19.7. Управление отношениями с поставщиками

Подсистема предназначена для решения следующих задач при работе с поставщиками:

регистрация информации о поставщиках: условия доставки товаров, надежность, сроки исполнения за­казов, номенклатура и цены поставляемых товаров и тары;

выбор оптимального поставщика товаров или тары по заданным пользователем параметрам исходя из истории взаимоотношений с поставщиками;

создание календарного плана закупок с указанием ответственных и оформлением пакета заказов по­ставщикам;

планирование и контроль рабочего времени менеджеров отдела снабжения;

контроль за ходом выполнения заказов поставщикам.

Учет цен поставщиков

По каждому поставщику можно хранить информацию о ценах на предлагаемую им номенклатуру. Каждый тип цен записывается отдельно и представляет собой следующее описание:

название типа цен;

валюта цены;

способ указания цены: включает или не включает НДС;

произвольное текстовое описание типа цен;

ссылка на тип отпускных цен нашего предприятия для возможности сравнения цен контрагентов. Регистрировать изменение цен поставщиков можно:

вручную документом «Установка цен номенклатуры контрагентов»;

автоматически в документах оприходования ТМЦ;

путем фиксации цен на уровне договоров с поставщиками (договора со сложными условиями поставок) специальным документом «Условия поставок по договорам контрагентов.

Контроль, анализ и сравнение цен поставщиков производится с помощью отчета «Анализ цен». В данном отчете можно увидеть и сравнить цены на номенклатуру, причем как различных поставщиков, так и собствен­ные.

Для контроля дополнительных условий, оформленных по договору с контрагентом, предназначен отчет «Выполнение условий по договорам контрагентов»,

Детальное описание механизмов ценообразования дано в разделе, посвященном управлению ценами.

Управление закупками

Одной из главных функций управления закупками является их объемно-календарное планирование, кото­рое рассматривается в отдельной главе в рамках курса. Этот процесс состоит из нескольких этапов:

формирование потребностей в товарах в соответствии с календарными потребностями, сформированны­ми на основании планов продаж, заказов покупателей и планов аакупок;

подбор оптимальных поставщиков по заданным пользователем параметрам;

формирование заказов поставщикам на необходимые даты поставки в соответствии с календарным пла­ном потребности, с учетом уже имеющихся заказов.

В типовой конфигурации для автоматизации процесса формирования сводной потребности в номенклатуре и хранения его результатов предназначен документ «Формирование потребностей», который подробно рассмотрен в разделе «Объемно-календарное планирование». По данным заказов покупателей, планов про­даж, планов закупок и заказов покупателей рассчитывается сводная потребность в номенклатуре.

275

LКа-праДзта tyrrpe. 'Tpeflyewo* вдл |0-Л1тпй«* - частное гмио ,	Зэдрздоое к. ' Сумма б USDjCywMa нзд.дарадотй!: ^ iscoof" ттйз.''’ г ~ " " “| ' " ~ЪШ ■ “ &12‘ ' " '
[ ! • Eh- Май-стрен о • частим гицс j
: ‘ Й-ц*м bsp««) j ' Й Продукт* f , Видов for>irori HeraimviriMjKj 0.7~ j 1 (^-Нодл? Navwoff MwfH3vitceyatoc..I	5.006 | 0.17 " 1И COD' ' т 410.17 ' 2зш]_ ■ ' 2000С* " ! "
| Stirricti Bluu O-Sn }	!5.0ба1 [ Э2 2-! V

.[.j . . ' ftanor**fib Закрой

С помощью обработки можно подобрать по некоторым параметрам наиболее подходящих поставщиков. Сис- тема сама в этом случае сформирует новый пакет заказов, который в дальнейшем может быть принят пользо- вателем или изменен.

Для анализа подходящих поставщиков при формировании заказов поставщикам для выполнения календар- ных потребностей в номенклатуре системой используются следующие параметры:

основной поставщик номенклатуры - указывается в карточке номенклатуры;

надежность поставщика - субъективный параметр, который вводится пользователем вручную:

о Высокая;

о Средняя; о Низкая;

вид доставки: о Нет доставки; о Платная доставка; о Условно бесплатная доставка; о Бесплатная доставка;

срок выполнения заказа поставщиком в днях, включая дату доставки,

цены поставщика, при этом анализируются такие цены:

о Либо цена из дополнительных условий по договору;

о Либо цена по типу цен, указанному в договоре с поставщиком.

