11. Класифікація та оцінка запасів
Різноманітність складу запасів потребує їх класифікації. В основу її покладено функціональну належність і виділено економічно однорідні групи запасів, що покладені в основу їх обліку та відповідають відповідним бухгалтерським рахункам:
1. Виробничі запаси - рахунок 20 "Виробничі запаси".
2. Тварини на вирощуванні та відгодівлі - рахунок 21 "Тварини на вирощуванні та відгодівлі".
3. Малоцінні та швидкозношувані предмети - рахунок 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети".
4. Матеріали та продукти харчування - рахунок 23 "Матеріали та продукти харчування".
5. Готова продукція - 24 "Готова продукція".
6. Продукція сільськогосподарського виробництва - 25"Продук-ція сільськогосподарського виробництва".
В свою чергу кожна з цих груп має підгрупи або ж субрахунки, що визначені в Плані рахунків та виділяють економічно однорідні запаси. В розрізі таких підгруп організований облік на субрахунках.
В бухгалтерському обліку запасів важливим питанням є методи оцінки при надходженні, вибутті, а також переоцінка запасів.
В бухгалтерському обліку запаси відображаються по балансовій вартості.
Балансова вартість - це вартість запасів по якій вони відображаються в балансі.
За первісною вартістю зараховуються на баланс придбані, вироблені запаси. Вона визначається на рівні фактичної собівартості придбання чи виготовлення.
При придбанні запасів слід мати на увазі, що не всі витрати по придбанню включаються до собівартості придбаних запасів.
Справедлива вартість - це первісна вартість запасів отриманих в/ч безоплатно. Вона визначається на рівні існуючих ринкових цін на аналогічні запаси і використовується для оцінки безоплатно отриманих запасів чи отриманих, як гуманітарна допомога.
Запаси, що отримані в результаті ліквідації необоротних активів оцінюються за цінами можливого використання, що і є їх справедливою вартістю.
Відновлювальна вартість - це змінена первісна вартість запасів після їх переоцінки.
Запаси можуть бути переоцінені на виконання нормативних актів (якщо такі будуть введені), або ж за рішенням керівника установи, у випадках якщо запаси морально застаріли та у зв'язку з тривалим часом їх перебування на збереженні в установі, їх первісна вартість значно відрізняється від аналогічних запасів, що придбані пізніше.
Переоцінка запасів установи проводиться комісією з переоцінки, яка призначається наказом ком. в/ч і до складу якої входять: заступник ком. в/ч (голова комісії) та НФЕС чи його заступник, посадові особи служби.
Комісією здійснюється переоцінка кожної окремої одиниці запасів і встановлюються нові ціни. Документи, що підтверджують нові ціни не потрібні. При встановленні цін на однотипні предмети, вони встановлюються однаковими в межах однієї установи.
За результатами переоцінки складається акт про зміну вартості запасів, який затверджується керівником установи.
Зміна первісної вартості запасів не є додатковим доходом установи і не належить до доходів. Результати переоцінки відображаються на рахунку 441 "Переоцінка матеріальних активів".
Оцінка запасів при вибутті здійснюється за двома методами:
1 - по балансовій вартості;
2 - по середньозваженій собівартості.
При списанні запасів по балансовій вартості, вони списуються за вартістю, що відображена в балансі. Тобто, собівартість запасів, що вибувають визначається по кожній одиниці запасів. Такий метод доцільно використовувати при невеликій кількості запасів. При цьому передбачається налагодження попартійного чи індивідуального обліку по кожному виду запасів.
Середньозважена собівартість розраховується шляхом ділення вартості залишку запасів на початок звітного місяця (Зпоч.м) та вартості отриманих у звітному місяці запасів (Знад) на сумарну кількість запасів на початок звітного періоду (Кпоч.м) та кількості запасів, що надійшли за звітний місяць(Кнад):
Соб. Од. запасів = (Зпоч.м. + Знад.) / (Кпоч.м.+Кнад.).
Середньозважена собівартість визначається по кожному виду подібних запасів.
Його доцільно використовувати при значній кількості однотипних запасів придбаних за різними цінами. Обчислюється на періодичній основі або ж при кожній отриманій партії запасів.
12-13. Порядок аналітичного та синтетичного обліку оприбуткування запасів
В процесі господарської діяльності бюджетних установ відбувається рух запасів, який включає послідовні операції: надходження, передача в межах установи та витрачання (або реалізація). Зазначені операції відображаються в обліку за допомогою первинних документів, оформлених належним чином. Запаси надходять до бюджетних установ шляхом: · безпосереднього одержання від постачальників, від підрозділів установи; ·в порядку гуманітарної допомоги; · в порядку централізованого постачання; · через підзвітних осіб. Основними документами щодо надходження запасів виступають: · рахунки-фактури; · прибуткові накладні; · акти приймання матеріалів тощо. В цих документах фіксуються наступні відомості: · від кого надійшли матеріали або продукти харчування; · найменування; · сорт; · кількість (вага); · ціна; · сума; · дата надходження; · підпис матеріально відповідальної особи, що одержала запаси. Для отримання матеріальних цінностей зі складу постачальника уповноваженій особі видається довіреність на отримання цінностей. Матеріальні цінності, що надходять на склад бюджетної установи, перевіряються на відповідність їх асортименту, кількості, зазначених у супровідних документах. Приймання матеріалів здійснюється комісією з обов’язковою участю матеріально відповідальної особи, представника постачальника або незацікавленої організації. Обов’язковою умовою при оприбуткуванні запасів є відмітка матеріально відповідальної особи про прийняття матеріалів на відповідальне зберігання (ставиться підпис). При централізованій поставці, якшо запаси придбані за рахунок коштів спеціального фонду кошторису доходів і видатків, у документах на оприбуткування цінностей ставиться печатка установи. Якщо матеріали отримують безпосередньо на складі постачальника, то виписується товарно-транспортна накладна на відпущені матеріали. Документи надходять до відділу постачання, де вони реєструються в журналі обліку вантажів, що надійшли, і передаються в бухгалтерію. Бухгалтерія здійснює перевірку документів постачальника і передає їх на склад для контролю при прийнятті вантажу. Але роль бухгалтерії не обмежується перевіркою документів – вона зобов’язана встановити: доцільність тієї чи іншої поставки матеріалів, чи задовольняє поставка потреби установи і чи не призведе вона до утворення понаднормованих запасів. Якщо при прийнятті матеріалів на склад не виявлено розбіжностей між їх фактичною наявністю і документальною кількістю, матеріали можуть бути оприбутковані без виписки додаткових документів. Якщо при оприбуткуванні виявлено пошкодження чи втрати матеріалів внаслідок транспортування, бюджетні установи складають комерційний акт, який передається транспортній організації, що виконувала доставку матеріалів. Якщо розбіжності виявлено при оприбуткуванні матеріалів на складі, складається акт приймання, в якому фіксуються найменування матеріалів, одиниця виміру, шифр субрахунку, номенклатурний номер, фактична кількість і сума. Акт у двох примірниках складається приймальною комісією з обов’язковою участю завідувача складом та представника від постачальника або сторонньої організації. Один примірник акта використовується для обліку прийнятих матеріальних цінностей, другий – для направлення претензійного листа постачальнику. На підставі зазначених документів робиться запис операцій по надходженню матеріалів у відповідні облікові реєстри. Надходження матеріалів від заготівлі та переробки (заготівля палива, переробка овочів) оформляється актом, який затверджує керівник установи. Матеріальні цінності, що надійшли до бюджетної установи в порядку гуманітарної допомоги, приймаються створеною наказом керівника установи комісією з обов’язковою участю працівника бухгалтерії та представника вищої за рангом організації. Приймання цінностей проводиться шляхом їх перелічування, зважування в присутності матеріально відповідальної особи, якій передаються ці цінності на зберігання. На прийняті матеріальні цінності комісія складає акт, який підписується членами комісії. Матеріали, прийняті на склад, оприбутковуються, тобто беруться на облік, на підставі виправдних документів тим числом, коли отримано цінності. Заслуговує на увагу практика бюджетних установ, які оприбутковують матеріали, що надійшли, безпосередньо за документами постачальників шляхом проставлення на них штампу і заповнення його реквізитів (кількість прийнятих матеріалів, номенклатурний номер, підпис матеріально відповідальної особи).
Типові форми обліку запасів:
Акт про приймання матеріалів (форма N З-1) Акт списання (форма N З-2) Накладна (вимога) (форма N З-3) Меню-вимога на видачу продуктів харчування (форма N З-4) Меню-вимога на видачу продуктів харчування (форма N З-4а)
Забірна картка (Форма N З-5)
Книга кількісно-сумового обліку (форма N З-6) Книга кількісно-сумового обліку (форма N З-6а) Картка кількісно-сумового обліку (форма N З-7)
Книга обліку тварин (форма N З-8)
Книга складського обліку запасів (форма N З-9) Журнал реєстрації битого посуду (форма N З-10) Оборотна відомість (форма N З-11)
Опис карток з обліку запасів
(ф. З-14)
Оборотні відомості (ф. 3-11)
Книга «ЖУРНАЛ-ГОЛОВНА»
Меморіальні
ордери № 4, 6, 8, 13
Книги
кількісно-сумового обліку, картки
кількісно-сумового обліку, книги
наявності та руху МЗ
Реєстр
прийняття-здавання документів
Акти
про придбання матеріалів, рахунки-фактури,
накладні(вимоги), забірні картки, чекові
вимоги тощо
Для обліку наявності та руху запасів призначені активні рахунки класу 2:
№ 20 «Виробничі запаси»;
№ 21 «Тварини на вирощуванні і відгодівлі»;
№ 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»;
№ 23 «Матеріали і продукти харчування»;
№ 24 «Готова продукція»;
№ 25 «Продукція сільськогосподарського виробництва».
Для відображення узагальненої інформації щодо обліку надходження запасів використовується меморіальні ордери № 4 — накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами (ф. № 408 (бюджет)), № 6 — накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами (ф. № 409 (бюджет)), № 7 — накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів (ф. 410 (бюджет)), № 8 — накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами (ф. № 380 (бюджет)).
Синтетичні показники обліку витрачання матеріалів фіксуються в меморіальному ордері № 13 — накопичувальні відомості витрачання матеріалів ф. № 39 (бюджет) (табл. 6.7). Протягом місяця у відкриту відомість вносяться записи на підставі первинних документів за дебетом субрахунків, що кореспондуються з матеріальними субрахунками за кодами економічної класифікації видатків. У централізованій бухгалтерії відомості ведуться за обслуговуваними установами. Наприкінці місяця підраховуються підсумки за всіма стовпцями відомості, а позиція «Сума оборотів за меморіальним ордером» відповідно до визначеної кореспонденції рахунків переноситься адресно до книги «Журнал-Головна».
Середньозважена собівартість визначається за кожним видом споріднених запасів. У разі застосування в обліку твердих облікових цін запаси протягом певного періоду (місяця, кварталу) списуються за цими цінами. Наприкінці зазначеного періоду виводиться середній процент і сума відхилень від твердих облікових цін за субрахунками, яка, у свою чергу, списується в розподілі за тими рахунками, на які було віднесено видатки відповідних матеріалів.