1.3 Служебная записка

Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и быть адресована любому непрямому руководителю, в том числе вышестоящему.

Служебную записку подписывает руководитель подразделения или составитель.

Текст служебной записки обычно составляют из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

Датой служебной записки является дата ее подписания.

Образец служебной записки

Наименование организации Заместителю директора по АХЧ

Наименование структурного Н.Г. Петрову

подразделения

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

15.06.2014

В соответствии с планом подготовки училища к новому учебному году прошу провести следующие работы в каб. 115:

- отремонтировать столы учащихся (№ 3, 8,16);

- заменить перегоревшие лампы (5 шт.);

- зашпаклевать поверхность подоконников;

- покрасить рамы окон и подоконники (4 окна).

Преподаватель истории А. И. Сазонова

1.4 Объяснительная записка

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.), или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Объяснительные записки, как приложение к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляют на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.

Объяснительные записки, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляют отдельные работники. Как и внутренние докладные записки, они могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписывают такие записки составители. Ее реквизиты те же, что и во внутренней докладной записке.

Реквизиты ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ:

- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа - ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;

- дата, номер (если есть);

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Формуляр - образец объяснительной записки

Наименование министерства Наименование должности адресата

или ведомства с включением наименования

организации(в дательном падеже)

НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ И.О.Фамилия

Наименование структурного

подразделения

ОБЬЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Дата №

Заголовок начинается

с предлога «О чем...»

Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения.

Наименование должности лица,

подписавшего документ подпись И.О.Фамилия

В дело 00-00

Дата И.О.Фамилия

Подпись