь форму детального разъяснения каждой отдельной операции. Второй метод называют функциональным анализом. Он предполагает описание работы на основе классификации по каждой из следующих позиций:

• что исполнитель делает по отношению к другим работникам и другим работам;

• какие методы и операции следует использовать;

• какие машины и оборудование необходимо применять;

• какой продукт или услугу предполагается получить в результате работы.

Первые три позиции связаны с действиями, четвертая -- с результатами работы.

Индивидуальные требования к работе отражают необходимые для ее выполнения качества исполнителя: навыки, способности, образование, опыт, здоровье, воспитание и др. Для составления списка этих требований используется метод должностного аналитического вопросника. Он применяется при анализе всех видов работ, в том числе управленческой, по следующим показателям:

• информационные источники, важные для выполнения работы;

• обрабатываемая информация и принимаемые решения, необходимые для выполнения работы;

• действия и умения, требуемые для выполнения работы;

• характер межличностных отношений, желательных для работы;

• характер реакции исполнителя на условия работы.

Требования окружения к работе предполагают оценку внешних по отношению к работе факторов физического, социального и другого характера, описывающих условия, в которых она должна выполняться, а также определение прав и ответственности исполнителей.

Анализ работы традиционно основывается на изучении действий и расходуемого на них времени, факторов, влияющих на результаты выполнения работы, в целях ее упрощения и стандартизации. Современные ученые и практики считают, что в процессе анализа необходимо уделять внимание не только технологическим, но и человеческому фактору, в особенности условиям труда исполнителей.

Параметры работы. Параметрами работы являются: масштаб работы, ее сложность и отношения, в которые исполнитель вступает с другими работниками в связи с выполнением работы.

Масштаб работы характеризует количество работы, т.е. количество задач или операций, которые исполнитель должен выполнить. Как правило, чем больше задач или операций, тем больше времени затрачивается на выполнение работы.

Сложность работы -- качественный параметр, отражающий требуемую степень владения процессом выполнения работы и уровень самостоятельности исполнителя в принятии решений по ходу процесса.

Выделяют узко- и широкоспециализированные работы. Узкоспециализированные работы включают несколько задач или операций (т.е. малый масштаб работы), для реализации которых достаточно простых средств (низкая сложность работы). Широкоспециализированные работы имеют большой масштаб работы высокой сложности. В крупных организациях разрыв между этими видами работ бывает значительным.

Отношения по работе -- это установление межличностных связей между исполнителем работы и другими работниками как по поводу данной работы, так и в связи с другими видами работ, выполняемых в организации.

Рассмотрение отношений по работе как параметра, используемого при проектировании работы, является первым шагом к формированию структуры организации, которое завершает организационное обособление функций в форме рабочих отношений. Связи между функциями, а точнее между работами в организации, составляют основу структуры последней.

Принятие руководством решений о природе и характере отношений по работе тесно связано с масштабом управления, службами и подразделениями, а также со сплоченностью группы и организационной культурой. Функциональная обобщенность работ позволяет объединить их в рамках одной группы работников, расположив по уровням иерархии в зависимости от личностных качеств специалистов и делегируемых им прав. Общность интересов по «горизонтали» и «вертикали» позволяет участникам трудового процесса установить удовлетворяющие их социальные отношения.

Технология выполнения работы. Технология выполнения работы -- действия, знания, методы и техника, используемые в трудовом процессе. Приступая к работе, исполнитель должен знать когда и где она должна выполняться, как ее следует выполнять и какова взаимозависимость работ.

Знание о том, когда и где должна выполняться работа, определяет степень свободы работника в принятии решения о начале и месте выполнения работы.

Знание о том, как должна выполняться работа, определяет степень его свободы в выборе средств (предметов и методов), с помощью которых должен быть получен нужный результат.

Взаимозависимость работ определяет необходимый характер взаимодействия исполнителей (работников или их групп), в процессе выполнения работы в целом. Выделяют четыре основных типа взаимозависимости работ: складывающаяся, последовательная, связанная и групповая.

Складывающаяся взаимозависимость означает, что от отдельного работника не требуется взаимодействия с другими работниками для выполнения работы в целом (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Складывающаяся взаимозависимость

Данный тип отношений характеризует труд группы сотрудников, выполняющих одну и ту же операцию независимо друг от друга (изготовление аналогичных деталей на разных рабочих местах, рассылка писем и т.п.).

Последовательная взаимозависимость не позволяет работнику приступить к своей операции, пока другой работник не выполнит предшествующую операцию (рис. 3.4). Например -- конвейерная сборка.

Рис. 3.4. Последовательная взаимозависимость

Связанная взаимозависимость устанавливается, когда конец работы одного исполнителя служит началом работы для другого, и наоборот (рис. 3.5). Таково взаимодействие ассистента с хирургом, управленцев разных уровней в процессе согласования решения и т.п.

