Билет №5

1. Комунікація — це соціально обумовлений процес передачі й сприйняття інформації як у міжособистісному, так і в масовому спілкуванні по різних каналах за допомогою вербальних і невербальних комунікативних засобів. При цьому комунікація і передача інформації не є синонімічними поняттями, оскільки інформація є тільки частиною комунікаційного процесу.

Комунікація, як більш широке поняття, включає й саму інформацію, та спосіб її передачі. Комунікативні процеси між людьми відрізняються від чисто інформаційних процесів у технічних пристроях тим, що інформація в спілкуванні не лише передається від джерела до одержувача або назад, а відбувається саме обмін нею. Причому люди не тільки обмінюються відомою інформацією, але можуть її видозмінювати й створювати нову.

Основні функції комунікації:

- інформаційна функція - комунікація відіграє роль посередника. Вона являє собою обмін повідомленнями, думками, задумами, рішеннями, що відбувається між комунікантами. Інформаційний обмін може відбуватися як заради досягнення якоїсь практичної мети, рішення певної проблеми, так і заради самого процесу комунікації, підтримки відносин між людьми;

- соціальна функція полягає у формуванні й розвитку культурних навичок взаємин людей;

- експресивна функція означає прагнення партнерів з комунікації висловити й зрозуміти емоційні переживання один одного;

- прагматична функція дозволяє регламентувати поводження й діяльність учасників комунікації, координувати їхні спільні дії;

- інтерпретативна функція слугує насамперед для розуміння свого партнера по комунікації, його намірів, установок, переживань, станів.

2. Основні правила використання офісних комп'ютерів:

· Координуйте свою роботу на комп'ютері з іншими проектами. Це дасть можливість співробітникам, які паралельно з вами використовують даний комп'ютер, заздалегідь знати, коли він буде вільний. Реально оцінюйте, як багато часу вам потрібно. · Поповнюйте папір у принтері, додавайте тонер, докладайте нові дискети (за наявності).

· Коли необхідно відремонтувати офісний комп'ютер, звертайтеся до відповідної особи.

· Не змінюйте програмну конфігурацію комп'ютера, яким користується кілька співробітників, для своїх власних потреб.

· Не використовуйте диски інших співробітників без їх відповідного дозволу.· Усі конфіденційні матеріали, включаючи комп'ютерні файли, мають бути конфіденційними (закритими для осіб, які не мають відповідного права користуватися ними).

· Ніколи не зазирайте в екран монітора через плече працюючого, не читайте конфіденційні плани, звіти, файли.

· Не забувайте дотримуватися чистоти у робочому просторі і забирати з собою всі свої матеріали та документи після завершення роботи.

· Ввічливим та розумним е дотримування політики вашої організації щодо комп'ютерних ігор на офісній техніці.

Для того, щоб максимально ефективно використовувати факс у своїй роботі, варто не забувати про основні принципи:

· Завжди перевіряйте, чи вся необхідна інформація міститься на першій сторінці ("cover page"). · Не відправляйте матеріали, що містять різного ступеня закриту інформацію, без відповідного дозволу.

· Не відправляйте факсом матеріали, які потребують власноручного підпису/підписів.

· Відправляючи матеріали на факс, яким користується не одна людина, завжди телефонуйте відповідній особі з тим, щоб вона знала, коли саме очікувати відправлене.· Творчо вибирайте час відправлення вашого факсу · Дотримуйтеся правил компанії щодо користування факсом для власних потреб:

· Якщо ви зібралися відправити необхідні вам документи і побачили на факсі матеріали, які надійшли раніше, покладіть їх у відділення для надходжень.

· Не змінюйте програмування факсу та номери, що набираються автоматично, без відповідного дозволу.

· Поповнюйте папір і тонер. Якщо можете, звільняйте факс від паперу, що застряв.

· За необхідності повідомляйте відповідну особу про наявні несправності.

3.

Билет №6

1. Комунікація — це соціально обумовлений процес передачі й сприйняття інформації як у міжособистісному, так і в масовому спілкуванні по різних каналах за допомогою вербальних і невербальних комунікативних засобів. При цьому комунікація і передача інформації не є синонімічними поняттями, оскільки інформація є тільки частиною комунікаційного процесу.

Комунікація, як більш широке поняття, включає й саму інформацію, та спосіб її передачі. Комунікативні процеси між людьми відрізняються від чисто інформаційних процесів у технічних пристроях тим, що інформація в спілкуванні не лише передається від джерела до одержувача або назад, а відбувається саме обмін нею. Причому люди не тільки обмінюються відомою інформацією, але можуть її видозмінювати й створювати нову.

У процесі професійних комунікацій, які завжди є діловими, взаємодіють суб'єкти однорідних професійних груп, що вживають прийняту в певній професійній сфері спеціальну термінологію й вирішують єдині професійні завдання (наприклад, комунікації між керівниками фірм і підлеглими, працівниками різних туристичних агентств на спільних нарадах, семінарах, конференціях тощо).

У ділових комунікаціях можуть брати участь представники різних професійних груп, які спілкуються різними професійними мовами та вирішують власні самостійні професійні завдання, але змушені взаємодіяти для їхнього вирішення з представниками інших професійних груп (наприклад, взаємодія між клієнтом і обслуговуючим його співробітником фірми).

Таким чином, ділові комунікації — це більш широке поняття, ніж комунікації професійні, це складний, багатоплановий процес установлення й розвитку професійних і ділових контактів між людьми; взаємодія суб'єктів, що здійснюється знаковими засобами, породжується потребами в спільній діяльності й містить у собі обмін інформацією, вироблення єдиної стратегії взаємодії, сприйняття й розуміння іншої людини, вплив на неї з метою зміни в її стані, поводженні тощо.