Режим календаря пользователя «Месяц». Данный режим предназначен для более общего отображен™ событий пользователя за выбранный месяц и более глобального планирования рабочего времени. Сослав сю бражаемых дней каждой недели месяца задается в общих настройках календаря пользователя. При <«пикв> мышкой на одном из дней месяца календарь автоматически перейдет в режим «День» и спозиционируется на соответствующем дне. Из календаря пользователя менеджер может быстро получить информацию, юсающю- ся определенного контрагента. По кнопке «По контрагенту» в режиме «Список событий» откроется список до­кументов, список событий и отчет по событиям, а также ведомость по взаиморасчетам с контрагентом. <К& лендарь пользователя» можно вызвать из обработки «Текущие сделки» и наоборот.

19.2.8. Текущие сделки

Обработка «Текущие сделки» предназначена для отображения незавершенных сделок контрагентов мэ- неджера с предприятием, таких как неоплаченные отгрузки, или неотгруженные оплаты, зависшие суммы по сделкам и т.д. В список текущих сделок включены не только заказы покупателей, но и сделки, осуществлен­ные с покупателями по счетам и расчетным документам (документам «Реализация товаров», «Приходный кас­совый ордер», «Строка банковской выписки (приход)»).

В списке текущих сделок показываются только не завершенные сделки. Признаком незавершенности сдел­ки является сумма ее неоплаченности или неотгруженности. В поле «Сумма (остаток)» в списке текущих сде­лок отображается текущая сумма задолженности контрагентов. Отрицательная сумма означает долг предпри­ятия перед Контрагентом.

Важно! В обработке «Текущие сделки» отображаются остатки по регистру накопления «Расчеты с контр­агентами», то есть с учетом не только фактической, но и прогнозируемой задолженности. А отчет, форми­рующийся из обработки (кнопка «По контрагенту» - «Взаиморасчеты»), показывает фактическую задол­женность по регистру «Взаиморасчеты с контрагентами».

В список текущих сделок отбираются сделки по ответственному сотруднику, указанному в документе. По каждому контрагенту, так же, как в календаре пользователя, с помощью кнопки «По контрагенту» можно по­смотреть список всех документов по контрагенту, отчет о взаиморасчетах с контрагентом, список контактов с I контрагентом и отчет по контактам.

Непосредственно из списка текущих сделок, можно ввести документ, на основании документа сделки или провести анализ, сделки с помощью отчета. Эти действия выполняются с помощью кнопки «Действия» путем выбора соответствующего пункта меню из списка.

Анализ отношений с покупателями

В форме элемента справочника «Контрагенты» отображается следующая управленческая информации о контрагентах-покупателях:

основной менеджер покупателя из справочника «Пользователи»;

источник информации устанавливается автоматически при оформлении первого документа «Событие» с контрагентом, если он там указан. Сбор и анализ сведений о каналах распространения информации о предприятии, по которым покупатели узнают о нем, позволит определить наиболее эффективные сред­ства рекламы и продвижения. Если у контрагента уже при первом обращении был указан источник, и он записан в реквизит контрагента, то при оформлении последующих событий поле «источник» недоступно для изменения. Классификатор источников информации - справочник «Источники информации при об­ращении покупателей»;

264

стадия взаимоотношений регистрируется документом «Классификация покупателей по стадиям взаимо­отношений» - отображает текущую стадию взаимоотношений с покупателем на основании данных о про­дажах с использованием механизма XYZ -распределения;

важность покупателя - отображается текущая важность контрагента, как покупателя. Регистрируется до­кументом «ABC - Классификация покупателей».

АВС-анализ

Описание метода

АВС-анализ - это средство классификации и ранжирования объектов управления по ряду параметров, зна­чимость которых определяется поставленной целью анализа и спецификой деятельности фирмы.

АВС-анализ базируется на принципе Парето (Вильфредо Парето, 1897г.), сформулировавшего правило, суть которого сводится к следующему: «за большинство возможных результатов отвечает относительно небольшое число причин», в настоящий момент более известного как «правило - 20 на 80».

Данный метод анализа получил большое развитие, благодаря своей универсальности и эффективности. Теоретически этот метод можно применять к любым объектам управления: к контрагентам, менеджерам, това­рам.

