1.9. Система управления организации

Система управления организации характеризуется состоянием ее подсистем.

Подсистемы системы управления. Можно выделить три основные подсистемы управления: структурно-функциональную, информационно-поведенческую и саморазвития.

Структурно-функциональная подсистема -- это совокупность управленческих органов, подразделений и исполнителей, выполняющих закрепленные за ними функции и решающих поставленные перед ними задачи по управлению, а также совокупность методов, с помощью которых осуществляется управленческое воздействие. Работа данной подсистемы достаточно полно отражена в общей теории функций управления, кадров управления, организационных структур управления, технологий и методов управления.

Информационно-поведенческая подсистема складывается из следующих основных блоков: управленческая идеология и ценностные ориентации системы управления; интересы и поведенческие нормы участников процесса управленческой деятельности; информация и информационное обеспечение коммуникаций в системе управления. Выделяют четыре типа состояния информационно-поведенческих подсистем.

I тип характеризуется наличием формальной организации деятельности и отношений в системе управления. Сотрудники подчиняются распоряжениям, отношение к работе безразличное и безынициативное. Уровень информированности невысок, доступность информации низкая.

II тип отличают неуравновешенность в отношениях и предрасположенность к конфликтным ситуациям. И хотя о безразличии, здесь речь не идет, но и об организационной заинтересованности в повышении качества работы всего коллектива говорить рано. Официальная система информирования работает плохо, уровень доступности информации низкий. Широко практикуется неформальный сбор и распространение информации.

III тип отмечен заинтересованностью в конечных результатах функционирования системы управления, стремлении к совершенствованию внутренних отношений, развитию всех членов организации, повышению уровня совместной трудовой деятельности. Осознанно практикуется широкое информирование членов организации, создается атмосфера гласности и периодически проводятся открытые обсуждения.

IV тип органично сочетает личные интересы сотрудников с их и стремлением к получению высоких достижений организацией в целом. Преобладают ориентация на конечные результаты, самоорганизация и самонастраиваемость. Информация и информированность являются органичными составляющими функционирования системы управления. Хранение, получение, обработка и передача информации осуществляются с применением высокопроизводительных технических средств.

В связи с увеличивающимся распространением информации, синергетическим эффектом, получаемым от совместных действий, роль информационно-поведенческой подсистемы резко возросла.

Подсистема саморазвития возникла в связи с потребностью системы управления в самосовершенствовании, повышение ее гибкости и адаптивности к изменениям, ориентации на новшевства, поиск и разработку прогрессивных идей, и ускоренное внедрение их в практику управления. Подсистема саморазвития генерирует эти качества, осуществляя следующие действия:

• разработку, введение в систему управления и поддержание стимуляторов, побуждающих ее к самосовершенствованию;

• постоянный анализ имеющихся и потенциальных возможностей системы управления, динамики стоящих перед ней задач и изменений окружающей среды;

• выявление тенденций развития систем управления в мировой практике менеджмента и используемых форм и методов обновления системы управления.

Функциональные возможности подсистемы саморазвития системы управления в значительной мере предопределяются уровнем развития информационно-поведенческой подсистемы.

Важнейшим моментом в процессе саморазвития управления является совершенствование качеств персонала, включающее: освоение им современных средств обработки и передачи информации, развитие коммуникаций, улучшение деловых и коммуникативных способностей, развитие позитивного отношения к работе и трудовых навыков, повышение профессиональной квалификации, расширение производственного кругозора, овладение смежными профессиями, увеличение перечня порученных задач и ответственности за из решение, должностное продвижение.

Целенаправленная оптимизация подсистемы саморазвития позволяет добиться качественно нового состояния -- самоадаптации системы управления к изменяющимся условиям.

Развитие системы управления организации. Частью общего процесса развития общества и самой организации, т.е. объективно обусловленным процессом является развитие системы управления Он осуществляется посредством сознательных и целенаправленных преобразований.

Следует различать понятия «развитие управления» и «совершенствование управления».

Развитие управления -- это процесс перехода системы управления из одного качественного состояния в другое, благодаря чему происходят качественные преобразования в целом либо появляются качественно новые элементы, свойства или характеристики управления, влияющие на построение функционирования его системы. В ходе этого процесса настоящее состояние сравнивается с предшествующим.

Совершенствование управления -- это улучшение характеристик управления по определенному критерию. В рамках этого процесса состояние какого-либо параметра управления оценивается в сопоставлении с лучшими аналогичными показателями. Таки образом, развитие управления -- это более фундаментальное явление, чем совершенствование управления.

