1.4. Підготовча робота перед складанням річної фінансової звітності

Перед початком складання звітності підприємства виконують велику підготовчу роботу:

• перевіряють повноту відображення в поточному обліку господарських операцій, оформлюють їх відповідними документами;

• уточнюють розподіл витрат і доходів між суміжними звітними періодами;

• перевіряють стан розрахунків і списують в установленому порядку нереальну дебіторську, а також кредиторську заборгованість, за якою минули строки давності позову;

• розподіляють витрати на обслуговування виробництва й управління;

• визначають фактичну собівартість випущеної з виробництва та реалізованої продукції;

• визначають та списують фінансовий результат від реалізації продукції та позареалізаційних операцій;

• списують прибуток, використаний протягом року;

• перевіряють правильність облікових записів, взаємно звіряють дані синтетичного та аналітичного обліків;

• перед складанням річного звіту здійснюють повну інвентаризацію.

Звітним періодом складання фінансової звітності є календар­ний рік. Баланс підприємства складається на кінець останнього дня звітного періоду.

Проміжна (місячна, квартальна) звітність, яка охоплює певний період, складається наростаючим підсумком з початку звітного року. Перший звітний період новоствореного підприємства може бути меншим за 12 місяців, але не може бути більшим за 15 міся­ців. Звітним періодом підприємства, що ліквідується, є період з початку року до моменту ліквідації.

Головний бухгалтер підприємства, установи повинен організувати і вико­нати завершальні роботи перед складанням фінансової звітності. Обсяг цих робіт залежить від періоду, за який складається звіт­ність. Найбільш широкий обсяг цих робіт проводиться перед скла­данням річного фінансового звіту. Послідовність цих робіт така:

1. Вивчення працівниками бухгалтерій нових нормативно-правових документів, змін і доповнень до чинних Законів і но­рмативних документів, що стосуються змісту, структури і поряд­ку складання та подання звітності;

2. Підготовка головним бухгалтером наказу по підприємс­тву, установі про інвентаризацію товарно-матеріальних цін­ностей, грошових коштів та розрахунків, визначення складу робочих інвентаризаційних комісій, строків проведення і ви­значення результатів інвентаризацій з відображенням на ра­хунках бухгалтерського обліку.

Інвентаризація активів і зо­бов'язань підприємства є обов'язковою.

Необхідно дотримуватися вимог передбачених Ін­струкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і до­кументів та розрахунків (затверджена наказом Мінфіну України від 11.08.1994 р. №69).

Для того щоб інвентаризації були проведені якісно і своєчас­но, головний бухгалтер зобов'язаний провести детальний інструктаж членів робочої інвентаризаційної комісії, звернути їх увагу на особливості інвентаризації окремих видів майна, видати чле­нам робочих інвентаризаційних комісій необхідні бланки доку­ментів. Крім цього, головний бухгалтер та інші члени постійно-діючих інвентаризаційних комісій повинні провести контрольні перевірки на предмет достовірності і повноти інвентаризацій.

Розбіжності фактичної наявності матеріальних цінностей та коштів з даними бухгалтерського обліку, що встановлені при ін­вентаризації та інших перевірках, регулюються підприємством, установою в такому порядку:

• основні засоби, матеріальні цінності, цінні папери, кошти та інше майно, що виявилися у надлишку, підлягають оприбут­куванню та зарахуванню відповідно на доходи діяльності підпри­ємства або збільшення фінансування з наступним встановлен­ням причин виникнення надлишку і винних в цьому осіб;

• втрата цінностей у межах норм списується пропорційно прибутку за рішенням керівника, установи відповідно на витра­ти виробництва, обігу або на зменшення фінансування. Норми природного убутку можуть бути застосовані лише у разі вияв­лення фактичних нестач та після заліку нестач цінностей над­лишками з пересортиці. При відсутності норм убутку нестача є понаднормовою;

• понаднормовані нестачі цінностей, а також: втрати від псування цінностей відносяться на винних осіб за цінами, за яки­ми обчислюється розмір шкоди від розкрадання, нестач, знищен­ня та псування матеріальних цінностей (Постанова Кабінету Міністрів від 21 січня 1996р., № 116);

• суми нестач і втрат від псування цінностей до прийняття рішення про конкретних винуватців відображаються на позаба­лансових рахунках. Після встановлення осіб, які мають відшко­дувати втрати, належна до відшкодування сума зараховується до складу дебіторської заборгованості (або інших активів) і до­ходу звітного періоду.

• організація інвентаризації грошових коштів в касі та на рахунках в банках, розрахунків з дебіторами і кредиторами.

До складання річного бухгалтерського звіту обов'язково здій­снюється вивірка залишків на усіх рахунках в банках та вивірка заборгованості за товари, роботи, послуги і нетоварні операції. Для цього головний бухгалтер складає графік проведення такої вивірки і закріплює для цієї роботи працівників бухгалтерії. Ре­зультати вивірок розглядаються керівником підприємства. Від­хилення, виявлені в процесі вивірки, повинні бути відображені на рахунках бухгалтерського обліку;

3. Перевірка та уточнення показників періодичної і річної звітності на предмет їх порівнянності. Необхідність такої переві­рки виникає у зв'язку з тим, що окремі закони та нормативні до­кументи вводяться в дію не з дати їх затвердження, а з початку попередніх звітних періодів, а також у зв'язку із структурними змінами на підприємстві.