Типовая конфигурация обеспечивает

поддержку следующих операций с заказами поставщикам:

распределение заказов покупателей по

заказам поставщика, При формировании заказов на приобретение ТМЦ поставщикам можно однозначно определить - для каких заказов покупателей приобретаются ТМЦ;

поступление по заказу. Позволяет отслеживать заказы поставщикам и фиксировать факты поступления ТМЦ на склады предприятия;

закрытие заказа. Операция, позволяющая снять заказы поставщикам с учета. Используется в случае расторжения сделки, или когда считается, что заказ выполнен, даже если по данным учета он не сошел­ся в «ноль».

276

В типовой конфигурации предусмотрен механизм анализа причин закрытия заказов поставщикам. В доку­менте «Закрытие заказов поставщикам» есть возможность указать причину по которой заказ закрывается. При проведении этого документа информация попадает в регистр сведений «Причины закрытия заказов», на осно­вании данных которого строится отчет «Анализ причин закрытия заказов».

277

Планирование продаж и закупок

Теоретические аспекты

Планирование является одним из важнейших условий организации эффективной работы предприятия. Пв нирование заключается в установлении целей деятельности предприятия на определенный период Ерэма-ц определение путей реализации поставленных целей, ресурсного обеспечения. Оно предусматривает ра^» ботку комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных целей с у«в возможностей предприятия.

Планирование охватывает основные направления хозяйственной деятельности — продажи, закупки, управ­ление денежными средствами во взаимодействии между собой. Планирование опирается на прогнозирование спроса, анализ и оценку имеющихся ресурсов, перспектив развития предприятия.

В процессе планирования составляется совокупность планов по направлениям деятельности, которые ова- тывают важнейшие подразделения предприятия. Планирование является одним из наиболее результативны» способов снижения издержек. Кроме того, планирование — это средство координации деятельности подразде­лений предприятия.

Прежде чем рассматривать реализацию функций планирования в решении, охарактеризуем систему плани­рования торгового предприятия. В зависимости от длительности планового периода, планирование подразде­ляют на:

Долгосрочное планирование (перспективное, стратегическое). Планирование сроком от двух лет и более. Процесс долгосрочного планирования включает следующие стадии:

о экономическое прогнозирование; о стратегическое планирование; о разработка долгосрочного плана;

Среднесрочное планирование. Сроком от года до двух лет. Среднесрочные планы формулируют ос- I новные задачи на установленный период:

о стратегию сбыта (структура сбытовой сети и ее развитие, степень контроля над рынком и внедрение на новые рынки, проведение мероприятий, содействующих увеличению сбыта); о финансовую стратегию (объемы и направления капиталовложений, источники финансирования, структура портфеля ценных бумаг);

Краткосрочное планирование:

о Текущее - годовое, полугодовое, квартальное, планирование на месяц. Этот вид планирования ссу-- ществляют путем детальной разработки планов для предприятия в целом и его отдельных подразде­лений. Главная задача текущего планирования - разработка плана реализации товаров и на его осно­ве план закупок. Основными звеньями текущего плана являются календарные планы (месячные, квартальные, полугодовые), которые представляют собой детальную конкретизацию целей и задач в поставленных долгосрочных и среднесрочных планах; о Оперативное - на декаду, неделю, сутки, час.

Правильно функционирующая система планирования должна давать ответы на четыре основных вопроса:

Что мы собираемся продавать?

Что нам для этого потребуется?

Что из требуемого мы имеем?

Что нам еще нужно?

Система планирования коммерческой деятельности предприятия состоит из следующих основных уровней:

Стратегический бизнес-план;

План продаж;

План потребности в ресурсах (план закупок).

Отправной точкой в планировании является бизнес-план предприятия, разработанный на длительный срок, а результатом исполнения планов является инициирование закупки того, что необходимо.

При этом планы нижних уровней зависят от планов более высоких уровней, то есть план высшего уровня предоставляет входные данные, намечаемые показатели и/или какие-то ограничительные рамки для планов низшего уровня. Кроме того, эти планы связаны между собой таким образом, что результаты планов нижнего уровня оказывают обратное воздействие на планы высшего уровня.