Рис. 3.5. Связанная взаимозависимость

Групповая взаимозависимость предполагает одновременное участие всех работников в выполнении работы (рис. 3.6). Она может включать в себя все предыдущие типы взаимозависимости. Ее используют при высокой неопределенности в работе, когда от участников требуется сотрудничество и взаимодействие.

Рис. 3.6. Групповая взаимозависимость

Технология работ -- очень важная переменная, так как в случае ее изменения часто приходится радикально перестраивать операции. Например, широкое внедрение компьютеров снизило информационную зависимость между работниками и расширило возможности использования типа складывающейся взаимозависимости в работе Но углубление складывающейся взаимозависимости, как известно, снижает взаимодействия индивидов выполняющих работу.

Восприятие содержания работы. Восприятие содержания работы каждым отдельным исполнителем субъективно. В сознании людей по-разному отражается одна и та же работа, и они ведут себя по-разному по отношению к ней. Многое зависит от личных качеств, потребностей и интересов исполнителей, а также социальной среды, в которой работа выполняется. Степень совпадения субъективного восприятия работы исполнителем с ее объективным содержанием, определяет результат выполнения.

В оценке исполнителем содержания работы могут использоваться следующие ее характеристики:

• разнообразие -- уровень присутствия в наборе различных операций, орудий труда и процессов, необходимых для выполнения работы;

• автономность -- уровень самостоятельности исполнителя в принятии решений и выборе средств по выполняемой работе;

• законченность -- уровень доведения создаваемого продукта или услуги до конечного результата в рамках одной работы;

• результативность (обратная связь) -- уровень информированности исполнителя о результатах его действий;

• взаимодействие -- уровень требуемого объединения усилий с другими работниками для завершения работы;

• общительность -- уровень коммуникабельности, допустимой на работе (общение с коллегами, установление неформальных дружеских отношений).

Известно, что наличие у человека выраженной потребности роста влияет на восприятие им такой характеристики работы, как результативность (обратная связь). Разнообразия в работе ищут те у кого сильно выражена потребность в самоутверждении. Социальная среда, в которой выполняется работа, также воздействует на восприятие ее содержания (например, стиль руководства). Установлено, что исполнители имеющие работу со сходными характеристиками, одинаково воспринимают ее параметры и социальную среду.

Индивидуальные различия и сходства характеристик работы позволяют оценить разницу в восприятии одной и той же работы разными исполнителями и учесть ее при организации трудового процесса. Можно улучшить результат выполнения работы, скорректировав восприятие ее содержания исполнителем.

Методы проектирования работы

Основные методы проектирования работы следующие: построение работы, расширение масштаба работы, ротация работы, обогащение работы, модель социотехнической системы. Во всех подходах в той или иной мере присутствуют масштаб, сложность и отношения по работе, которые взаимозависимы. По тому, какой параметр работы преимущественно используется или изменяется, можно выделить три группы подходов.

К первой группе относятся модели построения работы и расширения масштаба работы, прежде всего ориентированные на масштаб работы.

Ко второй -- модели обогащения работы и ротации работы, в которых делается акцент на сложность работы.

К третьей группе относится социотехническая модель, ориентированная на отношения по работе.

Кроме того, при выборе модели проектирования работы учитывают многие внутриорганизационные факторы, в частности: стиль управления, условия работы, применяемые технологии, культуру и структуру организации, систему стимулирования персонала и его квалификацию.

Построение работы. Модель построения работы ориентируется на максимально возможное уменьшение масштаба работы с определением ее элементов исходя из тейлоровской системы изучения движений и времени. Основой проектирования в этом случае являются специализация и эффективность выполнения операций. Определяются следующие элементы работы:

• предполагаемые для выполнения операции;

• используемые методы;

• время и место работы;

• показатели выполнения работы;

• взаимоотношения человека и машины.

Данная модель предполагает высокий уровень специализации, поэтому работники низкой квалификации быстро осваивают конкретную операцию. Это упрощает наем и подготовку персонала, позволяет сэкономить на оплате труда, упрощает измерение результатов работы.

Недостатком такой модели специалисты считают большое количество непривлекательных монотонных работ, способствующих высокой утомляемости работников. Ее главное достоинство -- простота выполняемых операций, предрасположенность к широкому внедрению механизации и автоматизации, вплоть до полного выведения человека из процесса производства.

Расширение масштаба работы. Модель расширения масштаба работы (расширение работы по горизонтали) основывается на добавлении рабочих функций (операций или задач) исполнителю. Это вносит разнообразие в его работу, снижает утомляемость, повышает привлекательность трудового процесса и удовлетворенность им. Работники обучаются новым функциям, приобретают навыки и умения, а также дополнительные возможности самореализации. Но не все так просто, у части исполнителей внедрение этой модели может вызвать сопротивление. Например, те, кто предпочитает простую работу, могут воспринять расширение рабочих функций как ненужное увеличение рутинных задач, посягательство на их свободное время, еще недавно приятно заполнявшееся общением с коллегами. Прежде чем вводить эту модель, руководство должно провести подготовительную работу для предотвращения возможной негативной реакции со стороны подчиненных: организовать повышение квалификации персонала, сбалансировать соотношение «польза -- потери», обеспечить приоритетность производительности исполнителя, а не оборудования.