Основой развития является система из трех общих принципов [12, с. 40]:

1) реальная необходимость развития управления и его и направленность предопределяются появлением перед организацией новых задач и их содержанием;

2) ограничительным фактором любого преобразования управления являются кадры: преобразование будет реализовано лишь в той мере, в какой оно соответствует возможностям, знаниям, интересам, желаниям и потребностям людей, работающих в организации;

3) независимо от конкретных причин, требующих развития управления, его преобразование должно в первую очередь затрагивать исходные начала организации, задающие основу построения управления. Перестройка отдельных элементов, связей и подсистем системы управления предполагает приведение системы управления в соответствие с новыми задачами и возможностями.

Процесс развития управления осуществляется в определенной последовательности.

I этап: возникновение новых задач, которые призвано решать управление.

II этап: выработка в системе управления реакций на новые задачи.

III этап: перестройка основополагающих начал, на которых строится система управления.

IV этап: перестройка структурных элементов системы управления.

V этап: закрепление новых качеств и свойств системы управлении.

Развитие системы управления -- это не разовые преобразования, а непрекращающийся во времени процесс, который требует постоянного соотнесения действий по оптимизации управления со стоящими перед ним задачами, а также с возможностями, которыми располагает организация и ее действующая система управления.

Выводы

Организация -- это сознательное объединение людей, преследующих достижение определенных общих целей. Формальные организации имеют четко определенные цели, структуру, систему ролей, которые остаются и при смене персонала. Неформальные организации возникают спонтанно, не имеют четких целей, правил и процедур, в них с уходом человека исчезает и его роль.

Организация представляет собой сложную систему, элементы которой взаимосвязаны. Основные составляющие любой организации: люди, входящие в организацию; задачи, для решения которых данная организация существует; управление. Любая организация тесно связана с внешней средой, из которой она получает ресурсы, чтобы преобразовать их в продукт, и передать его во внешнюю среду.

Менеджмент -- неотъемлемая составляющая организации, обеспечивающая ее функционирование. Он формирует, мобилизует и приводит в действие потенциал организации для достижения ее целей и решения стоящих перед ней задач.

Для осуществления управления необходимы отношения управления, обусловленные наличием у субъекта управления необходимости и возможности вырабатывать и отдавать управленческие команды, а у объекта управления – готовности эти команды выполнять.

В процессе управления могут использоваться организационно-распорядительные (административные), экономические и социально-психологические методы управления.

Менеджмент формирует внутреннюю среду организации и управляет протекающими в ней функциональными процессами, формирует организационную структуру и культуру, регулирует внутриорганизационные процессы, определяет используемые технологии, руководит персоналом и производством, управляет маркетингом и финансами организации на основе учета и анализа.

Внешняя среда организации представляет собой совокупность переменных, которые находятся за границами организации и не составляют сферу непосредственного воздействия со стороны ее менеджмента. Управление процессом взаимодействия организации с внешней средой направлено на поддержание необходимых отношений с внешним окружением, оказывающим на нее косвенное воздействие и непосредственным деловым окружением, прямо воздействующим на организацию.

Достижение сочетания интересов сотрудников и организации является основой эффективности ее деятельности. В любой организации человек выполняет определенную роль, работает в окружении коллег, является членом формальных и неформальных групп, оказывающих на него большое влияние. Совокупность этих факторов помогает раскрываться потенциалу работника либо подавляет его способности. Важным моментом в процессе установления нормального взаимодействия человека и организации играет формирование его расположения к людям, отдельным процессам, окружающей среде, своей работе и организации в целом.

Ключевой фигурой в процессе управления организацией является менеджер -- профессиональный управляющий, который обеспечивает достижение целей организации с использованием труда подчиненных ему сотрудников. Ключевые роли менеджеров следующие: принятие решений; сбор и распространение информации, необходимой для обеспечения организационного взаимодействия как внутри, так и вне организации; руководство -- формирование отношений внутри и вне организации, мотивация и координирование усилий людей, представление организации в ее окружении. Менеджер должен быть профессионально подготовленным управляющим.

Каждая организация является сложной технико-экономической и социальной системой. Организационная система и управление ею характеризуются характеру взаимодействия: а) с внешней средой (механистический или органический подход), б) подразделений внутри организации (типу организационной структуры), в) организации с персоналом (индивидуальный или корпоративный характер взаимодействия).

Систему управления можно представить как совокупность нескольких подсистем. Структурно-функциональная подсистема является основой организации и системы управления. Информационно-поведенческая подсистема отражает управленческую идеологию и систему ценностей, принятых в организации, а также информационное обеспечение системы управления. Подсистема саморазвития обеспечивает оптимизацию системы управления, осуществляет разработку, введение и постоянное поддержание стимуляторов, побуждающих систему управления к самосовершенствованию. Управление -- развивающаяся система. Развитие системы управления требует постоянного соотнесения действий по преобразованию управления с задачами, стоящими перед управлением, а также возможностями организации и ее действующей системы управления.