35

Краткие сведения из теории к выполнению лабораторных работ по курсу " Информационные технологии управления"

для студентов всех форм обучения по специальностям:

080109 - Бухгалтерский учет, анализ аудит

080401 - Товароведение и экспертиза товаров

В целях облегчения освоения студентами основ численных (количественных) методов постановки и решения различных управленческих задач (финансовых, коммерческих, производственных)), а также - численных (количественных) информационных методов лабораторные работы проводятся с использованием популярных офисных пакетов электронной таблицы Microsoft Excel и системы управления базами данных (СУБД) Microsoft Access.

Теоретическая часть

1. Создание формул

Все формулы должны начинаться со знака «=» и могут включаться константы, знаки операций, функции, адреса клеток (например, =5+4, =12*A4+СУММ(В6:Н6). Операции выполняются слева-направо в порядке их приоритетов, которые могут быть изменены круглыми скобками.

Ссылки на ячейки могут выводиться непосредственно вводом нужных символов с клавиатуры, но могут более надежно (и более быстро) указываться мышью. Здесь гарантируется правильный ввод, поскольку пользователь непосредственно видит и выбирает именно те объекты, которые он хочет включить в выражение.

В панели инструментов Excel имеются специальные средства, облегчающие ввод формул. Они доступны через пиктограммы Автосуммирование и Мастер функций.

Сообщения об ошибках:

#ДЕЛ/0 – попытка деления на нуль.

#ЗНАЧ! – недопустимый тип аргумента. Например, вместо числового аргумента используется текстовый.

#ИМЯ? – в формуле есть ссылка на отсутствующее имя области данных или неверно задано имя функции.

#Н/Д – неопределенные или отсутствующие данные.

#ПУСТО! – в формуле задано пересечение двух интервалов, которые на самом деле не имеют общих ячеек.

#ССЫЛКА! – недопустимая (обычно отсутствующая ссылка.

#ЧИСЛО! – используется недопустимый аргумент в числовых формулах, например, отрицательное подкоренное выражение.

2. Сводная таблица.

Инструмент Сводная таблица из меню Данные является чрезвычайно мощным и удобным средством анализа и трансформации данных. С его помощью можно сделать практически любой «разрез» таблицы, получить итоги по любым данным. При обращениик к нему программа предлагает использовать Мастер сводных таблиц, позволяющий за четыре шага в наглядной форме сформировать нужную сводку.

В окне Мастера (шаг 1) следует определить источник обрабатываемых данных. Обычно это данные, содержащиеся непосредственно в рабочих листах программы. Однако данные могут находиться и во внешних носителях или в других сводных таблицах. По завершении всех действий следует, нажав кнопку <Шаг>, перейти ко второму окну.

На втором шаге Мастер по умолчанию, если возможно, сам определяет исходный блок и обводит его бегущей пунктирной линией, Для этого курсор должен находиться в нужной области.

Самым важным является третий шаг. Здесь предлагается определить структуру формируемого документа. В правой части окна отображены названия всех полей, участвующих в сводке. Кнопки этих полей можно с помощью мыши перетаскивать в свободные сейчас области структуры документа. В область столбец и строка переносятся поля, названия которых будут находиться в соответствующих местах формируемой таблицы. Здесь имеет значение относительный порядок расположения полей. Поле, находящееся первым (т.е. левее и выше), является старшим по отношению к следующему. Это означает, что одному значению первого поля будут соответствовать все значения второго. В поле данные будут отображаться собственно данные, обычно – суммы.

По завершении перечисленных действий на последнем четвертом шаге следует указать, где именно будет отображена сводная таблица. Если не указать начальную ячейку, то сводная таблица расположится на отдельном листе или на текущем, если он свободен. Обратить внимание на флажки в области «Параметры сводной таблицы».

Сводная таблица является не просто отображением данных, но «живым» объектом со своими средствами управления. В этом легко убедиться, дважды нажав кнопку мыши на любой из клеток - сразу последует какая-то реакция программы. Манипулирование данными здесь возможно как непосредственно в таблице, так и с помощью меню Данные или меню под правой кнопкой мыши.

Сводная таблица располагает средствами предъявления данных в любом интересующем нас разрезе. Так, если дважды нажать кнопку мыши на любой числовой клетке, Excel создаст новый рабочий лист и сформирует в нем частную таблицу, отражающую данные, следствием которых стало это число.

Изменение данных в исходной таблице не влечет автоматической реакции сводной таблицы. Чтобы выполнился перерасчет, следует выбрать пункт Обновить данные из меню.

Изменение вида или структуры сводной таблицы не требует запуска Мастера с самого начала. Модификация может быть выполнена из уже созданной таблицы двойным щелчком мыши на кнопке-поле или выбором из меню пункта Поле сводной таблицы.

В поле Ориентация можно определить место расположения поля (строка, столбец или страница). В разделе Итоги пользователь может выбрать сводную функцию. В разделе Скрыть элементы можно указать, в том числе и сразу несколько полей, которые не будут выведены.

Двойное нажатие кнопки мыши на имени строки/столбца вызывает окно Показать детали, где можно добавить новые поля в строку/столбец.