3.2. Управление по целям

Организации изначально создаются в определенных целях. Управление по целям (в английской аббревиатуре МВО) связано с постоянным функционированием системы разработки конкретных целей для каждого элемента управляющей системы.

Цели являются исходной точкой планирования, лежат в основе построения организационных отношений, на них базируются система мотивирования, а также процесс контроля и оценки результатов труда отдельных работников, подразделений и организации в целом. Цели способствуют концентрации внимания на наиболее важных задачах, при этом обычно рассматриваются две их составляющие: миссия и цели.

Формулирование миссии

Формирование целей организации начинается с определения ее миссии, которая выражает философию и смысл существования организации. Миссию рассматривают как очень важное заявление руководства, отражающее общественно значимые намерения организации и дающее представление о ее сфере деятельности, ключевых целях и принципах работы.

Организация существует не сама по себе, а осуществляет свою деятельность в обществе и в той или иной мере в интересах общества или его части. Если результаты деятельности организации не будут совпадать с общественными интересами, организация долго не просуществует. В этом заключается объективная необходимость понимания миссии ее руководством.

Основными группами людей, чьи интересы оказывают влияние на деятельность организации и учитываются при определении ее предназначения, являются субъекты влияния: общество в целом; покупатели продукта организации; деловые партнеры организации; местное сообщество; собственники и сотрудники организации. Центральные положения миссии, обосновывающей необходимость существования организации, должны соответствовать концепции общественного развития и учитывать интересы субъектов влияния.

Точно сформулированная миссия объясняет, чем является организация и какой она стремится быть, в чем ее отличие от других подобных субъектов. В ней должны быть отражены: целевые ориентиры организации; сфера деятельности организации; философия организации; возможности и способы осуществления деятельности организации. Кроме того, важным моментом является отражение в ее содержании имиджа, организации. Многие специалисты по менеджменту и руководители крупных компаний считают, что главное -- идентифицировать себя не по производимому продукту или услуге, а по ключевому назначению: кто мы и чем мы отличаемся от других.

Примеры формулирования миссии:

Консалтинговая фирма: «Наша цель – решение ваших проблем посредством повышения эффективности управления, экономического анализа, бухгалтерского учета, квалификации вашего персонала».

Банк: «Активное содействие развитию предпринимательства путем предоставления широкого спектра банковских услуг и высокого качества обслуживания клиентов».

Организация по разработке оборудования и технологий: «Развитие научно-технического потенциала клиентов путем поддержания высокого качества разработок, обеспечивающих высокую производительность труда, культуру производства и сохранение окружающей среды».

Фирма по оформлению офисов: «Решение проблем клиентов путем создания комфортных условий на рабочих местах».

Позитивное влияние миссии на деятельность организации выражается в следующем:

• субъекты внешней среды получают общее представление об организации, ее устремлениях, философии, средствах используемых ею в своей деятельности, -- т.е ее имидже;

• внутри организации формируется корпоративный дух, сотрудники яснее осознают общую цель и предназначение организации, свою идентификацию с ней, усваивают философию организации, что способствует созданию хорошего микроклимата;

• возникает предрасположенность для установления целей организации.

Если миссия вызывает интерес и доверие у других организаций, поставщиков, потребителей, простых людей и мотивирует их поступки по отношению к данной организации, это помогает добиваться успеха. Следовательно, миссия должна быть понятной, а для сотрудников -- жизненно важной и мобилизовывать их совместные действия по достижению поставленных целей.

Основные требования к миссии:

• миссия формулируется вне временных рамок, она свободна от конкретных указаний о том, что, как и в какие сроки следует делать;

• миссия не должна зависеть от текущего состояния организации, форм и методов ее работы, она устремлена в будущее, там сконцентрированы главные ценности, на которые будут направлены все усилия организации;

• в миссии не принято указывать в качестве цели получение прибыли, несмотря на то, что прибыльная работа является важнейшим фактором жизнедеятельности любой коммерческой организации;

• миссия формулируется высшим руководством, которое несет полную ответственность за ее воплощение в жизнь путем постановки и реализации целей и задач организации;

• между миссией организации и более общей системой, частью которой организация является, не должно быть противоречий.

Миссия бессрочна, она задает основное направление движения организации и является фундаментом для постановки ее целей.

Установление целей

Цели -- это конкретное состояние отдельных характеристик организации, к обретению которых она стремится.

Содержание целей. Общие цели представляют собой конкретизацию видения организации ее миссии в форме, доступной для управления процессами их реализации.

Видение – это представление организации такой, какой мы хотим видеть ее в будущем.

Для большей определенности видения целесообразно использовать следующие вопросы: в чем состоит наша деятельность (бизнес) сейчас и какой она будет в будущем; кто является потребителем нашей продукции (товаров, работ, услуг) и на какую группу потребителей организация будет ориентироваться в будущем; какими способами мы собираемся увеличить ценность нашей продукции для потребителей?

Цели каждой организации устанавливаются в зависимости от специфики отрасли, особенностей состояния среды, характера и содержания собственной миссии. У разных субъектов они отличаются по набору и величине параметров организации. Тем не менее, выделяют четыре основные области, применительно к которым все организации устанавливают цели:

• доходы организации;

• работа с клиентами;

• потребности и благосостояние сотрудников;

• социальная ответственность.

Организация -- сложная многоцелевая система, поэтому для упрощения управления процессами реализации ее целей, устанавливаются подцели, в частности, по следующим направлениям:

• прибыльность;

• положение на рынке;

• производительность;

• финансовые ресурсы;

• производственные мощности;

• разработка и производство продукта, обновление технологии;

• изменения в управлении;

• человеческие ресурсы;

• работа с покупателями;

• оказание помощи обществу.

