3.3. Общая функция -- планирование

Содержание, процесс и структура функции планирования

Планирование предполагает рассмотрение предыдущего развития, анализ настоящей ситуации и постановку реальных задач на будущее. Планирование -- это выбор целей и составление плана действий по их достижению.

Выделяют стратегическое, тактическое и оперативное планирование. Стратегический уровень планирования обеспечивает достижение стратегических целей, будущую жизнеспособность и эффективность различных направлений деятельности организации. Тактическое планирование ориентировано на реализацию важных этапов достижения стратегических целей. Оперативное планирование направлено на достижение организацией оперативных целей, решение текущих задач, стоящих перед ней. Оно конкретно и детально по содержанию.

Перечисленные виды планирования взаимосвязаны: тактические и оперативные цели организации не могут противоречить стратегическим целям; а оперативные планы должны включать конкретные действия, направленные на достижение стратегических и тактических планов.

Совокупность взаимосвязанных стратегических, тактических и оперативных планов по всем направлениям деятельности и уровням организации образует систему планов. Основой для ее разработки является целевая модель. Метод дерева целей позволяет структурировать главную цель организации на подцели по вертикали (по уровням управления) и горизонтали (по функциональным подразделениям).

Процесс реализации функции планирования осуществляется в следующей последовательности:

• устанавливается система целей и задач организации и ее структурных подразделений;

• определяются необходимые ресурсы и осуществляется их распределение по целям, задачам и подразделениям;

• устанавливаются временные рамки выполнения целей и задач;

• отбираются критерии для контроля и оценки выполнения задач;

• разрабатываются стратегии, программы и планы для достижения целей;

• планы доводятся до исполнителей и лиц, ответственных за их реализацию;

• контролируется и анализируется выполнение планов, оцениваются достигнутые результаты;

• процесс реализации планов регулируется, при необходимости планы уточняются (корректируются).

Функция планирования в организации реализуется посредством разветвленной структуры. Например, в организации ведущую роль может играть специальная служба планирования, но значительная часть работы делегируется структурным подразделениям (маркетинг, производство, финансы, бухгалтерия, снабжение, НИОКР и др.), что требует упорядочения их взаимодействия в процессе планирования.

Глубина планирования

Уровни, детализирующие планирование создают его глубину. Рассмотрим их содержание:

• уровень планирования целей и задач -- определяются цели и задачи каждого уровня;

• уровень ранжированного планирования -- выбираются приоритеты, т.е. наиболее важные цели;

• уровень планирования этапов деятельности -- выделяются отдельные задачи и устанавливается очередность их выполнения;

• уровень планирования средств достижения цели и решения задачи -- определяются ресурсы, необходимые для достижения цели, решения задачи;

• уровень планирования условий -- анализируются проблемы с точки зрения их соответствия предполагаемых к использованию средств поставленным целям и условиям;

• уровень альтернативного планирования -- осуществляется оценка вероятности достижения цели с помощью выбранного средства;

• уровень рационального планирования -- анализируются все первоначально выдвинутые цели, средства их достижения, сложившиеся условия, а также проблемы, которые могут возникнуть в процессе достижения целей, и запасные варианты решений. Оптимальный вариант, обеспечивающий рациональную организацию деятельности, отражается в планах. Отдельные планы объединяются таким образом, чтобы позволить выполнять различные действия в одно и то же время (параллельно);

• уровень сценарного планирования -- оценивается вероятность возникновения проблем, трудностей, неблагоприятных ситуаций, мешающих реализации плана; анализируются возможные причины возникновения трудностей. Догадки анализируются, предположения отделяются от реальных фактов и событий. Определяется, какая дополнительная информация необходима, что требуется уточнить, собрать, изучить. Разрабатываются сценарии действий на возможные неблагоприятные случаи.

Принципы планирования

Любой план должен удовлетворять следующим основным принципам:

• быть экономически обоснованным и рациональным (обеспечивать достижение цели с наименьшими затратами времени, финансов и других ресурсов);

• опираться на реальные возможности того, для кого он предназначен (организации, группы или отдельного лица);

• быть достаточно гибким, чтобы в процессе реализации можно было по мере необходимости вносить в него изменения без ущерба для достижения поставленной цели).

Чтобы реально воздействовать на поведение людей, показатели планов должны быть напряженными, но достижимыми. Реальные показатели мотивируют людей, а нереальные (слишком завышенные или заниженные) расхолаживают, вызывают неприязнь и отрицательно сказываются на результатах работы.

Классификация планов

По длительности планового периода выделяют:

• долгосрочные -- охватывающие плановый период более 3 лет;

• среднесрочные -- охватывающие плановый период от 1 года до 3 лет;

• краткосрочные -- охватывающие плановый период до 1 года.

По содержанию планы подразделяют на следующие группы:

• стратегические -- подчиненные разработке курса развития организации на длительный период времени (более трех лет);

• тактические -- содержащие планы действий и методы направленные на создание предпосылок для реализации стратегии на среднесрочный период времени;

• оперативные -- связанные с повседневным выполнением задач и оптимизацией использования привлекаемых организацией ресурсов (менее одного года).

По уровням организационного планирования различают следующие виды планов:

• организации в целом;

• самостоятельных подразделений организации;

• функциональных подсистем (отделов, цехов, участков и т.п.).

Стратегическое планирование

Управленческий процесс создания и поддержания соответствия между стратегическими целями организации, его потенциальными возможностями и шансами развития с учетом изменяющихся факторов внешней и внутренней среды представляет собой стратегическое планирование. Этот процесс предполагает следующие этапы: планирование стратегии, разработки программ и планов реализации стратегии, контроль над результатами выполнения планов.

