2. Формализация поведения

Формализация поведения представляет собой стандартизацию процесса труда с помощью набора операционных и должностных инструкций, правил, установлений и т. п.

Часто данный параметр отобра­жает способ, посредством которого организация пытает­ся ограничить свободу действий своих членов, особенно в плане стандартизации их труда. Поведение может быть формализовано тремя основными способами.

• По должности, когда специфицируется (подробно описывается) непосредственно процесс труда (как в должностных инструкциях).

• По рабочему потоку, когда специфицируется содер­жание труда (как, например, в заказе на печатные работы).

• По правилам, когда разрабатываются общие специ­фикации, например, разнообразные, регламентиру­ющие все от формы одежды до использования блан­ков, директивы (в так называемых руководствах по поведению).

Независимо от способа формализации — по должно­сти, по рабочему потоку или по правилам — каждый из них регулирует поведение работника.

Организации стремятся к формализации поведения со­трудников с тем, чтобы снизить его вариативность, а в конечном счете — чтобы прогнозировать его и управлять им. Единственная основная причина формализации — не­обходимость координации действий.

3. Обучение и индоктринация

Обучение (специальная подготовка) — это про­цесс научения относящимся к работе знаниям и навыкам, а индоктринация (воспитание) — процесс овладения орга­низационными нормами.

Этот аспект дизайна должностных позиций специфици­рует требования, предъявляемые к кандидатам на ту или иную должность. В частности, организации определяют, ка­кими знаниями и навыками должны обладать их сотрудни­ки и каких норм они должны придерживаться. Для провер­ки соответствия кандидатов требованиям, предъявляемым на определенных должностных позициях, устанавливают­ся специальные процедуры найма и отбора кадров. Некото­рые организации разрабатывают собственные программы развития у сотрудников необходимых качеств. В любом случае преследуется одна цель: обеспечение гарантий того, что занявший некую должностную позицию работник бу­дет демонстрировать надлежащее поведение. Кроме того, позже организация может укрепить эту линию поведения с помощью различных кадровых методик — ротации сотруд­ников на должностных позициях, привлечения их к учас­тию в конференциях, программах организационного разви­тия и т. д.

Индоктринация представляет собой программы или методы стандартизации норм деятельности членов организации, с тем чтобы последние удовлетворяли определенным идеологическим потребностям, а значит, менеджмент мог бы полагаться на них при принятии решений и осуществлении действий.

4. Группирование организационных единиц

Группировка организационных единиц предполагает выбор основания для создания структурных единиц начального и последующих уровней (наиболее типичные случаи приведены на организационной диаграмме). Группировка способствует координации, так как обеспечивает контроль над деятельностью сотрудников, выполняющих различные задания, распределение между ними ресурсов, определяет единые способы представления результатов, а также использует их близость для взаимной подгонки.

Груп­пирование несет с собой минимум четыре основных эф­фекта:

1. Важнее всего, пожалуй, то, что группирование ук­репляет систему общего контроля над всеми долж­ностными позициями и организационными едини­цами. Ответственным за каждую организационную единицу назначают менеджера; то есть один человек отвечает за всю деятельность подразделения. Именно объединение всех менеджеров в сверхструктуру со­здает систему формальных полномочий. Таким обра­зом, группирование организационных единиц — это проектный параметр, с помощью которого в систе­му вводится координационный механизм прямого контроля.

2. Одно из условий группирования — общность ресур­сов должностных позиций и организационных еди­ниц. Члены организации или субъединицы совмест­но используют как минимум общий бюджет и часто — общие помещения и оборудование.

3. Обычно при группировании устанавливаются об­щие показатели результативности деятельности. Если члены организации или субъединицы совмест­но пользуются ресурсами, то ценность их вклада можно оценить с помощью одних и тех же показате­лей. Кроме того, поскольку они участвуют в произ­водстве одних и тех же товаров и услуг, результаты их деятельности также могут измеряться аналогич­ными показателями. Использование общих измери­телей результатов побуждает к координации дей­ствий.

4. Наконец, группирование способствует взаимному согласованию. Для того чтобы распределить ресур­сы и облегчить прямой контроль, членов подразде­ления нередко вынуждают пользоваться общими помещениями, что, в свою очередь, содействует ко­ординации посредством взаимного согласования.

Чаще всего группирование базируется на шести принципах.

1. Группирование по знаниям и навыкам. Должност­ные позиции могут группироваться в соответствии с имеющимися у сотрудников специальными знания­ми и навыками. В больницах, к примеру, хирурги от­носятся к одному отделению, анестезиологи — к дру­гому, психиатры — к третьему.

2. Группирование по рабочим процессам и функциям. Организационные единицы могут подразделяться по процессам или деятельности, выполняемой работни­ками. Например, в производственной фирме есть ли­тейный, сварочный и обрабатывающий цеха; в фут­больном клубе — основной состав команды и его Дубль.

3. Группирование по времени. Группы могут форми­роваться соответственно тому, когда выполняются рабочие задания. Различные организационные еди­ницы могут выполнять одну и ту же работу одним и тем же способом, но в разное время, например в дневную и ночную смены.

4. Группирование по выпуску. Группы формируются по производимым ими продуктам или предоставля­емым услугам. Крупная производственная компа­ния может создать отдельные подразделения для каждой товарной линии — одно по производству фарфоровых изделий, другое — по выпуску бульдо­зеров и т. д. В ресторане бар организационно и про­странственно отделен от обеденного зала.

5. Группирование по клиентам. Возможно группирова­ние и в зависимости от типов клиентов организации. В страховой компании могут быть отделы продаж индивидуальных и групповых полисов; в некоторых странах в больницах оборудуют «платные» и «бес­платные» палаты.

6. Группирование по месту деятельности. Группы можно формировать в соответствии с географией проведения операций.