5.3. Документооборот и его организация.

В зависимости от характера первичных документов, каждый из них от момента составления до сдачи в архив проходит определенный путь, который принято называть документооборотом.

Общими стадиями документооборота являются составление документа, его поступление в бухгалтерию, проверка и прием документов, оформление в регистрах синтетического и аналитического учета хозяйственной операции, отраженной в первичном документе.

Внешние документы поступают от предприятий – смежников. Внутренние документы могут создаваться как работниками бухгалтерии, так и в других структурных подразделениях предприятия.

Первичные документы должны поступать в бухгалтерию в сроки, установленные графиком их представления. График движения документов составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия.

Для записи на счетах бухгалтерского учета и последующего заполнения отчетности, поступающие в бухгалтерию документы, всесторонне проверяются, обрабатываются и обобщаются. Документы в бухгалтерии подвергаются трем видам проверки:

• формальной;

• арифметической;

• по существу.

При формальной проверке устанавливается наличие и правильность заполнения в документе реквизитов, соответствие его утвержденной форме, наличие подчисток и не оговоренных исправлений, качество записей, соблюдение сроков составления документа и представления его в соответствующий сектор бухгалтерии.

Документы, составленные с нарушением требований, возвращаются исполнителям для переоформления.

Документы, которыми оформлены хозяйственные операции, противоречащие законодательным и нормативным актам, содержащие не оговоренные исправления цифр и текста, следы подделки подписей и другие злоупотребления, передаются главному бухгалтеру предприятия, а лица, допустившие эти подлоги, привлекаются, в установленном законом порядке, к дисциплинарной, материальной или уголовной ответственности.

После формальной проверки документ подлежит проверке арифметической. При ее проведении производится проверка правильности арифметических расчетов. Многие, поступающие в бухгалтерию документы, содержат только натуральные показатели. В таких документах необходимо произвести расценку (таксировку). Таксировка – умножение цены на количество и определение итогов.

Таксировка документов осуществляется работниками учета в случаях, когда документы обрабатываются вручную или если в местах составления документов эта работа не выполняется. К таким относятся документы по начислению заработной платы, документы на приход и расход материальных ценностей и др. При отпуске или приходе однородных ценностей таксировка производится не по каждой хозяйственной операции, а после общего подсчета количества полученных и израсходованных материалов.

Проверка по существу предусматривает выявление законности и целесообразности осуществления хозяйственной операции. Так, например, одно из структурных подразделений предприятия выписало требование на получение картриджа для принтера персонального компьютера. Допустим, что при рассмотрении требования установлено, что модель затребованного картриджа не соответствует модели принтера, применяемого структурным подразделением.

При проверке документов по существу широко применяется встречная проверка документов. Она заключается в том, что документы на расход материалов или денежных средств сверяются с их приходом у получателя этих средств.

После всесторонней проверки документов они группируются, т.е. собираются за определенный период по однородным признакам. Например, производится группировка кассовых документов, документов по движению материалов и др.

Этот этап обработки документов необходим для производства итоговых записей.

После группировки документов составляются сводные (группировочные или накопительные) ведомости по однородным хозяйственным операциям. Сводные ведомости дают возможность оформлять бухгалтерскую проводку не на каждый документ в отдельности, а на группу однородных хозяйственных операций, зарегистрированных в первичных документах.

Бухгалтерские проводки иногда указываются непосредственно на первичных документах. Например, в кассовых ордерах, в авансовых отчетах. Для этих целей в документе отводится специальное место.

Указание корреспонденции счетов на документе, оформляющем хозяйственную операцию, называется контировкой.

Оформление проводок в сводных документах или непосредственно на первичных документах производится бухгалтерами соответствующих секторов или групп бухгалтерии, осуществляющих учет хозяйственных операций по соответствующему направлению учета.

Итоговые записи первичных и сводных документов подлежат отражению в регистрах синтетического и аналитического учета (журналах-ордерах, ведомостях и др.)

При этом во избежание повторного использования одних и тех же документов, относящихся к журналу-ордеру, указывается, что они относятся "К журналу-ордеру №____ за ______ месяц 2000__ года, строка №___".