• Контрагенти туристичної фірми

• Договір про співпрацю

• Переговори

• Партнери

• Постачальники послуг

Контрольні питання:

1. Підготовка до проведення переговорів

2. Обговорюванні питання під час підписання договору

3. процедура укладання договору

Література

Нормативні документи: 1, 7, 13, 14.

Основна: 19,20, 21, 22.

Додаткова: 23, 28, 29, 30, 31.

Інтернет джерела: 33, 34, 40.

Тема 28. Зміст типового партнерського договору

План

1. Структура договору туристичної фірми з партнером

2. Порядок фінансових розрахунків туристичного підприємства згідно договірних відносин

Структура договору туристичної фірми з партнером

Будь-який договір є юридичним фактом і документом, тому завжди спричиняє за собою правові наслідки. Отже, важливо так підготуватися до укладання договору, щоб врахувати всі можливі варіанти взаємовідносин, а також форс-мажорні обставини, умови матеріальної чи фінансової відповідальності, терміни дії і можливості передчасного анулювання або пролонгації (продовження) договору. Все це повинно бути зафіксоване у вигляді письмового документа (договору, контракту), завіреного підписами керівників та печатками фірм. Договори із іноземними партнерами та додатки до них укладені іноземною мовою, повинні бути перекладені на українську мову. При реалізації туру туроператором через турагента потрібно укласти відповідну угоду у письмовій формі. Відповідно до укладеної угоди туроператор розробляє програми та калькуляції на кожний тур, які додаються до угоди. При реалізації послуг з розміщення на території України, суб'єкти туристичної діяльності укладають договори із суб’єктами колективних засобів розміщення.

Кожний договір повинний містити такі істотні умови, до яких відносяться:

• назва, номер договору, дата та місце його укладення;

• повне найменування партнерів;

• юридичні адреси та реквізити партнерів;

• предмет договору;

• ціна договору (загальна сума, на яку укладений договір);

• термін дії договору;

• права й обов'язки сторін;

• права й обов'язки сторін при настанні форс-мажорних обставин (форс-мажорні обставини приймаються до уваги тільки в тому випадку, якщо є їхнє документальне підтвердження з боку державних органів);

• умови бронювання / ануляції послуги;

• умови і валюта платежу;

• порядок підтвердження факту надання послуг;

• порядок повернення невикористаних коштів у випадку здійснення передоплати;

• умови розірвання договору та штрафні санкції;

• особливі умови (наприклад, може зазначатися, що при укладанні договору між фірмами різних держав нерозв'язані суперечки між сторонами передаються у міжнародний арбітражний суд третьої держави (часто зазначається якої держави)).

Договори із вітчизняними та закордонними туристичними фірмами складаються і підписуються у двох примірниках. Кожна сторінка договору підписується обома сторонами. Печатки сторін ставляться на останній сторінці договору; при наявності додатків до договору - також і на останній сторінці додатків. Договір піди обов'язковій реєстрації у фірмі.

Якщо договір підписується із закордонним партнером, кожний із примірників складається українською мовою і на мові іноземного партнера, або (якщо мова партнера малопоширена) будь-якій іншій мові за погодженням сторін (наприклад, англійській). При оформленні договору на двох мовах текст договору та його переклад часто розміщають на одній сторінці двома стовпчиками. При оформленні договору українською мовою необхідно одержати від зарубіжного партнера підтвердження володіння українською мовою; у тексті договору необхідна наявність такої фрази: "українською мовою володію, перекладу не потребую". У договорі необхідно визначити також мову листування і судочинства, щоб уникнути двоякого тлумачення.

Договір може мати додатки. У додатках до договору можуть наводитися такі дані, які незручно представляти у самому договорі або конкретизуються окремі позиції самого договору. Для прикладу це можуть бути ціни на туристичні послуги за сезонами, кількість і тип заброньованих номерів, графік заїздів туристичних груп тощо, у додатку до договору також фіксуються будь-які зміни в договорі.

Порядок фінансових розрахунків туристичного підприємства згідно договірних відносин

Умови оплати і порядок фінансових розрахунків туристичної фірми із партнером відбиваються в договорі. Як правило, розрахунки з партнером проводяться в такий спосіб:

1. Партнер виставляє рахунок на замовлені фірмою послуги до від'їзду клієнтів.

2. Менеджер, разом із фінансово-економічним відділом фірми, звіряє рахунок із цінами партнера, відповідно до додатку до договору. Рекомендується робити звіряння регулярно (щотижня або щомісяця, а також після повернення кожної групи).

