8. Внутриотрядная финансово-хозяйственная деятельность

На время работы все члены отряда, включая его руководителей и обслуживающий персонал, зачисляются в списочный состав предприятия (организации) как временные рабочие и служащие. Зачисление производится со дня приезда членов отряда на работу приказом руководителя предприятия (организации). Приказ оформляется в течение первых трех дней по прибытии членов отряда на основании заключенного в установленном порядке хозяйственного договора и в соответствии со списком членов отряда.

На членов студенческого отряда распространяются условия оплаты труда, действующие на предприятии (в организации), где отряд выполняет работы. Табель учета рабочего времени в отряде ведется в установленном порядке мастером (бригадиром), утверждается командиром отряда и сдается на предприятие (в организацию).

С согласия всех членов отряда распределение части коллективной заработной платы, превышающей тарифную, и премий между членами отряда, может осуществляться с учетом индивидуального вклада каждого члена отряда (в том числе его руководителей и обслуживающего персонала) в коллективные результаты труда, т.е. с применением коэффициента трудового участия (КТУ).

Если в Типовом хозяйственном договоре с принимающей организацией закреплен пункт о том, что проезд членов ЛСО к месту работы и обратно к месту учебы оплачивается принимающей организацией, то командир ЛСО обязан:

а) по прибытии отряда к месту работы в трехдневный срок все проездные документы (билеты, квитанции на оплату провоза багажа) сдать в принимающую организацию и получить от ее бухгалтерии справку о количестве и стоимости сданных документов;

б) в недельный срок по возвращении отряда к месту учебы сдать указанную справку в краевой штаб СО.

Денежные средства на общественные внутриотрядные нужды образуются: из взносов членов отряда, включая его руководителей и обслуживающий персонал, за счет личных вкладов членов отряда и авансов, получаемых ими в кассе предприятия (организации). Общая сумма необходимых денежных средств отряда, а следовательно, периодичность и величина взносов определяются сметой расходов. Кроме того, денежные средства на общественные внутриотрядные нужды могут быть заработаны ЛСО в подготовительный период.

Смету расходов составляет штаб ЛСО и утверждает общее собрание отряда, которое определяет также размеры и периодичность взносов. Смета расходов состоит из следующих статей:

а) оплата стоимости питания членов ЛСО – в этой статье планируется общая сумма расходов, исходя из средней стоимости питания одного члена отряда в день на планируемое количество человеко-дней. Если питание членов отряда осуществляется не в собственной (отрядной) столовой, то оплата его стоимости может производиться по безналичному расчету. В этом случае организация, где работает ЛСО, перечисляет средства предприятию общественного питания и впоследствии удерживает из заработной платы каждого участника ЛСО стоимость питания;

б) организационно-хозяйственные расходы – включает в себя затраты на приобретение канцелярских товаров, почтово-телеграфные расходы, организацию банно-прачечных дней, приобретение мелких предметов хозяйственного назначения и т.п.;

в) культурно-спортивные мероприятия – эта статья складывается из затрат на организацию экскурсий, просмотр кинофильмов, приобретение мелкого спортивного инвентаря, вымпелов, призов для вручения победителям внутриотрядных спортивных состязаний и различных смотров-конкурсов, а также сувениров членам ЛСО по случаю дня рождения и других памятных дат.

Расходование внутриотрядных средств производится в строгом соответствии с утвержденной сметой. Перемещение средств из одной статьи в другую без решения собрания отряда не допускается.

Внутриотрядные средства нельзя расходовать:

а) на приобретение ценных подарков и сувениров должностным лицам принимающей организации и вышестоящим штабам СО;

б) на покрытие затрат, связанных с созданием нормальных жилищно-бытовых условий отряда и приобретением рабочего инструмента и материалов (эти расходы несут принимающие организации);

в) на оплату труда различных лиц, связанного с производственным процессом ЛСО (машинистов, трактористов, каменщиков и др.);

г) на выплату премий и заработной платы работникам вышестоящих штабов СО;

д) на отчисления для других целей.

Распорядителем денежных средств линейного студенческого отряда в пределах утвержденной сметы является его командир. Он отвечает за правильное расходование средств, обеспечивает их сохранность и регулярно отчитывается перед отрядом об исполнении сметы.

Учет отрядных денежных средств осуществляет на общественных началах казначей, избираемый на общем собрании из числа рядовых членов отряда.

Расходы на внутриотрядные нужды производит непосредственно завхоз отряда (или замещающий его) из средств, взятых им под отчет у казначея отряда. В исключительных случаях по поручению командира любой член отряда, не являющийся материально-ответственным лицом, может приобрести продукты питания или материальные ценности для отряда за личные деньги. Завхоз отряда возмещает этому лицу затраты из своих подотчетных средств. При отчете на документах, подтверждающих эти расходы, обязательно делается отметка с указанием фамилии и инициалов приобретавшего продукты и предметы.

Учет поступления и расходования отрядных средств ведется в приходно-расходных ведомостях установленного образца (Приложение 18). Ведение их основано на принципе раздельных записей каждой операции по приходу и расходу денежных средств. Записи ведутся со дня первого поступления средств в кассу отряда.

Все записи в приходно-расходных ведомостях производятся, оформляются в день выдачи и поступления средств и на основании подлинных денежных документов, оформленных в установленном порядке. Нумерация записей в приходно-расходных ведомостях ведется с начала и до конца ведения непрерывно, в порядке совершения операций.

