4 Автоматизированная технология решения задач «операционный день банка»

1. Назначение и условия применения программно-технологического комплекса одб

Программно-технологический комплекс ОДБ автоматизирует наиболее трудоемкие операции банковского учета, что позволяет существенно повысить производительность труда в бухгалтерской службе банка, оперативность обслуживания клиентов, а также уменьшить вероятность ошибок в банковском учете и при подведении баланса банка за определенный период работы.

В основу концепции построения технологии положены принципы интеграции рублевой и валютной частей документооборота, строгой последовательности ввода и обработки информации, запоминания необходимых контрольных параметров и промежуточных (вычисляемых) величин.

Система позволяет следить, чтобы все операции по лицевым счетам клиентов осуществлялись по введенным платежным документам (платежным поручениям, мемориальным ордерам, приходным и расходным ордерам, чекам и т.п.), а выписка лицевого счета сопровождалась созданием электронного документа по каждой проводке.

Это достигается:

• первичным контролем за правильностью введенных реквизитов;

• наличием корреспондирующих счетов,

• возможностью проведения операций по балансовым счетам на основе введенных правил (причем такой контроль выполняется уже на этапе регистрации платежных документов).

На основе введенных платежных документов значительная часть операций (внутренние проводки, кассовые операции) может осуществляться в реальном времени, без закрытия предыдущих финансовых дней (например, по причине не разнесенного корреспондентского счета). Характерным является и то, что в основу обработки платежного документооборота положены понятия о фактическом и планируемом движении средств по счетам. Так, документы, по которым дела­ются проводки и на основе которых вычисляется фактический остаток средств на лицевых счетах, а затем формируется баланс, составляют фактическое движение средств по счетам. В то же время зарегистрированные, но еще не оформленные проводками документы, принимаются системой как планируемое движение средств по лицевым счетам, на основании которых составляются плановые (теневые) обороты.

Возможность регистрации по рублевым операциям документов с определенной датой проводки в будущем позволяет резервировать часть средств на счетах клиентов под будущие платежи. Вследствие этого у кредитного управления банка появляется, например, возможность предварительной подготовки документов на списание с расчетного счета клиента сумм в погашение кредитов в соответствии с договорами или кредитными линиями.

ЕОД (единый оперативный день) – центральная подсистема в АБС. Главными функциями подсистемы считается ведение сквозного бухгалтерского учета и формирование стандартной отчетности.

Рассмотрим алгоритм решения задачи «Операционный день банка» (рис. 4.1)

Начало операционного дня

С момента открытия банка для обслуживания клиентов начинается операционный день банка. Началу операционного дня банка предшествует ряд подготовительных мероприятий, которые могут проводиться как до начала операционного дня, так и после окончания предыдущего дня. К подобным мероприятиям можно отнести сортировку различной отчетности, проверку состояния счетов, подготовку заказных отчетов и различного рода служебных отчетов для внутреннего пользования.

Формирование первичных платежных документов

Первичные платежные документы (см. рис. 4.1) могут поступать как лично от клиента или контрагентов в бумажном виде, так и в электронном виде из систем дистанционного обслуживания или формироваться в процессе деятельности банка (1).

Приемом платежных документов от клиентов занимается операционист. Первым этапом обработки платежного документа клиента является проверка входной информации (2), осуществляемая несколькими способами. Вначале операционист просматривает документ, определяя правильность его заполнения и возможность проведения операции. Это визуальный контроль. В процессе визуального контроля сверяются образцы подписей, заполненность необходимых граф документа. Далее операционист вводит в компьютер информацию с документа: номер счета клиента и корреспондента, БИКи банков клиента и корреспондента, дату, сумму. При вводе в системе с использованием системных справочников выполняется логический контроль документа. Во-первых, проверяется, есть ли данный лицевой счет клиента в банке, является ли счет открытым. Наличие счета проверяется в массиве лицевых счетов, и номер введенного счета сверяется (или непосредственно выбирается) с номером счета, имеющимся в базе данных. Кроме того, контролируется правильность номеров счетов корреспондента. Так как счет корреспондента открыт, как правило, в другом банке и нет возможности проверить его по массивам номеров лицевых счетов, то используется контроль по ключу. В номер счета включается рассчитанное по специальной формуле число.

Рис.4.1 – Операционный день банка

Обычно на этапе ввода в систему первичные документы раз­деляются на группы, для которых действуют отдельные схемы дальнейшей обработки.

Контроль платежного документа

Рассмотрим схему контроля платежного поручения клиента, которая в наиболее полной мере иллюстрирует особенности дан­ного этапа. К кассовым, внебалансовым и внутренним документам могут применяться другие схемы контроля, которые, как правило, являются менее жесткими.

После завершения ввода (3) платежный документ попадает в систему (см. рис. 4.1). Далее платежный документ подвергается контролю – верификации (4). Наиболее проста и надежна технология повторного ввода документов, при которой каждый документ вводится в систему дважды, причем в идеале эту работу должны выполнять разные люди. Документ считается верифицированным только в случае полной идентичности введенных значений полей документа при начальном вводе и при вводе в целях контроля. Данный метод имеет тот существенный недостаток, что резко возрастают операционные издержки в связи с необходимостью использования больших трудовых ресурсов. Метод может использоваться и в сокращенном варианте, когда двойному вводу подлежит не вся информация, а только основная ее часть (корреспондирующие счета и сумма или только сумма). Также может использоваться система условий: например, если сумма документа выше заданной или в корреспонденции указан счет какого-либо особо уважаемого клиента, то документ подлежит двойному вводу частично или полностью.

Другой метод – арифметический контроль. Он позволяет уменьшить вероятность совершаемых сотрудниками банка ошибок и, следовательно, повысить надежность прохождения документов через банк за счет многократного контроля их сумм. При приеме документов сотрудники банка сортируют их в соответствии с некоторыми принципами, исходя из особенностей работы конкретного банка. Встречаются группировки по кодам БИК (с такими пачками работают расчетно-кассовые центры ЦБ РФ, в обязанности которых входит распределение документов по БИК корреспондентов), пачки могут формироваться по ответственным исполнителям, за которыми закреплены определенный участок работы или определенные клиенты. После того как пачка сформирована, рассчитывается общая сумма всех входящих в нее документов. Документы пачки вводятся в систему и затем передаются вместе с рассчитанной суммой контролеру. Контролер сверяет сумму собственных расчетов с суммой, полученной от системы. Если суммы не сходятся, пачка передается на повторную обработку.

Отдельно стоит отметить необходимость правильного организационного построения работы по приему и обработке пла­тежных документов. Речь идет о построении оптимальной схемы распределения обязанностей между операционистами, участву­ющими в обработке платежного оборота и обслуживании клиен­тов. Рассмотрим две схемы.

Первая схема подразумевает распределение операционной ра­боты по участкам, исходя из специализации большинства сотруд­ников на конкретных работах. При такой схеме один операционист осуществляет прием и обработку, например, кассовых документов, другой – прием платежных поручений на перечисление средств, третий – оказывает консультационные услуги, четвертый – прини­мает заявки на продажу или покупку иностранной валюты, на опе­рации конвертации, отдельная группа работников осуществляет сортировку документов, оформляет необходимые формы внутри­банковской отчетности по операциям дня, а также выполняет все операции по контролю обработанных документов и т.д.

Такие схемы, сформированные почти стихийно, малоэффек­тивны из-за неравномерного распределения обязанностей и потерь при взаимодействии между участками. Некоторые работники ока­зываются сильно перегружены, другие, наоборот, постоянно сво­бодны. Много времени теряется на перемещение документов с уча­стка на участок и разнообразные согласования. Снижается качество обслуживания клиентов, прежде всего за счет уменьше­ния конфиденциальности (в дела и проблемы клиента оказывает­ся посвящено несколько работников банка), неудобства обслу­живания (клиент вынужден терять время на «хождения» внутри банка по необходимым ему работникам, иногда по нескольку раз отстаивать в очередях). Для банка такая организация работы опасна даже не столько возможным увеличением операционных издержек, сколько созданием благоприятной обстановки для зло­употреблений, потерей прозрачности в информационной среде банка и отсутствием ежеминутно актуальной информации по ос­таткам и оборотам по различным счетам (велика вероятность того, что документы не сразу будут регистрироваться в системах автоматизации).

Сказанное выше относится к достаточно крупным банкам с документооборотом более тысячи документов в день.

Вторая схема, которую обычно используют средние и круп­ные банки и которая, как показывает практика, более эффектив­на и удобна прежде всего для клиентов строится на универсаль­ности операционных работников, занимающихся непосредственно с клиентами, и максимальном увеличении спектров операций, которые они могут обрабатывать сразу в одном месте.

При такой схеме увеличивается количество операционных ра­ботников, обслуживающих клиентов в одном месте (операцион­ный зал), но в то же время уменьшается количество работников, занятых операционной работой в других отделах (таких, как век­сельный отдел, валютный отдел, внутренняя бухгалтерия и про­чие), сводятся до минимума «хождения» клиентов и сотрудников по банку с документами и циркуляция разнообразных внутренних бумажных документов. На все смежные подразделения при такой схеме удобнее возложить функции администрирования, улажива­ния нестандартных ситуаций, разработки новых операций и схем обслуживания, а также непосредственного осуществления опера­ций (покупка ценных бумаг, конвертация валюты и прочее). В та­ком случае получится, что любой из операционистов может осу­ществить практически весь спектр необходимых клиенту услуг (оформление кассовых документов, обработка платежных доку­ментов, оформление заявок на конвертацию валют, работа с кар­тотеками клиента и оказание консультационных услуг).

В отдельных ситуациях используется «привязка» клиентов к отдельным операционистам, т.е. всех клиентов, исходя из данных по их среднему документообороту, делят между операционными работниками, чтобы средняя нагрузка была у всех одинаковой. Это удобнее и клиенту, так как он будет общаться постоянно только с одним сотрудником банка. Индивидуальный подход уменьша­ет время обработки документов и способствует резкому повыше­нию качества обслуживания в целом.

Подобная организация работы, естественно, должна приво­дить к резкому увеличению полномочий операционных работ­ников, обслуживающих клиентов. Во избежание негативных последствий этого в банках разрабатываются дополнительные прави­ла и процедуры контроля. Например, проводится систематизация спектра услуг и разрабатываются единые тарифы и правила прове­дения операций для каждой группы клиентов. Данных групп может быть много. Главное, что по каждой группе должны быть сформи­рованы четкие служебные инструкции и тарифы, которые разреша­ли бы операционному работнику без дополнительного согласова­ния с заданным уровнем льгот и фиксированными тарифами осуществлять операции клиента. Чтобы идентифицировать клиен­та по принадлежности к той или иной группе, ему при открытии счета может присваиваться определенный цифровой код, который хранится в системе автоматизации, а также на всех карточках сче­тов клиента.

При недостаточности данного кода может применяться сис­тема дополнительных электронных признаков на разрешение тех или иных операций.

Обработка платежных документов

В процессе ввода вся первичная информация разделяется на массивы, для каждого из которых разработан свой бизнес-процесс. Например, межбанковские расчеты могут выполняться тремя способами. Выделяют массивы для проведения прямых расчетов, для расчетов через РКЦ и через систему S.W.I.F.T. (см. рис. 4.1). Все документы этих массивов проходят процесс маршрутизации (5).

Предварительное разделение на массивы документов осуществляется еще на этапе ввода, когда в зависимости от типа документа и способа появления документ может попасть, например, в массив кассовых документов или в массив внебалансовых до­кументов. Также в зависимости от особенностей технологии кон­кретного банка могут сразу же выделяться внутренние докумен­ты банка, в которых не участвуют клиентские счета и для которых может существовать отдельный бизнес-процесс, включающий значительно меньше этапов, представленных на схеме.

Рассмотрим подробнее дальнейшую обработку на примере платежных расчетных документов.

Документы, прошедшие контроль (4), поступают на этап маршрутизации (5).

Этап маршрутизации заключается в определении дальнейшей технологии обработки документа, т.е. распределении документов по массивам документов, соответствующим различным тех­нологиям обработки. При маршрутизации для документа выби­рается наиболее оптимальный путь его доставки клиенту (полу­чателю платежа) в зависимости от настроек системы и параметров самого документа. Документу системой автоматически назнача­ется счет кредита, который может быть скорректирован пользо­вателем системы. Счет кредита является в данном случае коррес­пондентским счетом банка или непосредственно счетом клиента, если счет получателя документа находится в самом банке.

Далее ответственные за обслуживание того или иного кор­респондентского счета сотрудники работают с данным докумен­том, т.е. включают его в рейс для отправки и контролируют про­цесс отправки. Подробно проведение межбанковских операций рассмотрено далее.