3. Остаточне звіряння взаємних платежів із закордонним партнером проводяться по закінченні сезону / року. Воно повинне бути оформлене документально (актом). Акт є важливим фінансовим документом, тому кожна зі сторін повинна мати його оригінал, підписаний і завірений печатками обох сторін. У акті обов'язкова наявність таких фраз: "Взаєморозрахунки зроблені станом на… " (вказується конкретна дата). "Сторони фінансових претензії один до одного не мають".

4. У випадку, якщо партнер не здійснив частину замовлених фірмою послуг, він зобов'язаний письмово підтвердити цей факт. Розрахунок із партнером проводиться за фактом наданих послуг відповідно до нового рахунку, якщо такі умови передбачені в договорі.

5. Претензії клієнта на адресу фірми розглядаються адміністрацією фірми. Якщо однією з умов договору з партнером є консолідована відповідальність, при наявності провини партнера, він повинний підтвердити цей факт у письмовому вигляді. У цьому випадку партнеру подається позов від фірми і при взаєморозрахунках із нього стягується частина суми, зазначена у позові.

6. У випадку, якщо партнер включає в рахунок послуги не замовлені фірмою, але надані клієнту, фірма висилає партнеру повідомлення про відмову від оплати цих послуг.

7. У випадку виникнення спірних ситуацій менеджер та фінансово-економічний відділ фірми ведуть ділове спілкування з партнером з метою врегулювання цих ситуацій.

Під час проведення переговорів відбувається візуальне ділове спілкування партнерів. Для невізуального спілкування у сучасниму туристичному бізнесі використовуються засоби ділового листування. Листи написані на паперових носіях і переслані по пошті чи через кур'єра мають ряд переваг, зокрема у плані дешевизни та об'ємності, натомість програють у швидкості доставки. Листи бувають різних видів: супровідний лист, лист-замовлення, лист-відповідь, лист-вибачення тощо.

При спілкуванні з партнером рекомендується використовувати факсимільний і електронний зв'язок, які є економічно вигідними і дозволяють документально фіксувати всі зміни в ході переговорів із партнером. Я

Факсимільне повідомлення може служити як засобом для службового листування, так і документальним підтвердженням взаємовідносин сторін.

Факсимільне повідомлення, відповідно до законодавства багатьох країн світу та вітчизняного законодавства, є документом. У цьому випадку воно повинно оформлятися на фірмовому бланку (як правило, цей бланк містить логотип, назву фірми, адресу, телефони, факс, банківські реквізити і мати підпис керівника або співробітника фірми (за дорученням керівника).

У обов'язковому порядку оформляються, як документи, повідомлення, що містять таку інформацію: запити на бронювання / підтвердження броні; графіки бронювання; дані туристів із метою одержання запрошення для консульства, попередні й остаточні списки туристів на проживання.

Оформляються, як документи, з обов'язковою наявністю печатки організації: договори з партнерами, додатки до договорів, акти виконаних робіт, гарантійні листи, а також будь-які зміни в перарахованих вище позиціях.

Факсимільне повідомлення повинно містити такі реквізити:

• реєстраційний номер;

• дату відправлення повідомлення;

• кількість (номерація) сторінок у повідомленні;

• назву фірми-відправника із зазначенням посади і прізвища, і по-батькові виконавця, що відправляє повідомлення;

• номер факсу фірми-відправника;

• назву фірми-адресата; номер факсу фірми-адресата; ПІБ співробітника фірми, якому адресоване повідомлення;

• форми ввічливості (вітання, заключна фраза);

• текст повідомлення;

• підпис і назва посади виконавця.

Електронна пошта, як правило, використовується для обміну рекламними пропозиціями, інформацією великого обсягу, а також для листування, яке немає необхідності фіксуватися документально.

Однією з основних видаткових статей бюджету фірми є телефонні переговори, особливо закордонні. Тому час переговорів повинен регламентуватися фінансово-економічним відділом і керівником фірми.

Співробітник зобов'язаний заздалегідь підготуватися до телефонних переговорів із партнером, щоб у їхньому процесі чітко формулювати питання і за мінімальний термін встигнути одержати необхідну інформацію.

Телефонні переговори рекомендується проводити в таких випадках:

• при плануванні відрядження співробітника - для зустрічі з партнером;

• при необхідності одержати термінову відповідь від закордонного партнера за запитом клієнта (по телефоні коротко викладається запит; докладна інформація із запиту відправляти факсимільному повідомленні відразу після розмови; через деякий час співробітник знову зв'язується по телефоні з партнером з метою одержати відповідь на запит, що дублюється повідомленням по факсі);

• при неординарних ситуаціях (конфліктні ситуації, форс- мажорні обставини) та ін.

Ключові слова та поняття теми: