3. Информационные системы и технологии в организационном управлении

В основе управленческой деятельности лежит процесс принятия управленческих решений.

Процесс сбора информации и передачи управленческого воздействия от объекта к органам управления и обратно осуществляется по информационному контуру. В рамках информационного контура передается информация о целях управления, информация о состоянии управляемого процесса, информация о принимаемых управленческих решениях. Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим действия с информацией, образуют информационную систему организации.

Информационная система существует в любой организации.

Цель информационной системы – производство нужной для организации информации, создание информационной и технической сред для осуществления управления организацией.

Информационная система не обязательно должна быть автоматизированной.

Информационная система включает следующие компоненты:

• Управленческий персонал;

• процедуры и технологии функционирования информационной системы;

• техническое обеспечение;

• программное и математическое образование;

• информационные ресурсы – организационно оформленная и систематизированная совокупность целенаправленных сведений, обеспечивающих взаимодействие между элементами организации, а также между организацией и внешней средой для создания условий для функционирования организации.

Все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляется с помощью информационных технологий.

Информационная технология – это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.

Большинство систем управления являются многоуровневыми или иерархическими. Обычно различают три уровня управления – высший, средний, низший.

Стратегический Специальные Информация Поддержка

У ровень информ-ные стратегического принятия

У правления запросы управления решения

Тактический Инфор-ные Информация Необходи-

У ровень требования тактического мые

Управления управления выводы

Оперативный Информ-ные Информация Оператив-

Уровень запросы по оперативного ные

У правления текущим управления действия

запросам

Наличие функциональных элементов в управляющей части организации приводит к появлению соответствующих подсистем в их информационных системах.

В таблице приведены основные задачи, которые должны быть отражены в автоматизированной системе управления фирмой.

Таблица. Функциональные задачи управления формой.^Лит-ра

Функции и задачи управления	Функциональные задачи
Оперативное управление предприятием	Управление материально-техническим снабжением Управление сбытом и реализацией продукции Управление бартерными операциями и взаимозачетами Управление запасами – движение и наличие материальными ценностями Управление договорными обязательствами, расчетами с поставщиками и получателями Управление штрафными обязательствами Управление финансами Управление производством Управление проектами Управление себестоимостью продукции Управление персоналом, учет кадров Управление делопроизводством Управление транспортом
Задачи планирования	Финансовое планирование Календарно-сетевое планирование Планирование маркетинговых кампаний, проектов развития Техническая подготовка и планирование производства Планирование себестоимости продукции – товаров и услуг Оценка необходимых ресурсов, баланс мощностей
Задачи бухгалтерского учета	Кассовые и финансово-расчетные операции Учет валютных операций Учет товарно-материальных ценностей Учет основных средств и нематериальных активов Учет труда и заработной платы Учет фактических затрат Ведение главной книги и составление баланса Налоговый учет Сводная и консолидированная бухгалтерская и финансовая отчетность Бухгалтерская и финансовая отчетность в международных стандартах
Задачи контроля	Контроль выполнения планов Контроль исполнения бюджета Контроля взаимных финансовых обязательств Контроль использования ресурсов Контроль неликвидов, сверхнормативных запасов, дефицитных позиций Контроль качества, обработка возвратов и рекламаций Контроль исполнительской дисциплины
Задачи анализа	Анализ выполнения планов и использование ресурсов Анализ финансовой и хозяйственной деятельности Анализ эффективности использования оборотных средств Анализ фактических затрат (себестоимости) и сопоставления их с планами Анализ эффективности маркетинговых мероприятий и рекламных кампаний Анализ факторов, определяющих качество и причины рекламаций и возвратов

Следует отметить, что каждая из перечисленных функций реализуется набором задач. Например, функция «Управление сбытом»:

• Учет заявок покупателей

• Ведение карточек клиентов

• Создание исходящих договоров и спецификаций к ним

• Проведение анализа договоров, отгрузки товаров и полученных оплат

• Контроль ожидаемой отгрузки, наличие товаров на складе

• Выдача рекомендаций по планированию закупок

• Формирование различных прайс-листов, поддержка сложных ценовых структур

• Формирование различных отчетных документов, ведомостей реестров для анализа реализационной деятельности.

Процесс реализации завершает оборот хозяйственных средств фирмы. Объем прибыли и уровень рентабельности напрямую зависит от объема реализации.

Также в качестве примера можно рассмотреть задач состав автоматизации подсистемы «Управления документооборотом». Для каждого рабочего места этот перечень будет выглядеть следующим образом:

Руководство:

• Просмотр информации в базах данных

• Выдача распоряжений (поручений) и контроль их исполнения

Службы и подразделения:

• Просмотр и редактирование информации в базах данных

• Составление отчетов

• Подготовка служебных записок

• Подготовка исходящей корреспонденции

Секретариат:

• Регистрация входящей корреспонденции

• Регистрация и отсылка исходящей корреспонденции

• Ввод документов в базы данных

• Сдача документов в архив

Администратор базы данных:

• Регистрация пользователей информационной системы

• Установка прав доступа к отдельным базам данных

• Сдача документов в архив и т.д.

В этом случае система документооборота осуществляет централизованное хранение, поиск, пересылку сложных документов любых форматов и разграничения доступа к ним, дает необходимую информацию о клиентах, партнерах и конкурентах, позволяет планировать и учитывать мероприятия и контакты, осуществлять обмен информацией с территориально рассредоточенными объектами.