У каждого уровня своя задача, продолжительность и уровень детализации. По мере продвижения от страте­гического бизнес - планирования к контролю над закупками задача меняется от определения общего направ­ления до детального планирования, продолжительность уменьшается с лет до дней, а уровень детализации увеличивается с товарных групп то конкретных номенклатурных позиций.

Поскольку у каждого уровня своя продолжительность во времени и свои задачи, различаются и следующие аспекты планирования:

цель плана;

горизонт планирования - промежуток времени от текущего момента до того или иного момента времени в будущем, на который рассчитан план;

уровень детализации - детализация номенклатуры необходимых для выполнения плана изделий (от то­варных групп до конкретных характеристик изделий).

278

Рассмотрим процесс планирования, выделяя на каждом на каждом уровне планирования: цель, горизонт и уровень детализации.

Стратегический бизнес-план.

Цель - изложение главных целей и задач, общего направления деятельности предприятия, определение направления и координация маркетингового, финансового и других планов;

Горизонт - от двух до пяти лет или дольше;

Уровень детализации стратегического бизнес-плана невысок. Этот план затрагивает общие требования рынка - например, рынок в целом по основным группам товаров - а не продажи отдельных изделий.

Планы продаж.

Планирование продаж, находясь между бизнес-планом и графиком закупок, соответствует, с одной сто­роны, стратегии бизнеса, а, с другой стороны, реальному спросу.

Горизонт планирования составляет обычно от года до двух лет с разбивкой по кварталам, месяцам.

Уровень детализации невысок. Как правило, план отражает основные группы, или семейства товаров без учета опций или характеристик.

План потребностей в ресурсах

На основе плана продаж производится планирование потребности в ресурсах. Эти планы используются для принятия решений об инициировании закупок. В нем указаны необходимые количества и сроки предполагаемых закупок.

Горизонт планирования должен быть не менее длительности процесса закупки. Обычно он составляет 2­

месяца с разбивкой по неделям или дням.

Уровень детализации этих видов планов высок. План потребности в ресурсах указывает, когда потребу­ются те или иные товарные позиции.

В типовом решении присутствует подсистема, обеспечивающая функции планирования - «Планирование продаж и закупок», которая служит для формирования и анализа основных планов на ряд периодов.

Концепция подсистемы

Подсистема предназначена для формирования и анализа основных планов на определенные периоды. В ти­повом решении предусмотрено планирование по следующим направлениям деятельности:

продажи,

закупки.

Также предусмотрены инструментальные средства увязки между собой планов для этих направлений. Сформулируем основные принципы подсистемы планирования продаж и закупок:

Величина периодов оценки, то есть периодичность планов, произвольная, выбирается пользователями из нескольких предопределенных вариантов от дня до года;

Количество периодов, то есть горизонт планирования, специально не ограничивается и определяется пользователями;

. Плановые оценки, то есть детализация планов, мог/т быть как укрупненные, так и детальные, в нату­ральном и/или суммовом выражении в валюте управленческого учета;

Планирование производится в целом по предприятию, без учета его организационной структуры;

В подсистеме предусмотрено два физически независимых, но принципиально одинаково реализованных раздела для обеспечения планирования продаж и закупок соответственно. Таким образом, обеспечива­ется возможность развития и модификации каких-либо видов планирования сообразно специфики кон­кретного предприятия;

В процессе планирования обычно составляется несколько вариантов одних и тех же планов, роль разде­лителей для которых играют сценарии. Разные сценарии соответствуют разным стратегиям и разным ва­риантам развития предприятия. В рамках каждого сценария составляется собственный комплект планов предприятия;

Аналитика планирования позволяет хранить и анализировать плановые оценки по: о Сценариям;

о Подразделениям предприятия (но не по подразделениям организаций, входящих в предприятие); о Проектам.

Реализованные в подсистеме программные механизмы обеспечивают:

сценарное планирование для выработки различных вариантов стратегии продаж или учета возможных изменений в условиях деятельности предприятия;

преобразование данных и генерацию новых на основании уже существующих данных системы;

фиксацию распланированных данных от изменений (по сценариям и периодам);

план-фактный анализ продаж и закупок.

Классификация планов

Планы подсистемы можно классифицировать по нескольким основным критериям:

По основному бизнес процессу:

о Продаж. Объект планирования - товары, тара и т.д.; о Закупок. Объект планирования - товары, материалы, тара и т. д.

279