3.Справочники

3.1.Виды справочников. Общие приемы работы со справочниками

Все объекты бухгалтерского учета и их свойства описываются в справочниках. Справочники в программе бывают двух видов: иерархические (см. рис. 3.1) и простые (см. рис. 3.2). Иерархические справочники позволяют разбивать элементы на группы и подгруппы, а простые — нет. Все справочники объектов учета и аналитические справочники имеют иерархическую структуру. Связано это с тем, что с помощью этих справочников в программе организован аналитический учет, а по каждой группе можно получить дополнительную аналитику.

Рисунок 3.1 - Пример иерархического справочника

Рисунок 3.2 - Пример простого справочника

Как видно из примера иерархического справочника «Контрагенты», показанного на рис. 3.1, он состоит из двух частей: схемы справочника слева и содержимого группы справа. При открытии справочника схема свернута в название справочника со значком «+» слева. Чтобы развернуть схему, необходимо щелкнуть мышью на значке «+». Наличие значка «+» возле значка папки означает, что в группе есть подгруппы и т. д. Открыть папку (группу) можно двумя способами:

• одинарным щелчком мыши на значке папки в левой части справочника;

• двойным щелчком мыши на значке папки в правой части справочника.

Значок означает простой элемент справочника, т. е. сам объект учета.

Пользователь может задавать различные действия в справочнике, используя:

• меню «Действия»;

• панель инструментов;

• контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопкой мыши на строке справочника.

Результат действия при выборе из контекстного меню может зависеть от выбранной строки; комбинации клавиш, эквивалентные действиям.

В меню «Действия» (см. рис. 3.3) все пункты сопровождаются изображением действия на панели инструментов (см. рис. 3.4.) и соответствующей комбинацией клавиш. Начинающие не помнят назначения кнопок на панели инструментов и, как правило, пользуются меню «Действия». С опытом приходит и знание кнопок на панели инструментов. Продвинутые пользователи пользуются комбинацией клавиш.

Для задания какого-либо действия необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши на соответствующем значке.

Рисунок 3.3 – Меню «Действия»

Рисунок 3.4 – Панель инструментов справочника

3.2. Редактирование справочника

3.2.1. Перенос элемента или группы в группу

Часто пользователь забывает открыть группу, в которую нужно добавить новый элемент, и элемент попадает в справочник без группировки. Бывает, у элемента меняется группа в процессе работы или просто обычная невнимательность пользователя приводит к тому, что элемент находится не в той группе. Элемент можно перенести следующей последовательностью действий:

1. В таблице выбрать элемент или группу, которую требуется перенести.

2. Захватив нужный элемент или группу при нажатой левой кнопки мыши перенести нужный элемент или группу в требуемое место.

3.2.2. Добавление элемента

Для ввода нового элемента в справочник необходимо вначале открыть группу, в которую будет добавлен элемент. В зависимости от навыков, вкуса и привычки пользователь задает добавление одним из следующих способов:

• в меню «Действия» выбрать пункт «Добавить»;

• нажатием правой клавиши мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Добавить»;

• нажать кнопку «Добавить» на панели кнопок;

• нажать клавишу <Ins>.

При заполнении параметров нового объекта после ввода нажимайте клавишу <Enter>.