6.2. Техника учетной регистрации.
Порядок отражения хозяйственных операций в учетных регистрах установлен "Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете", утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 года № 88, Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», принятым Верховной Радой Украины 1 июня 1999 года, Положением (стандартом) бухгалтерского учета 6 «Исправление ошибок и изменения в финансовых отчетах», утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 28.05.99 г. № 137.
В зависимости от количества получаемых оттисков различают записи простые и копировальные. Простыми называются записи, которые осуществляются в одном учетном регистре.
Копировальные записи используются для получения нескольких оттисков. Применение копировальных записей исключает возможность возникновения ошибок при повторном выписывании документа.
Записи могут выполняться вручную, с применением пишущих машинок, счетно-фактурных машин, средств вычислительной и организационной техники.
В процессе составления документов и при записях в учетные регистры иногда возникают ошибки.
Для обнаружения ошибок сличают данные документов с записями в учетные регистры сплошным или выборочным способом, сверяют итоги по корреспондирующим счетам и т.д.
Ошибки, при ведении бухгалтерского учета могут быть локальными и транзитными.
Локальные ошибки – это ошибки, допущенные в одном учетном регистре, исправление которых не требует внесения исправлений в другие учетные регистры.
Транзитными являются ошибки, исправление которых в одном учетном регистре требует внесения исправлений и в другие учетные регистры.
Чаще всего ошибки допускаются при написании текста, формулирующего смысл хозяйственной операции. Такая ошибка может привести к неправильному пониманию смысла хозяйственной операции, а, соответственно, и к составлению ошибочной проводки. Иногда встречаются ошибки в написании суммы хозяйственной операции. Имеют место случаи, когда сумма хозяйственной операции отражена по кредиту одного счета, но не отражена по кредиту корреспондирующего счета или сумма, отраженная в регистре синтетического учета не нашла отражения в регистре аналитического учета и др.
Ошибки в бухгалтерском учете исправляют способами:
корректурным;
отрицательных чисел (красное сторно);
дополнительных записей.
Корректурный способ исправления ошибок применяют в тех случаях, когда ошибка обнаружена в отчетном периоде до подведения итогов и носит частный характер, а ее исправление не затрагивает корреспонденцию счетов. Ошибочные записи при этом вычеркиваются одной тонкой линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом если ошибка обнаружена хотя бы в одной цифре числа, то зачеркивается полностью число, а сверху или рядом пишется правильная сумма.
Способ красного сторно применяется в случаях когда:
неправильно составлена бухгалтерская проводка;
ошибка, в виде завышенной суммы хозяйственной операции, выявлена после подведения итогов отчетного периода.
Исправление ошибки методом красного сторно состоит в том, что неправильная бухгалтерская запись анулируется путем составления исправительной (сторнировочной) записи, в которой повторяется как корреспонденция счетов, так и сумма ошибочной записи. Эта запись производится красными чернилами. При отсутствии чернил красного цвета, сторнируемая запись может быть заключена чернилами обычного цвета в прямоугольник или записана со знаком «минус». После выполнения исправительной записи чернилами обычного цвета производится правильная запись над исправительной записью.
Неправильную запись сторнируют во всех регистрах, где она обнаружена.
Сторнированные суммы вычитаются из итогов, к которым прибавляется сумма, записанная вместо сторнированной суммы.
Способ дополнительной записи (дополнительной проводки) применяется, когда ошибка выявлена после составления отчетности и при правильной корреспонденции счетов запись в учетном регистре представляет собой заниженную сумму хозяйственной операции.
Исправление ошибки заключается в том, что в той же (правильной) корреспонденции счетов осуществляется запись суммы, дополняющей уменьшенную сумму до величины правильной суммы.
Каждый случай исправления ошибки должен быть оговорен на полях учетного регистра записью «Исправлено», подтвержденной подписью лиц, осуществивших исправление ошибки, с указанием даты ее исправления.