1.4 Положение о ведомственном архиве. Общие положения

Документы Федерального государственного учреждения «Земельная кадастровая палата» по РС (Я), имеющие историческое, социальное, экономическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат передаче на постоянное хранение в ГУ «Национальный архив Республике Саха (Якутия)».

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных действующим законодательством РФ И РС(Я), хранятся в ведомственном архиве Учреждении.

Архив Учреждения обеспечивать сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в деятельности Учреждения в соответствии с правилами, установленные архивной службой РФ и РС(Я), обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение. Все работы, связанные с транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Учреждения. За утрату и порчу архивных документов Архивного фонда РФ должностные лица Учреждения несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Ведомственный архив создается как самостоятельное структурное подразделение (отдел) и возглавляется начальником отдела ведения архивов.

Учреждение обеспечивать архив необходимым помещением, оборудованием, соответствующим нормативным требованиям.

В своей работе архив руководствуется:

- приказами и распоряжениями Федерального агентства кадастра объектов недвижимости и Управления Рос недвижимости по РС(Я);

- Федеральными законами об архивном деле РФ и РС(Я);

- действующими нормативно-методическими документами по архивному делу архивной службы РФ и РС(Я);

- Настоящим Положением.

Положение об архиве разработано на основании «Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Роскомархива» от 18 августа 1992 г. № 176 и «Основных правил работы архивов организации», Москва 2005 г.

1.5 Задачи и функции архива.

Основными задачами архива являются:

- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

- учет, обеспечение сохранности;

- создание научно-справочного аппарата;

- использование документов, хранящихся в архиве;

- подготовка и своевременная передача документов архивного фонда структурных подразделений Учреждения на государственное хранение с соблюдением требований, установленных архивной службой РС(Я).

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

- в соответствии с планом-графиком принимает обработанные в установленном порядке документы структурных подразделений Учреждения;

- осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение документов;

- периодически организует проверку наличие документов, хранящихся в архиве;

- создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом Национального архива РС(Я);

- информирует руководство и работников Учреждения о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;

- ежегодно представляет руководству Учреждения и архивной службе РС(Я) планы и отчеты о своей деятельности.