По этим направлениям (подцелям) устанавливаются критерии (показатели), позволяющие оценить их достижение.

На практике цели считают краткосрочными, если они достигаются в течение одного года, а если требуется более трех лет -- долгосрочными. При необходимости между долго- и краткосрочными целями могут устанавливаться промежуточные среднесрочные цели. Такое разделение имеет принципиальное значение, поскольку различия в сроках отражается на их содержании. Для краткосрочных целей характерна большая конкретизация и детализация вопросов (кто, что и когда должен выполнять), они подчинены долгосрочным целям и представляют собой задачи, которые должны решать конкретные исполнители в своей повседневной работе (в пределах года, полугодия, месяца, дня).

В любой крупной организации, имеющей несколько структурных подразделений и уровней управления, складывается иерархия целей, представляющая собой декомпозицию целей более высокого уровня в цели более низкого уровня, поскольку первые всегда имеют более широкое содержание, а вторые являются средствами их достижения.

Для отражения иерархии целей применяется метод «дерева целей» (рис. 3.2). Количество уровней зависит от масштабов и сложности поставленных целей, структуры организации, иерархии ее менеджмента.

При формировании дерева целей действуют следующие правила:

• главная цель должна содержать описание конечного результата;

• реализация подцелей каждого нижестоящего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели соответствующего вышестоящего уровня;

• при формулировании целей разных уровней следует описывать желаемые результаты, а не способы их достижения;

• подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга и не выводимы друг из друга;

• фундамент дерева целей должны составлять задачи, представляющие собой формулировку работ, которые могут быть выполнены определенными способами и в заранее установленные сроки.

Важным моментом является моделирование не только уровней, но и их динамики (сроков исполнения), особенно при разработке стратегических планов организации. Если иерархия целей построена правильно, то каждое подразделение вносит необходимый вклад достижение целей организации в целом.

ГЛАВНАЯ ЦЕЛЬ

1-ой уровень Ключевые цели функциональных подсистем

Маркетинг

Производство

Персонал

Исследования и разработки

2-ий уровень Ключевые цели функциональных подсистем

Производство 1

Производство 2

3-ий уровень Ключевые цели функциональных подсистем

Подразделения

Подразделения

1.1

1.2

1.3

2.2

2.1

Рис. 3.2. Пример дерева целей

Согласно основным требованиям к содержанию целей, они должны быть:

• достижимы;

• измеримы, т.е. предоставлять возможность объективным способом оценить их достижение;

• совместимы, т.е. стратегические цели должны согласоваться с миссией, все цели и подцели -- между собой, иметь реальные сроки и ресурсы, необходимые для их достижения;

• конкретны по содержанию, т.е. задавать однозначную направленность деятельности, иметь четкие временные рамки и адресность (кто, когда, где их осуществляет);

• приемлемы для основных субъектов влияния;

• гибкими, т.е. поддаваться корректировке в соответствии с изменениями в окружении организации.

Процесс установления целей. Решающую роль в определении целей играет высшее руководство организации. В случае полной централизации именно оно устанавливает цели. Преимуществом данного подхода является подчиненность всех целей и подцелей единой ориентации. Однако в этом случае на нижних уровнях организации может возникать неприятие целей и сопротивление их реализации. При децентрализации, к процессу привлекаются и более низкие уровни организации. В рамках этого подхода могут использоваться две схемы: а) процесс идет сверху вниз, т.е. каждый из нижестоящих уровней определяет свои цели, ориентируясь на уже установленные для более высокого уровня; б) процесс осуществляется снизу вверх, нижестоящие звенья выбирают цели, которые служат основой для установления целей последующего, более высокого уровня.

Процесс установления целей в организации включает четыре этапа:

• выявление и анализ тенденций, которые наблюдаются в окружении;

• установление целей для организации в целом (главной цели);

• построение иерархии целей;

• установление индивидуальных целей.

На первом этапе, изучается сложившееся и прогнозируемое состояние среды, что позволяет руководству формулировать цели с учетом возможных ситуационных изменений, т.е. обеспечить их гибкость.

На втором этапе определяется, какие из характеристик организации следует взять за основу. Выбираются показатели оценки величины целей и система критериев, для их установления. Последние обычно вытекают из миссии организации и результатов анализа среды. Учитывается насколько достижение цели на предыдущем этапе, способствовало выполнению миссии организации. Решение о выборе цели всегда зависит от имеющихся ресурсов.

На третьем этапе осуществляется построение иерархии целей организации, с таким расчетом, чтобы достижение целей отдельными подразделениями обеспечивало достижение целей более высокого уровня и, конечно главных целей организации. Иерархия строится как по долгосрочным, так и по краткосрочным целям.

На четвертом этапе иерархия целей доводится до каждого уровня организации и каждого работника. Все сотрудники должны быть включены через свои персональные цели в процесс совместного достижения конечных целей. важно чтобы работники имели представление не только о том, что каждый из них должен достичь, но и как результаты их труда повлияют на конечные результаты организации, а также как и в какой мере их труд будет способствовать достижению главной цели.

Условием реализации установленных целей, является обязательность их исполнения для организации, всех подразделений и сотрудников.

Нельзя забывать о необходимости уточнять цели относительно изменений среды. Специалисты в области управления придерживаются мнения, что при любом подходе невозможно абсолютно точно предугадать будущее и рассчитать движущие силы, а следовательно, точно определить стратегические цели организации. Поэтому на практике, принято, поставив долгосрочные цели, на этой основе определить краткосрочные, чтобы по их достижении, вырабатывать новые или уточнять прежние долгосрочные цели, а затем ставить новые краткосрочные цели. Этот процесс осуществляется постоянно, но в организации обязательно присутствует долгосрочная целевая ориентация.