Этап планирования стратегии включает:

• формулирование миссии;

• определение стратегического намерения (видения);

• установление целей;

• выбор стратегии.

Этап разработки программ и планов реализации стратегии связан с формированием стратегических планов предприятия и его структурных подразделений.

Этап контроля над результатами выполнения планов предполагает:

• контроль над ходом выполнения планов;

• оценку достигнутых результатов;

• регулирование процесса реализации планов и их корректировку, в случае необходимости.

Разработка стратегических планов начинается с анализа положения дел на рынке: тенденций развития потребительского спроса, основных направлений развития техники и технологии производства, сильных и слабых сторон в деятельности конкурентов и т.п. Затем производится оценка собственных возможностей в той или иной области. Сопоставление положения на рынке и собственных возможностей позволяет выбирать подходящую стратегию развития.

Стратегический план – это документ, содержащий описание мероприятий по реализации стратегии, в том числе прописывающий место и сферу ответственности каждого работника. Этап его конкретной разработки к работе проходит с участием специалистов различных направлений (маркетинг, НИОКР, производство, финансы, кадры и т.п.).

На практике преобладают два подхода к подготовке стратегического плана: а) с учетом перспектив развития ресурсной базы (техники, финансов, кадров и т.д.); б) исходя из целей развития, планируются необходимые ресурсы.

Предсказать будущее абсолютно точно невозможно, поэтому первые варианты стратегических планов имеют большую погрешность и постоянно уточняются. Достоинства стратегии и стратегических планов определяется не столько их изначальной точностью, сколько открытостью для улавливания новой информации, новых возможностей, пересмотра точек зрения и перераспределения ресурсов.

Опережающее развитие технологий и процессы глобализации рынков привели к быстрым изменениям во внешней среде, что обусловило переход от долгосрочного планирования (на десять лет) к среднесрочному стратегическому планированию (от трех до пяти лет). Это позволяет более гибко реагировать на сигналы, поступающие из окружающей среды, динамично переоценивать и уточнять, а при необходимости и изменять ранее разработанные концепции.

Тактическое планирование

Тактическое планирование осуществляется менеджментом среднего уровня управления на среднесрочный период времени согласно промежуточным стратегическим целям. Тактические планы включают планы действий и методы реализации стратегии, необходимые для формирования условий деятельности организации и ее элементов.

Процесс оперативного планирования состоит из трех этапов.

Этап установления целей включает:

• определение тактических целей;

• выбор средств их достижения.

На этапе разработки программ и планов формируются тактические планы предприятия и его структурных подразделений.

Этап контроля над результатами выполнения планов предполагает:

• контроль над ходом выполнения планов;

• оценку достигнутых результатов;

• регулирование процесса реализации планов и их корректировку, в случае необходимости.

Обычно предметом тактического планирования являются показатели, отражающие состояние внутренней среды организации: персонала, мощности, капитала, инвестиций, организационной структуры и культуры.

Оперативное планирование

Группа оперативных планов ориентирована на краткосрочный период времени (до одного года), преследует достижение оперативных целей, решение текущих задач организации и ее структурных подразделений, оптимизацию используемых ресурсов. В оперативном планировании учитываются реальное состояние внешней и внутренней среды организации в планируемом периоде.

В содержании этапов оперативного и стратегического планирования существуют отличия.

Этап установления целей включает:

• определение оперативных целей;

• уточнение средств их достижения.

Этап разработки оперативных планов посвящен формированию оперативных планов предприятия и его структурных подразделений.

Этап контроля и оценки предполагает:

• контроль над ходом выполнения планов;

• оценку достигнутых результатов;

• регулирование процесса реализации планов и их корректировку, в случае необходимости.

Координирующей основой оперативного планирования является годовой план -- это оперативный документ, отражающий ключевые направления деятельности предприятия и планируемый по ним объем работ. Так примерную структуру годового плана составляют следующие статьи:

• производство и реализация продукции;

• техническое и организационное развитие;

• повышение эффективности производства;

• нормирование работ и материалов;

• капитальные вложения и капитальное строительство;

• материально-техническое обеспечение;

• персонал и оплата;

• себестоимость, прибыль и рентабельность;

• системы материального стимулирования;

• финансовый план;

• социальное развитие;

• охрана природы и рациональное использование природных ресурсов.

На основе годового плана предприятия формируются его квартальные и месячные планы, а также планы структурных подразделений.

Оперативное планирование работы структурных подразделений (конкретных действий на конкретный период времени с детализацией содержания) осуществляет менеджмент нижнего уровня управления. В планах содержится разработка рычагов и инструментов воздействия на производственный процесс и другие сферы деятельности предприятия, обеспечивающих достижение производственных и социальных целей и решение задач предприятия.

Например, в производственном отделении разрабатываются план реализации (план продаж), план производства, план капитальных вложений, план материально-технического обеспечения производства, план научных исследований и разработок, финансовый план и др. Месячные планы производства детализируются в виде производственных заданий цехам и участкам на декаду, неделю, сутки, смену. Подразделения главного конструктора формируют планы-графики выполнения работ по разработкам. Служба главного технолога -- аналогичные планы разработки технологических процессов, изготовления и восстановления оснастки. Служба материально-технического снабжения составляет квартальные, месячные и сменно-суточные планы обеспечения материалами и комплектующими. Службы главного энергетика и главного механика -- квартальные, месячные и декадные планы планово-предупредительного ремонта оборудования и т.п. Все планы структурных подразделений согласуются друг с другом и с годовым планом по срокам реализации и ресурсам.