Исполнение документов

В завершающей стадии обработки документа в банке клиен­та осуществляется составление лицевых счетов (6), т.е. формиру­ются проводки по документу, изменяющие обороты и соответ­ственно остатки по аналитическим счетам. Остаток по каждому счету формируется следующим образом:

• выбираются все документы, дебетующие данный счет, и подсчитывается общий дебетовый оборот по счету;

• аналогичным образом выбираются все документы, креди­тующие данный счет, и подсчитывается общий кредитовый обо­рот по счету;

• исходящий остаток рассчитывается как входящий остаток, скорректированный на дебетовый и кредитовый обороты.

В системе остаток может быть как уже предрассчитанным, так и рассчитываться динамически. Расчет остатка в системе может быть проведен следующим образом:

• как рассчитанные и сохраненные значения на определенную дату, − при этом дата устанавливается таким образом, чтобы состоя­ние лицевого счета в период ранее, чем выбранная дата не менялось;

• как рассчитываемые по запросу пользователя или системы значения на момент запроса.

Процесс расчета и сохранения остатков по счетам включает­ся в состав процедуры «закрытия дня».

Подведение итогов дня

В конце операционного дня проводятся начисления процентов по различным требованиям и обязательствам банка, взимание комиссий, а также различные расчеты в соответствии с техноло­гией банка и в зависимости от дня месяца.

После завершения формирования в системе документов дня осуществляется подведение итогов (см. рис. 4.1): проводится рас­чет оборотов и остатков по балансовым счетам (7) и составляет­ся баланс (8). В конце дня составляются отчеты (9), выполняются регламентные работы по обслуживанию базы данных (10), вклю­чая архивирование, загрузку новых версий справочников и кур­сов, котировок и т.д. Ведется подготовка к следующему операци­онному дню – проводится переоценка валютных счетов, остатков на счетах внутреннего учета и т.д.

В упрощенном виде информация, введенная в качестве пла­тежных документов, при подведении итогов преобразовывается следующим образом (рис. 4.2).

Регистры Уровень

синтетического синтетических

учета счетов

Регистры Уровень

аналитического аналитических

учета счетов

Рис. 4.2 – Упрощенный вид иерархии документов

Состав и функциональные возможности представлены в таблице 4.1.

Главными компонентами бухгалтерского учета являются «Счета кредиторов», «Счета дебиторов» и «Главная бухгалтерская книга». Эти компоненты имеют единую кодировку бухгалтерских счетов и должны обеспечивать целостность и непротиворечивость информации в соответствующих базах данных о клиентах (физических и юридических) и их счетах в АБС.

Для бухгалтерского учета необходим модуль «Проводки операций», который служит для автоматизированного выполнения платежных операций и интерактивного взаимодействия с другими модулями. В мощных и эффективных АБС все модули ЕДО работают в режиме реального времени, допуская одновременное обслуживание операционистами и бухгалтерами банков множества клиентов.

Таблица 4.1 Состав и функциональные возможности

Подсистема	Модуль	Особенности и функциональные возможности
Единый операционный день	Бухучет	Обработка документов операционного дня (платежные, кассовые, балансовые операции)
	Кассовый план	Формирование квартальных кассовых планов и контроль за их исполнением
	Отчеты	Составление форм обязательной ежедневной и периодической отчетности (месяц, квартал, год). Составление проверочной документации
	Архив	Ведение архива за операционный день и свободных форм за указанный период
Кредиты	Ведение карточек договоров и расписания платежей по кредитам. Расчет экономических нормативов. Расшифровка отдельных счетов баланса по срокам платежей
Валюта	Ведение и обработка документов валютного оперативного дня. Ведение мультивалютных счетов. Подготовка отчетной документации по валютным операциям
Информация	Получение различных текущих и архивных справок для руководства банка. Визуализация информации

Современная технология предполагает, что связанные элементарные бухгалтерские операции должны выполняться как единая неделимая операция – проводка. В частности, простейшая проводка (т.е. одновременное дебетование одного счета и кредитование другого) должна быть неделимой. В противном случае не сойдется бухгалтерский баланс.

Автоматизированная обработка электронного документооборота

В системе ОДБ реализована автоматизированная обработка электронного документооборота, для чего разным типам документов определен порядок их движения по службам банка. В частности, для работы с платежными поручениями реализована схема их движения, включающая несколько этапов.