Ротация работы. Модель ротации работы предполагает перемещение исполнителя с одной работы на другую по горизонтали, что дает ему возможность приобрести дополнительные профессиональные навыки. Смена обязанностей вносит элемент новизны, способствует повышению интереса к работе. В этом смысле ротация работы взаимодействует с расширением масштаба работы.

Если трудовые операции однообразны, ротация работы малоэффективна. Она приносит пользу как метод повышения квалификации при широком разнообразии работ, в том числе для управленческого персонала.

Ротация успешна, при существенном перепроектировании работы в рамках моделей обогащения работы и социотехнической системы, задача которых улучшить качественные параметры работы -- сложности и отношений по работе.

Обогащение работы. Модель обогащения работы (расширения работы по вертикали) предусматривает добавление к выполняемой исполнителем работе новых функций или задач, что повышает его ответственность за планирование, организацию, контроль и оценку собственной работы. Основные параметры данной модели -- сложность и отношения по работе.

Методы, способствующие обогащению работы, специфичны для конкретных видов, тем не менее, рассмотрим некоторые ключевые моменты, способствующие ее реализации.

Установление отношений с потребителем позволяет работнику, находящемуся в прямом контакте с тем, кому предназначена его работа непосредственно решать возникающие проблемы. Обычно исполнитель больше интересуется реакцией своего начальника, чем тех, кому адресованы плоды его труда.

Планирование исполнителем своей работы предполагает, что перед работником могут ставиться цели и задачи, задаваться временные рамки выполнения работы, но в этих пределах он должен иметь возможность самостоятельно устанавливать график и темп выполнения работы.

Роль исполнителя как собственника своей работы. Степень осознания работником, себя в качестве собственника своей работы подсказывает, способен ли он к самоотождествлению с результатами труда и осознанию своего вклада в конечную продукцию организации. Чувство собственности необходимо для самоактуализации исполнителя, усиления его ответственности за конечный результат выполнения работы.

Потребность в получении новых знаний. Изучение нового создает у человека ощущение роста, и эффективно спроектированная работа должна обеспечивать возможность профессионального развития.

Элемент уникальности в работе. Осознание работником специфичности и значимости своей роли определяет его отношение к порученному участку работы и организации в целом. Это очень важный элемент модели обогащения работы.

Получение исполнителем информации о результатах работы. Осведомленность исполнителя о результатах его работы является обязательным фактором модели обогащения работы. Работник должен самостоятельно получать информацию о достигнутом. Прямая коммуникация повышает эффективность обратной связи, делая ее более точной и своевременной, позволяя исполнителю вовремя вносить коррективы в исполнение операций.

Использование модели обогащения работы связано с концентрированием на повышении квалификации, консультированием исполнителей по поводу изменений в методах работы, делегированием прав, предоставлением возможности исполнителям планировать свою работу и самостоятельно оценивать результаты выполнения. Реализация этой модели способствует уменьшению контроля и внешнего администрирования.

Широко известна модель обогащения характеристик работы, разработанная Дж. Хакманом и Г. Олдхмэмом (рис. 3.7).

Модель основывается на теориях мотивации, согласно которым положительные эмоции исполнителя по отношению к работе зависят от скорости обратной связи позволяющей судить о результатах работы, от степени ответственности работника и осознания им значимости порученных обязанностей. Состояние этих факторов предопределяет психологическое состояние исполнителя и создает самовоспроизводящуюся положительную мотивацию к работе, на основе самоформирующегося вознаграждения. При этом потенциал мотивации может возрастать.

На рис. 3.7 выделены пять основных характеристик работы, влияющих на психологическое состояние работника:

• разнообразие знаний и умений -- отражает уровень личной компетентности и способностей исполнителя;

• отождествление работы с конечным результатом -- отражает соотношение работы с совокупным продуктом организации;

• значимость работы -- отражает восприятие работником своего вклада, как внутри так и вне организации, в жизнь других людей;

• автономность работы -- степень свободы и независимости в планировании работы и в выборе средств по ее выполнению;

• обратная связь по результатам работы -- степень информированности исполнителя о результатах его усилий.

Основные характеристики работы

Соответствующее психологическое состояние индивида

Последствия

для индивида и работы

Сильная внутренняя мотивация к работе.

Высокое качество выполнения работы.

Высокая удовлетворенность работой.

Низкий уровень уклонения от работы и отсутствие желания сменить место работы.

Требуемое разнообразие навыков и умений.

Отождествление работы с конечным результатом.

Значимость работы для организации и общества.

Ощущает значимость работы.

Осознает ответственность за последствия своей работы.

Автономность работы.

Знает действительные результаты своей работы.

Обратная связь по результатам работы.