Произведенные расходы могут подтверждаться накладными, квитанциями, чеками, счетами с отметкой об оплате тех организаций, где производились операции. Эти документы должны содержать: название и адрес организации, участвующей в совершении операции; дату составления документа; измерители операции в количественном и стоимостном выражениях; подпись ответственного за операцию.

Использование приобретенных материальных ценностей (вымпелов, призов, сувениров и т.п.) подтверждается актом, в котором указываются наименование, количество, стоимость и назначение предметов. Акт подписывают завхоз, председатель контрольно-ревизионной комиссии, член отряда, получивший эти предметы для использования их по назначению, и утверждает командир отряда.

Поступление взносов от членов отряда подтверждается приходной ведомостью установленного образца (Приложение 18, форма 1).

Завхоз отряда ежедневно выдает под расписку повару для приготовления пищи приобретенные продукты питания в соответствии с меню на данный день, утвержденным командиром отряда.

В конце декады на основании данных ежедневного учета повара и завхоза составляется акт, в котором указываются наименование, количество и стоимость израсходованных за этот период продуктов. Акт подписывают завхоз, повара, медицинские работники и председатель контрольно-ревизионной комиссии отряда и утверждает командир. К акту обязательно прилагается меню за каждый день декады.

Все денежные документы хранятся у казначея отряда. Они нумеруются и подшиваются в отдельную папку в порядке записи их в приходно-расходных ведомостях. Не допускается хранение этих документов в разных папках.

Совмещение функций учета, хранения, расходования средств, а также распоряжения ими одним лицом не допускается.

Завхоз отчитывается перед казначеем и командиром отряда за все суммы, взятые под отчет. Отчет представляется не позднее чем через три дня после производства расходов и состоит из первичных денежных документов, подтверждающих расходы и использование материальных ценностей и продуктов питания. Достоверность и правильность составления документов проверяет (визирует) казначей, и утверждает их командир отряда.

Командир отряда регулярно, но не реже одного раза в декаду проверяет наличие денежных средств и правильность ведения приходно-расходных ведомостей, информирует членов отряда о состоянии дел.

По завершении работы командир и казначей отряда на основании приходно-расходных ведомостей и первичных денежных документов составляют по установленной форме отчет о расходовании отрядных денежных средств. Отчет проверяет контрольно-ревизионная комиссия, и он рассматривается на общем собрании отряда.

По окончании работы отряда остаток неиспользованных средств должен быть возвращен членам отряда, производившим взносы, до составления итогового финансового отчета. Сумма возврата зависит от количества дней пребывания в отряде.

Возврат должен быть оформлен ведомостью (Приложение 18, форма 3), в которой указывается сумма возврата и имеются подписи членов отряда, получивших эти деньги, казначея и командира отряда. Общая сумма возврата неиспользованных средств указывается в отчете отдельной строкой. Остаток отрядных средств не может быть использован ни на какие другие цели.

Для организации текущего контроля за поступлением и расходованием денежных средств, а также соблюдения порядка и принципов применения коэффициента трудового участия в отряде создается контрольно-ревизионная комиссия. Она избирается до отъезда отряда на работы на общем собрании открытым голосованием из числа членов отряда в составе 3-5 человек. В состав комиссии не могут входить руководители, казначей и обслуживающий персонал отряда.

Контрольно-ревизионная комиссия не реже одного раза в декаду проверяет правильность ведения приходно-расходных ведомостей, наличие и достоверность первичных денежных документов, соответствие производимых расходов статьям утвержденной сметы, выверяет остатки наличных средств в кассе отряда и подотчетных лиц. Результаты проверки комиссия отражает в акте и доводит до сведения членов отряда.

Контрольно-ревизионная комиссия также проверяет правильность составления документов по применению КТУ.

Контроль за соблюдением финансовой дисциплины и периодические ревизии в линейных студенческих отрядах осуществляют краевой и зональные штабы студенческих отрядов.

В месячный срок по прибытии отряда к месту учебы командир и председатель контрольно-ревизионной комиссии отряда сдают на проверку и утверждение в краевой штаб СО отчет о финансовой деятельности отряда.

Отчет включает: отчет о расходовании отрядных средств; смету расходов; приходно-расходные ведомости, первичные приходные и расходные документы; акты об использовании продуктов питания и приобретенных материальных ценностей; все документы по применению КТУ, выписки из протоколов всех собраний отряда по финансовым вопросам и применению КТУ, а также все акты контрольно-ревизионной и других вышестоящих комиссий. Все эти документы включаются в Дневник студенческого отряда.

Вместе с отчетными документами в Дневник студенческого отряда подшивают: экземпляр заключенного и утвержденного хозяйственного договора на работы отряда; список личного состава отряда, на основании которого он зачислялся на работу (составленный и утвержденный по установленной форме); по одному экземпляру приказов руководителя организации о зачислении отряда на работу и увольнении его; копии всех расчетно-платежных и платежных ведомостей организации по личному составу отряда; справки из бухгалтерии организации установленного объема и образца обо всех начислениях, выплатах и удержаниях денежных средств, производимых отряду за период его работы.

Осенью, после завершения рабочего периода, на основании представленных отчетов и результатов подготовительного периода, краевой штаб СО подводит итоги конкурсного межотрядного соревнования на звание лучшего ЛСО. Критерии оценки и система баллов межотрядного соревнования изложены в Приложении 5.