Первый этап – первичный ввод необходимых параметров документа, осуществляемый операционистом по платежным поручениям. В систему вводятся лицевой счет клиента-плательщика, счет РКЦ, счета банка и клиента-получателя. На этом этапе документ проходит первичный контроль: выявляется наличие счета плательщика и состояние лицевого счета. В силу того, что регистрация документа допускается лишь при открытом счете, устанавливается статус счета: открыт, закрыт, арестован или блокирован. Проверяется также наличие средств на счету клиента с учетом уже зарегистрированных, но еще не проведенных документов на списание, правильность заполнения полей счета-получателя. После прохождения всех степеней контроля документ регистрируется в системе, а в электронном документе автоматически проставляется код операциониста, зарегистрировавшего его. Система разрешает операционисту работать со своими документами, т.е. в случае необходимости исправлять или удалять информацию, такая возможность предоставляется ему только до момента, пока документ не поступит на обработку в следующую службу. В дальнейшем документ для операциониста недоступен.

На втором этапе обработки документ проходит операции последующего контроля. Возможно совмещение этого этапа операционистом с первым этапом, но при этом возрастает вероятность ошибки и задержка при обслуживании клиентов. Поэтому рекомендуется эти этапы разделять. После поступления бумажных документов в соответствующую службу происходит их повторный ввод в систему, теперь уже в полном виде, т.е. с указанием назначения платежа и т.п. При совпадении по параметрам, введенным на первом этапе, документ считается прошедшим последующий контроль. При несовпадении контрольных параметров выявляется, когда была допущена ошибка, и вносятся соответствующие коррективы. В случае ошибки на первом этапе служба последующего контроля аннулирует неверный документ и вводит по бумажному документу исправленный вариант. Код ответственного исполнителя при этом остается в электронном документе.

На основании всех введенных в систему документов формируется их опись (сводное платежное поручение) и файл по макету для отправки в РКЦ. После получения выписки из РКЦ в электронном виде и ее автоматизированной обработки документы, прошедшие через корреспондирующий счет, разносятся по счетам. Важен при этом тот факт, что каждый зарегистрированный документ уже до разноски меняет плановые обороты по лицевым счетам. Это позволяет при правильной работе с программой, которая обеспечивает регистрацию первичных документов сразу при их приеме, не допускать образования дебетового сальдо по расчетным счетам клиентов. Аналогичный контроль осуществляется и по всем пассивным лицевым счетам, независимо от того, расчетный ли это счет клиента или просто внутрибанковский счет. Поэтому работе со всеми лицевыми счетами уделяется особое внимание.

Движение кассовых документов имеет свои существенные особенности, главной из которых является связь кассы с другими службами банка. После вызова кассиром документа и подтверждения им факта проведения операции может выполняться разноска по счетам, при этом изменяются не плановые обороты по счету, а непосредственно сальдо. Эта же особенность технологии характерна и для внутренних проводок.

Для максимально полного использования возможностей электронного документооборота требуется соблюдение некоторых формальных требований:

• должен быть создан специальный план счетов и назначен ответственный по его ведению;

• кроме каталога лицевых счетов банка, должен вестись каталог клиентов (в системе это реализовано через дополнительный каталог). Его корректное ведение позволяет установить, не открывались ли клиенту в банке другие лицевые счета, и отслеживать финансовую деятельность клиента по всем его счетам (расчетным, ссудным, депозитным, паевым и т.п.);

• счета в системе должны открываться сразу после регистрации юристом;

• действия операционистов системы, по возможности, должны отслеживаться на уровне каждого документа, поскольку во всех документах коды регистрируются и на этапе приема данных, и при разноске по счетам.

При разделении действий с документами может вводиться режим разноски части документов в реальном времени, что дает более полную картину по лицевым счетам и ускоряет процесс закрытия операционного дня. Кроме того, это позволяет выдавать клиенту оперативную информацию по счетам с оговоркой о том, что возможны дополнительные операции по незакрытому дню.

Бурное развитие компьютерных технологий и сетевых коммуникаций стимулирует переход от бумажных носителей документов к электронным. Резко возрастает роль электронного документа, и именно поэтому все большее внимание уделяется вопросам создания, хранения и передачи электронных документов. Системы электронного документооборота (СЭД) имеют некоторую особенность: система должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, иначе эффективность от ее использования будет минимальной.