27.​ Дати визначення звіту в базі даних. Вказати основні типи звітів. Описати процес створення звіту.

Звіт - це гнучкий та ефективний спосіб для організації даних БД при виведенні на друк. За допомогою звіту є можливість вивести необхідні відомості в тому вигляді, в якому це потрібно.

Більшість відомостей у звіті береться з базових таблиць або запитів, які є джерелом даних для звіту. Інші відомості, в тому числі і вирази, вводяться при розробці звіту. Звіт, який базується на певному джерелі даних, називається зв'язаним. Якщо джерела даних для звіту не існує, звіт називається вільним.

Звіти, що створюються в Access, розподіляються на шість основних типів, так званих макетів.

- звіти в одну колонку являють собою один довгий стовпець тексту, що містить значення всіх полів кожного запису таблиці чи запиту.

- в стрічкових звітах для кожного поля таблиці або запиту виділяється окремий стовпець, а значення всіх полів кожного запису виводяться по стрічкам, кожне в своєму стовпці.

- багатоколоночні звіти створюються зі звітів в одну колонку при використанні колонок “газетного” типу або колонок “змійкою”, як це робиться в настільних видавничих системах і текстових процесорах.

- групові/підсумковий звіти являють собою найрозповсюдженіший тип звітів. В них об’єднуються дані для груп записів, а в кінці звіту вказуються підсумкові значення

- поштові наліпки являють собою спеціальний тип багатоколоночних звітів, що призначені для друку імен та адрес (або інших даних з декількох полів) в групах.

- у незв’язаних звітах містяться підлеглі звіти, що засновані на незв’язаних джерелах даних, наприклад, таблицях чи запитах.

У MS Access існують засоби автоматичного, автоматизованого та ручного проектування звітів. Засоби автоматичного проектування реалізовані Автоотчетами. Для цього досить натиснути кнопку Создать та вибрати Автоотчет: в столбец (або ленточный). Автоотчет можна створити на базі лише одного джерела даних. Засобом автоматизованого створення звітів є майстер звітів. Він запускається подвійним клацанням на значку Создание отчета с помощью мастера (або кнопка Создать, Мастер отчетов).

Майстер звітів працює в декілька етапів. Під час його роботи виконується вибір базових таблиць (запитів), вибір необхідних полів, вибір полів групування, вибір методів сортування, вибір форми друкованого макета та стилю оформлення тощо. За допомогою цього способу звіт можна створити на базі декількох таблиць або запитів.

Для створення звіту можна скористатись командою Создание отчета в режиме конструктора. При цьому джерело даних вибирається безпосередньо в режимі Конструктора у вікні властивостей звіту.

При автоматичному чи ручному створенні звітів джерелом даних може бути лише одна таблиця або один запит. Тому потрібно заздалегідь створити запит з необхідними полями, обчисленнями, умовами відбору тощо, а потім на його базі і створювати звіт. При ручному проектуванні звіту такий запит також можна створити безпосередньо в режимі Конструктора у вікні властивостей звіту.