Формы для ввода данных во все таблицы;
Формы обеспечивают доступ к информации, хранящейся в базовых таблицах, без непосредственного открытия последних. Это существенно упрощает ввод, редактирование, удаление и просмотр данных. Во-первых, на экран выводятся только необходимые поля и записи. Во-вторых, формы могут иметь красивое графическое оформление и удобные элементы управления, что заметно облегчает восприятие. Мы рассмотрим создание формы с помощью мастера. Для создания формы необходимо открыть окно База данных и перейти на вкладку Формы.
Рассмотрим создание формы с помощью мастера.
Мастер форм запускается из диалогового окна Новая форма. Работа с ним выполняется в четыре основных этапа.
Первый диалог мастера предназначен для указания таблиц и полей, которые войдут в форму.
На втором этапе задают внешний вид формы.
Третий шаг - определение стиля оформления формы.
Наконец, на четвертом этапе осуществляется сохранение формы под каким-либо именем.
Мастер позволяет разрабатывать формы на основе как одного, так и нескольких объектов.
Форма ввода и редактирования данных показана на рисунке 17.
Рисунок 17 - Форма «Тренеры»
Рисунок 18 - Форма «Виды занятий»
Такие формы могут применяться как для вывода, так и для ввода данных.
2.5 Отчеты по результатам запросов.
По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.
Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет.
Мастер отчетов запускается из диалогового окна База данных. На первом этапе выбирают поля базовых таблиц и запросов, на которых отчет основывается.
На втором этапе добавляют уровни группировки, если они необходимы.
На третьем этапе задают метод сортировки записей и тип итогов.
На четвертом этапе посредством переключателей выбирают вид макета и способ ориентации страницы отчета.
На пятом этапе задают стиль оформления отчета. Название интересующего стиля щелкают в правой части окна, а образец отчета показывается в левой. При выборе стиля оформления необходимо учитывать возможности принтера.
Последний диалог мастера предлагает сохранить отчет под заданным именем. Кроме того, предусмотрена возможность вернуться на несколько шагов назад или изменить макет отчета, переключившись в режим конструктора.
После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.
Отчет по запросу «Аэробика или занятия с ценой 250-300 рублей» представлен на рисунках 19-20.
Рисунок 19 - Отчет «Аэробика или занятия с ценой 250-300 рублей» в режиме конструктора
Рисунок 20 - Отчет «Аэробика или занятия с ценой 250-300 рублей»
Кнопочную форму. На форме разместить:
Надписи: название базы данных, информация о разработчике базы данных, логотип базы данных.
Кнопки для открытия форм и отчетов;
Элемент управления «Поле со списком», заполненное данными из столбца одной из таблиц;
Элемент управления «Список» для вывода списка с данными из таблицы по результатам запроса с условием отбора по выбранному элементу из поля со списком.
Работа в программе начинается с кнопочной формы «Спортивный клуб», в которой представлены кнопки, которые ссылаются на основные элементы БД (запросы, отчеты, формы).
При нажатии кнопок из категории «Тренеры» (рисунок 21), мы получаем возможность выполнить запросы, разработанные для базы данных.
Рисунок 21 - Страница «Тренеры» кнопочной формы
Также с помощью главной кнопочной формы можно просмотреть созданный отчет. Для этого необходимо выбрать пункт меню «Отчет».
Также с помощью главной кнопочной формы можно осуществить просмотр и добавление новых данных в таблицы базы данных. Для этого необходимо выбрать пункт меню «Формы» (рисунок 22) и в открывшемся списке выбрать нужную форму.
Рисунок 22 - Страница «Формы» кнопочной формы
Кнопка «Выход» позволяет закрыть данную форму и перейти в окно базы данных.