Применительно к продажам правило гласит: 20% покупателей приносят предприятию 80% прибыли (или объема продаж).

Результатом ABC анализа является группировка объектов по степени влияния на общий результат. На прак­тике ABC-схема выглядит, обычно, следующим образом: группа «А» - 70% продаж, группа «В» - 20 % про­даж, группа «С» - 10 % продаж.

Применение метода состоит из нескольких шагов:

определение объектов анализа: анализ по товарам, покупателям, менеджерам продаж и т.д.;

определение параметра, по которому будет производиться анализ, и классифицироваться результаты: прибыль, выручка, стоимость продажи, и др.;

определение значений заданного параметра для каждого объекта анализа, сортировка объектов по зна­чению параметра в порядке убывания;

определение условий принадлежности объектов к классам. Условия задаются в процентном соотношении доли объекта к общей сумме параметра.

Выбранный параметр анализируется за некоторый, выбранный пользователем период свершения хозяйст­венных операций,

В системе АВС-анализ можно строить за произвольный период времени. Причем, в ряде случаев значения результатов по ABC-анализу можно сохранять, и получать, таким образом, динамику принадлежности объек­тов к АВС-классам.

В конфигурации предусмотрено выполнение ABC-анализа в двух вариантах;

Фиксирование полученного результата в базе с помощью документов (ABC-классификация покупателей), объектом может Ьыть только контрагент;

о Параметр анализа фиксируется в настройках учетной политики с периодичностью не меньше месяца; о Результат фиксируется в виде записей регистра сведений «ABC-классификация покупателей и в фор­ме элементов справочника «Контрагенты»;

Динамический анализ с помощью отчета (АВС-анализ продаж). Объектом могут быть контрагенты, това­ры и менеджеры;

о Параметр анализа выбирается в настройке отчета перед формированием; о Результат анализа нигде не фиксируется.

Классы важности объектов устанавливаются в соответствии с правилом Парето:

«А - класс» - высокая важность;

«В - класс» - средняя важность;

«С - класс» - низкая важность.

Фиксирование ABC-классификации покупателей

При анализе параметров классификации рассматриваются все торговые операции, произведенные в ука­занный период. Это реализация товаров, оказание услуг, выполнение работ.

Сумма выручки берется равной общей сумме продажи, включая все начисленные налоги.

Валовая прибыль исчисляется как сумма продажи минус себестоимость, которая сложилась у партии на момент продажи. Это означает, что если строить АВС-анализ по продажам в течение месяца, то результат может быть некорректен, так как корректный расчет себестоимости будет рассчитан только после вос­становления партионной последовательности.

В системе для ABC-анализа покупателей следует зафиксировать параметр, по которому можно строить АВС- анализ с сохранением результатов распределения по классам. Параметр задается в настройке учетной поли­тики, менять его можно не чаще, чем 1 раз в месяц.

Для регистрации отнесения покупателей к разным классам в конфигурации предусмотрен документ «АВС- классификация покупателей». Заполнение документа производится автоматически. Самыми важными покупа­телями признаются те, у которых значение выбранного параметра - максимальное. По результатам классифи­

265

			Грулгачросщ]	Cyuua выручку в валюте улр,учет« fU5D)	Суиия ва^шок в аапюте ут)р.учета (USD)	Количество преданны* тлаарое
			Л - ювсс	26 S66-20	4 sw.aa	132.00
			отдыха	26 566,20	4 £02,fl2	132.QG
R			В - ювсс	6 4де.вз	1 370.94	519.00
			Пино Оболонь Рт«лт*ол10,5ft	f ' ' ЛА, 10	*.ез	120,00
			кзньлк Одесса Шустов 0 7л		2в, за	ео,оо
			Е&дгл f-tenHroff it&ewotwfceya особая Q.Sn	доде	1э,го	60,00
			Водки МетйгоМ МотагвУфкяуд 0.7л	1537&	14,30	Sfi со
			Ьощш 5гпи'гк)<* ВЬю 0.£л	124,84	19 ,Ъ5	50,1)0
			Вино BHvrwt Соомндех белое 0.75л	1W.56	Б,Эв	42.03
			КрРСЛЛ-КИЧВ1>|С»	S 364.93	1265,ai	41Г00
			Коньк КоитеСвль 5* 0.5л	179. СИ	16.9S	40.00
			3+г»С АяКягщк вгэНьетк Кинддограутш О./Ьл	79.14	7,06	30.00
£	Ч		С - ктасс	27 €21,30	«77,37	261.00
			Вино до /покс 0.7л	47,42	3,60	20 00
			Вино &ВГМ1 ftuftppe <ie RtrthechiW M&dut? 0.75	6В.14	1,70	15,00
			Тепевмкю SONY KV-21 LT 1 К	А «9,47	-714.9й	17,00

Lb

Для каждого из 3-х классов (А, В и С) задаются свои относительные значения в процентах, которые на­страиваются на закладке «ABC-классы». Динамический АВС-анализ можно строить за любой период по сле­дующим параметрам:

сумма выручки в валюте управленческого учета;

сумма валовой прибыли в валюте управленческого учета;

количество проданных товаров.

Использование параметра «Количество проданных товаров» имеет смысл только в том случае, если прода­ются группы однородных товаров, для которых совпадает хотя бы единица хранения складских остатков.

При построении ABC - анализа есть возможность помимо определений классов по некоторому параметру (например, «Сумма валовой прибыли») увидеть значение других параметров («Сумма продаж» и «Количество товаров»). Дополнительно можно сопоставить данные АВС-анализа с данными о стадии взаимоотношений с покупателями, если объектом АВС-анализа были выбраны покупатели.

266

Анализ стадий взаимоотношений с покупателями

Взаимоотношения с покупателями, с точки зрения объема продаж, можно классифицировать по стадиям.

Свди могут быть следующие:

Потенциальный покупатель;

Разовый покупатель;

Постоянный покупатель: о стабильные закупки (Х-класс); о нерегулярные закупки (Y-

класс);

о эпизодические закупки (Z- класс);

Потерянный покупатель.

Присвоение стадий

взаимоотношениям с покупателями зависит от:

анализа результатов взаимоотношений за некоторый период;

стадии взаимоотношений, которая была зафиксирована на начало анализируемого периода.

Стрелками на схеме показаны возможные направления переходов из одного состояния в другое.

Стадия «Потенциальный покупатель» присваивается покупателю в самом начале работы с ним, когда никакой предварительной истории взаимоотношений с ним еще не зарегистрировано.

В стадию «Разовый покупатель» можно перейти только из стадии «Потенциальный покупатель» при уг- ловии, что количество произведенных покупателем закупок за анализируемый период будет удовлетворять | заданному для этой стадии диапазону значений. Например, от 3 до 10 закупок.

Важно! Стадию «Разовый покупатель» можно миновать, если по данным финансового показателя продаж пройден порог входимости в стадию «Постоянный покупатель». Если же ни в одну из стадий перейти не удалось покупатель остается в прежнем статусе.

Фактически, анализ превышения нижнего предела количества покупок нужен для того, чтобы проанализи­ровать возможность перехода из стадии «Потенциальный покупатель» в состояние «Разовый покупатель», а анализ превышения верхнего предела - для возможности перехода из стадии «Разовый покупатель» в стадию «Постоянный покупатель».

Стадия «Постоянный покупатель» характеризуется не количеством произведенных покупок, а более сложными условиями. Для покупателей стадии «Постоянный покупатель» применяется более детальная клас­сификация по методу XYZ-анализа.

Получив статус постоянного покупателя, клиент может, оставаясь в этой стадии, переходить из класса в

класс XYZ-классификации в зависимости от значения параметра распределения. Например, если покупки по­стоянного покупателя упали до значений покупок разового покупателя, то стадия взаимоотношений может перейти в состояние Z-класса постоянного покупателя, которое по смыслу можно определить как покупатель

на стадии прекращения взаимоотношений.

В стадию «Потерянный покупатель» клиент может перейти:

либо если показатель XYZ-анализа не удовлетворяет ни одному из классов;

либо если за весь период им не было совершено ни одной покупки.

Полный набор условий перехода из одного состояния в другое приведен в описании типовой конфигурации, входящей в комплект поставки программы.

19.3.2.1 . XYZ-анализ. Описание метода

Основная идея XYZ-анализа состоит в группировании объектов анализа по мере однородности анализируе­мых параметров (по коэффициенту вариации). Таким способом можно оценить, например, надежность клиен­та, равномерность покупок, стабильность. Формула для расчета коэффициента вариации:

-X)²

1=I

^ х 100%

^х , где

X! — значение параметра по оцениваемому объекту за i-тый период,

^х — среднее значение параметра по оцениваемому объекту анализа,

п — число периодов,

Чем ниже относительный коэффициент вариации - там стабильнее параметр объекта анализа. Фактически он показывает степень отклонения значения параметра за подпериод от среднего значения этого же парамет-

267

pa за весь период в целом. Например, коэффициенты вариации 20% и 0,2% позволяют понять, что во вщй случае значения анализируемых параметров значительно меньше отличаются от среднеарифметического э® чения.

Пример распределения коэффициента вариации по группам:

0-15% - группа X;

15-50% - группа Y;

> 50% - группа Z.

Применение метода состоит из нескольких шагов:

определение объектов анализа;

определение параметров для анализа. Возможные варианты параметров в системе для этого: о сумма выручки;

о сумма валовой прибыли;

о количество продаж (определяется по количеству выписанных документов продаж); о количество проданных товаров; о интервал между продажами;

определение периода и количества периодов, по которым будет проводиться анализ. Данный параметр анализа имеет смысл, если количество анализируемых периодов больше трех, — чем больше количество периодов, тем более точными будут результаты. При этом сам период должен быть не меньше, чем гири- зонт планирования продаж.

определение коэффициента вариации для каждого объекта анализа, сортировка объектов анализа по возрастанию значения коэффициента вариации. Присвоение объектам классов согласно значениям по XYZ-классификации.

Также как и для ABC-анализа, данные XYZ-анализа можно:

Фиксировать в базе с помощью документа;

Динамически получать с помощью отчета.

Фиксирование XYZ-классификации покупателей

Определение стадий взаимоотношений с покупателями можно сохранять в информационной базе, и в даль­нейшем анализировать динамику их изменений. Но при этом XYZ-анализ нужно проводить только по одному, заранее выбранному параметру.

Значение параметра устанавливается в настройке учетной политики не чаще одного раза в месяц, и выби­рается одно из возможных значений:

сумма выручки;

сумма валовой прибыли;

количество продаж;

количество проданных товаров; .

интервалы между расходными документами.

Для установки стадии взаимоотношений предприятия с покупателями с использованием механизма XYZ- распределения используется документ «Классификация покупателей по стадиям взаимоотношений».

При проведении документа, новые стадии взаимоотношений с покупателями регистрируются в базе дан­ных на дату документа (запись в периодический регистр сведений «Стадии взаимоотношений с контрагента­ми»).

Анализ информации. На основании зарегистрированных в системе данных можно построить отчет «Ана­лиз стадий взаимоотношений с покупателями».

Динамический XYZ-анализ

Для динамического распределения объектов по методу «XYZ-анализа» в любой момент времени исполь­зуется отчет «XYZ-анализ продаж».

268

Он предназначен для динамической классификации следующих объектов:

контрагентов;

номенклатуры;

основных менеджеров покупателей.

Классификация объектов производится по классам стабильности выбранного параметра с точки зрения реа­лизации товаров и услуг предприятия по данным управленческого учета. Для каждого из 3-х классов (X, Y и Z) задаются свои значения - относительные коэффициенты вариации параметра. Считается что класс X объ­екты - это с наиболее стабильными параметрами, а класс Z - с самыми нестабильными параметрами.

Важно! Чем ниже относительный коэффициент вариации - там стабильнее параметр объекта анализа.

Пользователь может выбрать параметр для анализа из предложенного списка:

сумма выручки;

сумма валовой прибыли;

количество проданных товаров;

интервалы между расходными документами.

Документооборот подсистемы

Документ «Событие»

Документ предназначен для регистрации запланированных событий пользователем и хранения уже совер­шившихся событий.

Это могут быть запланированные телефонные звонки, поездки, отправка писем, проведение встреч и дру­гие события, требующие планирования времени.

Для каждого события можно указать:

269

Вид события. Телефонный звонок, встреча, письмо;

Направление события. Входящее или исходящее;

Вид объекта, связанного с событием. Контрагент, контактное лицо, физическое лицо;

Тему;

Суть события;

Интервал времени, отведенный на него;

Ответственного пользователя за проведение события.

Кроме того, событие можно классифицировать

по категории:

о событие запланировано, о событие завершено, о событие отменено,

по уровню важности: о ВЫСОКИЙ,

о средний, о низкий.

Такая классификация ведется пользователем вручную. На основании документа «Событие» можно вить письмо по электронной почте.

СЛГрЕ-

270

Документ «ABC-классификация покупателей»

Документ предназначен для перераспределения важностей покупателей на основании данных о продажах с

использованием механизма ABC-распределения. Параметр анализа указывается в учетной политике предпри­ятия. Для того, чтобы воспользоваться этой возможностью необходимо:

указать анализируемый период;

. определить границы вхождения параметра в классы (закладка «Параметры»);

. рассчитать соответствующий параметр и определить ABC - класс для каждого покупателя (кнопка «За­полнить»);

. записать результаты (кнопка «OK»V

В колонке «Контрагент» картинками для каждого покупателя показывается изменение важности по сравне­нию с прошлой. По кнопке «История» показывается история изменения важности текущего покупателя. Поль­зователь может удалить или добавить строки, вручную изменить предложенную важность.

Документ «Классификация покупателей по стадиям взаимоотно­шений»

Документ предназначен для перераспределения стадий взаимоотношений предприятия с покупателями, на основании данных о продажах с использованием механизма XYZ -распределения.

Стадии взаимоотношений определяются исходя из постоянства параметра с течением времени. Критерии для каждой из стадий указываются на закладке «Параметры», там же показывается параметр, который указан в учетной политике предприятия и действует на момент регистрации документа.

Пользователю необходимо указать дату окончания периода анализа, количество периодов анализа и пе- рисдичность. Параметр анализа указывается в учетной политике предприятия. При нажатии на кнопку «За­полнить», автоматически заполняется табличная часть, и присваиваются новые стадии покупателям. В колон­ке «Контрагент» картинками для каждого покупателя показывается изменение стадии по сравнению с про­шлой. По кнопке «История» показывается история изменения стадий с текущим покупателем.

271

Пользователь может удалить или добавить строки, вручную изменить предложенную стадию или XZ -мне покупателя. При проведении документа, новые стадии покупателей и класс постоянного покупателя регистри­руются в базе данных на дату документа в периодическом регистре сведений «Стадии взаимоотношений с п> купателями».

Отчетность подсистемы

Для отображения контактной информации контрагентов и контактных лиц контрагентов предназначен «Отчет о контактной информации». Также в отчете можно посмотреть контактную информацию по ф/т- ческим и юридическим лицам контрагентов. В этом же отчете можно посмотреть контактную информацию по всем организациям, входящим в состав предприятия, в том числе и для работников организаций (физических лиц). Пользователь в настройках отчета должен выбрать объект отчета из списка:

Контрагенты,

контактные лица,

пользователи,

физические лица,

организации.

В настройках отчета флажками нужно отметить виды контактной информации, которые необходимо огобра- жать, или строку - для персональных значений видов контактной информации.

Заполнение списка видов контактной информации может производиться

из справочника «Виды контактной информации» (теми, которые могут быть использованы)

или из регистра сведений «Контактная информация» (теми, которые фактически заполнены в базе дан­ных).

«Отчет по данным контрагента» показывает сводные данные, зарегистрированные для контрагента,

включая информацию о его контактных лицах.

Отчет вызывается по кнопке «Отчет» из списка контрагентов или из формы карточки контрагента.

С помощью отчета «Анализ результатов анкетирования» позволяет

проанализировать ответы на вопросы типовых анкет.

«Отчетпо событиям» строится на основе той информации, которая введена в документ «Событие». Отчет может быть сгруппирован по контрагентам или по контактным лицам.

Для каждого документа «Событие» отображаются в расшифровке его основные параметры. По кнопке «+» можно произвести расшифровку и посмотреть полную информацию о сути события.

По источникам информации можно сделать анализ, построив отчет «Анализ событий и источников информации покупателей».

Отчет «ABC-анализ покупателей». Отчет отображает важность покупателя на заданную пользователем дату, на основании данных

272

ABC - классификации покупателей. Пользователь может настраивать группировки, отборы и сортировку отче- та. Картинками показывается изменение важности покупателя по сравнению с предыдущей. В отдельной ко- лонке отображается стадия взаимоотношений предприятия с покупателем на дату отчета Отчет «Анализ стадий взаимоотношений с покупателями».

Отчет предназначен для отображения стадии взаимоотношений предприятия с покупателем на заданную пользователем дату, на основании данных классификации покупателей по стадиям взаимоотношений. Пользо- ватель может настраивать группировки, отборы и сортировку отчета. Пиктограммами показывается изменение стадии взаимоотношений с покупателем по сравнению с предыдущей. В отдельной колонке отображается важность покупателя на дату отчета.

Анализ работы менеджеров

Для оценки работы менеджеров по продажам в типовой конфигурации предусмотрена возможность прове- дения анализа взаимоотношений менеджеров с клиентами. Для этого предназначен отчет «Показатели ра- боты менеджеров».

Предусмотрены следующие критерии оценки работы менеджеров:

полнота заполнения базы данных контактной информации;

анализ изменений стадий взаимоотношений с клиентами;

коэффициент удержания покупателей;

количество событий с покупателями;

выполнение заказов покупателей;

сумма выручки;

сумма прибыли;

сумма оплат.

Анализ эффективности может быть проведен только в том случае, если клиентская база покупателей рас- пределена между менеджерами по продажам. То есть анализ будет проводиться только для тех менеджеров, которые ранее фиксировались как основные менеджеры покупателя в карточках контрагентов-покупателей.

Способы получения показателей эффективности следующие:

Показатель Способ получения

Для каждого покупателя и списка контактныхлиц покупателя анализируется уровень заполнения \ разы контактной информации. Анализируются только те записи контактной информации, вид кото- рых определен как «Общий». Показателем является отношение количества заполненных видов [контактной информации к общему количеству видов общей информации, определенной для данной] категории объектов. Детализация показателя может быть до контрагента (или контактного лица контрагента), менеджера продаж.

Полнота заполнения [Пример. Для покупателей определены следующие общие виды контактной информации: разы данных контактнойюридический адрес; информацией ;• физический адрес;

сайт;

официальный номер телефона;

[• почтовый адрес; \

схема проезда.

Всего 6видов. Допустим, заполнено только 2вида, тогда показателем будет2*100%/6=33,33% \

\(2/6=0,ЗЗ в абсолютном выражении)

Анализируется количество клиентов, которые за период отчета: {

л „ • повысили свой статус,

•Анализ изменении ста-„, _m *

ПОНИЗИЛИ СВОИ СТАТУС, тивзаимоотношений с '

• не изменили.

•п°к^упат^е.п^ями [Статус клиента фиксируется в документе «Классификация покупателей по стадиям взаимоотныие-

\НИИ».

КоэффициентудержанОтношение количества потерянных клиентов за период отчета к общему количеству клиентов на

покупателей дату начала отчета

количество событий с рбщее количество документов «Событие», зарегистрированных за период отчета (входящие, исхо- покупателями дящие).

Затрлейе ^{заказов поку}Суммы закрытия заказов покупателей, с причинами и без причин в валюте управленческого учета

Выполнимость заказов анализируется поданным взаиморасчетов и данным отгрузок. Соответст- венно в расчет берутся только те заказы покупателей, по которым ведутся взаиморасчеты, т.е. в договоре указан признак вести взаиморасчеты в разрезе заказов. Параметрами выполнения зака- 'Выполнение заказов зов являются: покупателей • общее количество таких заказов;

сумма по заказам;

сумма отгрузки по заказам;

• сумма оплаты по заказам.

С 'Общая сумма выручки по отгрузке, полученная при проведении торговых операций с клиентами

^{умма выручки} данного менеджера

"С_умма пп_ибып_и рбщая сумма прибыли, полученная при проведении торговых операций с клиентами данного ме-

^{у р} неджера

Сумма оплаты

[Общая сумма оплаты, полученная при проведении торговых операций с клиентами данного менед- жера

273

Все показатели выводятся как в относительном, так и в абсолютном выражении.

274