При проведении кассовых операций с подотчетными лицами регистрируется такая информация:

• При выдаче денег

о Увеличивается задолженность подотчетного лица перед предприятием (приход в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с подотчетными лицами»); о Уменьшается остаток денежных средств в кассе (расход в остаточном регистре накопления «Денеж­ные средства»);

• При возврате денег:

о Уменьшается задолженность подотчетного лица перед предприятием (расход в остаточном регистре накопления «Взаиморасчеты с подотчетными лицами»); о Увеличивается остаток денежных средств в кассе (приход в остаточном регистре накопления «Денеж­ные средства»).

Анализ операций так же можно выполнить с помощью отчета «Ведомость по взаиморасчетам с подотчет- ньми лицами».

2. Документ «Авансовый отчет»

Для регистрации отчета работника о подотчетных суммах предназначен документ «Авансовые отчет». Денежные средства, выданные подотчетному лицу, могут быть израсходованы:

• На закупку товаров (табличная часть «Товары»);

• Неоплату поставщикам (закладка «Оплата»);

• На прочие расходы (закладка «Прочее»).

Если подотчетным лицом у поставщика была получена возвратная тара, то такая информация отражается на закладке «Тара». По данным этой закладки тара приходуется на склад, но на взаиморасчеты с подотчетным лиирм это не влияет.

227

Документ может оформляться в любой валюте. Но от выбора валюты зависит - какие авансы подотчетному лицу этот документ «увидит», то есть сможет закрыть при проведении. Например, если валюта авансового от­чета в форме «Цены и валюта» задана USD, на закладке «Авансы» пользователь сможет указать только те «Расходные кассовые ордера», у которых в качестве валюты взаиморасчетов с подотчетным лицом указан) валюта USD.

В табличной части «Авансы» необходимо указать документы, по которым был выдан аванс подотчетно»! лицу, и суммы использованного аванса. Если аванс не выдавался, то эта табличная часть не заполняется.

Предусмотрено автоматическое заполнение табличной части теми кассовыми ордерами, по которым бэли получены подотчетником деньги, но еще не был сформирован отчет об использовании этих денег. Это дейст­вие выполняется по кнопке «Заполнить -> Заполнить по остаткам».

После окончания заполнения данных о расходе денежных средств, можно воспользоваться кнопкой «Запол­нить -> Распределить по РКО». В результате сумма затрат будет корректно распределена по списку расходных ордеров. Допустимо и ручное исправление суммы в реквизите «Израсходовано», но при проведении в «опера­тивном режиме» контролируется соответствие итоговых сумм

• по графе «Израсходовано»,

• и по всем остальным табличным частям документа.

Если первая из них будет больше второй - документ не будет проведен. Информация о закупленных подот­четным лицом товарах фиксируется в табличной части «Товары».

Переключатель в шапке документа «На склад/По ордеру» определяет порядок оформления поступления то­варов:

• Одним документом отражается и поступление товара на склад, и отражение операции в финансовом уче­те. В этом случае в документе «Авансовый отчет» выбирается вид поступления «На склад»;

• Либо сначала в оперативном учете отражается только физическое поступление товара на склад в коли­чественном измерении, а потом операция отражается в финансовом учете.

о Эта операция оформляется с помощью документа «Приходный ордер на товары» с установленным ви­дом операции «от подотчетника». о В этом случае в документе «Авансовый отчет» выбирается вид поступления «По ордеру» и указывает­ся тот приходный ордер, которым было оформлено поступление товаров от подотчетного лица.

228

Информация о получении возвратной тары подотчетным лицом фиксируется в табличной части «Тара».

Поскольку возвратная тара в управленческом учете регистрируется в разрезе контрагентов и договоров (а также сделок, если это предусмотрено условиями договора), то обязательно нужно указать данные о постав­щике.

Тара, так же как и товары, может быть оприходована по ордерной схеме. Стоимость полученной возвратной тфы не оплачивается, поэтому эта сумма не увеличивает долг предприятия перед подотчетным лицом.

Затраты подотчетного лица на оплату поставщикам фиксируются в табличной части «Оплата».

При проведении авансового отчета уменьшается сумма задолженности предприятия перед поставщиком в размере, указанном на данной закладке по каждому договору (и сделке, если взаиморасчеты ведутся в разре­зе сделок). Операция оплаты поставщику отражается в документе в двух валютах:

• Сумма в валюте взаиморасчетов с подотчетным лицом (определяется при выдаче авансов в PKQ, либо в самом документе по кнопке «Цены и валюта») указывается в реквизите «Сумма»;

• Сумма в валюте взаиморасчетов с контрагентом (определяется в договоре с контрагентом) указывается в реквизите «Сумма взаиморасчетов».

Важно! Если документ проводится в бухгалтерском и налоговом учете, то валюта взаиморасчетов с подот­четным лицом и валюта взаиморасчетов с контрагентом, определенная в договоре с ним, должны совпадать между собой и с валютой регламентированного учета.

Такие расходы подотчетного лица, как командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на бензин отражаются в табличной части «Прочее».

229