2. Кваліфікаційна характеристика

Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджений наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 р. №336, є основою для складання посадових інструкцій фахівців на підприємствах різних форм власності, зокрема і секретаря-референта.

Отже, кваліфікаційна характеристика секретаря передбачає такі завдання та обов'язки:

– виконує функції, що включають організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства;

– приймає кореспонденцію, яка надходить на розгляд керівникові, передає її, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи чи підготовки відповідей;

– веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки й прийняття рішень;

– приймає документа й особисті заяви на підпис керівником підприємства;

– готує документи й матеріали, необхідні для роботи керівникові;

– стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує якісне їх редагування;

– організовує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає й приймає інформацію по приймально-переговорних пристроях (телефакс, телекс і т. ін.), а також телефонограми, своєчасно доводить до його відома інформацію, одержану по каналах зв'язку;

– за дорученням керівника складає листи, запити, інші документи, готує відповіді авторам листів;

– виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, ведення їх реєстрації), веде і оформляє протоколи засідань і нарад;

– здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за додержанням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства, що взяті на контроль;

– веде контрольно-реєстраційну картотеку;

– забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють його ефективній роботі;

– друкує за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи, або вводить поточну інформацію в банк даних;

– організовує приймання відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників;

– формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здає до архіву;

– копіює документи на персональному ксероксі. Є декілька рівнів посади секретаря:

RECEPTIONIST – секретар, що працює на телефоні. До його обов'язків входить відповідати на питання, зустрічати й проводжати гостей і клієнтів. На цій посаді необов'язкове знання іноземної мови. Основна вимога – уміння триматися й акуратність.

На цьому ж рівні знаходиться посада інформатора. Тільки в цьому випадку секретар повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.

Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE MENEGER. У безпосередні обов'язки секретаря на цьому рівні входить організація роботи офісу.

Найвища посада PERSONAL SEKRETARY – помічник генерального директора або президента. У цьому випадку секретар працює тільки на одного шефа, відповідає на кореспонденцію як на українській, так і на англійській мовах, супроводить директора у відрядженнях. Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, ретельності, старанності. Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, а й ініціатором. Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації.

Специфіка й складність роботи секретаря пов'язані з тим, що він завжди на очах, у центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він ніби безліччю ниточок зв'язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, у створенні психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива.