1. Концепция типового решения

Конфигурация «Управление торговлей для Украины» системы программ «1С:Предприятие 8.0» является ти­повым прикладным решением, позволяющим комплексно автоматизировать решение задач оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечив тем самым эффективное управление современным торговым предприятием. Конфигурация предназначена для автоматизации учета в организациях, занимающихся оптово-розничной торговлей. Конфигурация позволяет вести оперативный учет и управление не только торговыми, но и складскими и финансовыми операциями.

Конфигурация предоставляет информацию о состоянии управления предприятием с необходимым уровнем детализации руководителю предприятия и руководителям подразделений для обеспечения возможности при­нятия правильных управленческих решений.

Предметная область, автоматизируемая конфигурацией «Управление торговлей для Украины», может быть представлена в виде следующей схемы:

Конфигурация автоматизирует следующие направления торговой деятельности:

• управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную торговлю);

• управление поставками;

• планирование продаж и закупок;

• управление складскими запасами;

« управление заказами покупателей;

• управление денежными средствами;

• учет и анализ коммерческих затрат;

• формирование налоговых документов и отчетов;

• управление отношениями с клиентами и поставщиками;

• анализ товарооборота предприятия;

• анализ цен и управление ценовой политикой;

• • мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.

Конфигурация поддерживает оформление практически всех первичных документов торгового учета, в том числе и документов движения денежных средств. С помощью документов учитывается оперативная информа­ция при совершении хозяйственных операций. На основе этой информации производится реализация управ­ленческих функций.

Конфигурация «Управление торговлей для Украины» предназначена для учета любых видов торговых опе­раций. Благодаря гибкости и настраиваемости конфигурация способна выполнять функции учета от ведения списков объектов учета и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов.

В конфигурации ведется управленческий учет по торговому предприятию в целом. Для предприятия хол­динговой структуры документы могут оформляться от имени организаций, входящих в холдинг. Средством ре­гистрации хозяйственной операции является документ.

6

«Управление торговлей для Украины» представляет собой цельную информационную структуру, логически разделенную по подсистемам. Предусмотрена возможность скрыть от пользователя ненужные ему подробности и функциональные возможности при обеспечении доступа к общим объектам подсистем и единой нормативной системе. Конфигурация предусматривает модульное внедрение. Каждая подсистема учета предусматривает свое рабочее место (АРМ). Для пользователя каждая подсистема выглядит самодостаточной и независимой от других подсистем.

Зависимость подсистем друг от друга иерархическая. Подсистемы первого уровня можно внедрять незави­симо друг от друга, с чистого листа. Подсистемы второго уровня требуют для своего внедрения уже работаю­щих на предприятии подсистем первого уровня и так далее. Таким образом, обеспечивается возможность по­этапного внедрения конфигурации. Для облегчения понимания состава и взаимосвязи подсистем типового ре­шения можно использовать представленную ниже схему:

При этом подсистемы работают в едином информационном пространстве (информационной базе) и с точки зрения конфигурации неотделимы друг от друга. В конфигурации не предполагается решать задачи бухгал­терского и налогового учета. Предусмотрена возможность выгрузки данных на уровне первичных документов в конфигурацию, в которой ведется бухгалтерский учет. При выгрузке предусмотрена возможность отбора первичных документов в соответствии с установленной в документе организацией и соответствующим призна­ками регламентированного учета (Бухгалтерский учет и Налоговый учет).

Кратко опишем основные функциональные возможности каждой подсистемы, из которых состоит приклад­ное решение.

Управление запасами. Подсистема позволяет вводить оперативную информацию о следующих операциях с товарами:

• закупки товаров:

о закупка у поставщика:

• на территории Украины,

• по импорту,

о закупка через подотчетное лицо,

о отражение дополнительных расходов по приобретению товаров:

• в том числе таможенные расходы

• внутреннего складского учета:

о инвентаризация по складу и действия по ее результатам: оприходование излишков, списание порчи и недостач,

использование ТМЦ на хозяйственную деятельность предприятия, передача товаров между складами, формирование товарных комплектов,

корректировка учетных аналитических параметров товаров, реализации товаров, возвратных операций: о поставщику,

7

о от покупателя.

Подсистема позволяет выделить операции по учету возвратной тары, как полученной от поставщиков, так и переданной покупателям. Кроме того, можно фиксировать и контролировать лимиты возвратной тары.

В подсистеме ведется оперативный количественный учет. Информация о стоимости товаров на складах в системе хранится в разрезе партий. Партия является источником информации о документе, образовавшим партию, о контрагенте, при взаимодействии с которым образовалась партия, о договоре, по которому произ­водится взаиморасчеты, связанные с партией, цене номенклатуры и так далее. Подсистема стоимостного учета товаров:

• представляет подробную стоимостную оценку запасов товаров;

• при списании товаров предоставляет стоимостную оценку перемещаемого количества номенклатуры (LIFO, FIFO, по средней).

Возможность ведения учета стоимости партий товаров в разрезе складов позволяет получать информацию о стоимости товаров отдельно по каждому складу, что удобно использовать для целей инвентаризации и оценки стоимости товаров, закрепленной за каждым материально-ответственным лицом.

Организация складского учета с использованием товарных ордеров позволяет в различные моменты време­ни фиксировать в автоматизированной системе движения товаров в количественном измерении и отражение этих движений в суммовом выражении.

Ценообразование. Система ценообразования является набором механизмов, позволяющих выполнять:

• формирование цен товаров при продажах;

• хранение информации о ценах конкурентов и поставщиков;

• автоматическое обновление закупочных цен;

• сравнение цен предприятия и цен контрагентов;

• формирование прайс-листа с отпускными ценами;

• применение скидок и наценок при формировании документов продажи: о ручных;

о автоматических; о по дисконтным картам.

Независимо от того, о каких ценах идет речь -закупки, продажи, ценах конкурентов, плановой себестоимо­сти номенклатуры - цены связываются с объектом номенклатуры и могут быть связаны с контрагентами. Все цены хранятся с классификацией по типам цен.

Комиссионная торговля. Подсистема предназначена для автоматизации торговли товарами комитента и учета товаров, отданных на реализацию комиссионеру. Кроме того, подсистема позволяет отражать операции:

• Передачи комиссионного товара в субкомиссию;

• Переоценки комиссионных товаров, принятых или отданных;

• Инвентаризации товаров, отданных на комиссию.

Управление розничной торговлей. Подсистема предназначена для ведения оперативного учета в под­разделениях предприятия, занимающихся розничной торговлей. В подсистеме оформляется:

• поступление товаров на розничные точки предприятия,

• передача товаров между розничными точками и оптовыми складами,

• операции внутреннего товарного учета на розничных точках: о инвентаризация,

о переоценка,

о списание порчи и недостач, о оприходование излишков,

• реализация в рознице,

• возврат в розницу,

• учет розничной выручки в разрезе касс ККМ.

Подсистема позволяет автоматизировать розничные магазины, ведущие и не ведущие в течение периода оперативный количественный учет по позициям номенклатуры. Подсистема также позволяет вести учет на удаленных розничных точках.

Реализована возможность подключения торгового оборудования: сканеры, терминалы сбора данных, дис­плеи покупателя, электронные весы и др. Система позволяет производить оценку стоимостных запасов в роз­ничных ценах, сравнивать объемы и прибыльность продаж различных торговых точек, контролировать пра­вильность поступления выручки.

Управление товарными заказами. Подсистема управления* заказами содержит средства анализа заказов, призвана оказывать поддержку в принятии управленческих решений при взаимодействии с клиентами и помо­гать выявлять узкие места в обеспечении товарами для ведения торговой деятельности предприятия. Подсис­тема позволяет:

• фиксировать внешние и внутренние товарные заказы,

• гарантировать обеспечение заказов за счет резервирования: о складских остатков,

о ожидаемых поступлений,

8

• хранить историю корректировок заказов,

• закрывать невыполненные заказы и анализировать причины закрытия.

Управление денежными средствами. Подсистема управления денежными средствами выполняет две ос­новные функции:

• оперативный учет фактического движения денежных средств предприятия на расчетных счетах и кассах;

• управление намерениями по поступлению или расходованию денежных средств предприятия.

Подсистема позволяет:

• вести регистрацию документов по учету денежных средств,

• регистрировать отдельно моменты создания первичного документа и фактического движения денежных средств,

• учитывать намерения об изменении состояния денежных средств,

• связывать факты изменения состояния денежных средств с намерениями, зафиксированными ранее,

• учитывать связь подсистемы учета денежных средств с подсистемой взаиморасчетов.

Управление взаиморасчетами. Подсистема полностью удовлетворяет требованиям, предъявляемым к учету взаиморасчетов:

• фиксация момента возникновения задолженности между контрагентом и предприятием, сумм и причин возникновения задолженности,

• варианты гибких схем ведения взаиморасчетов: о по долгосрочным договорам,

о по отдельным счетам (заказам), о по разовым операциям оплаты-отгрузки,

• анализ итогового состояния задолженности на любой момент времени.

Подсистема позволяет получать данные, как о фактических взаиморасчетах по проведенным сделкам, так и прогнозную оценку состояния взаиморасчетов по планируемым сделкам.

Управление затратами. Подсистема предоставляет аналитические и оперативные данные о затратах, свя­занных с ведением торговой деятельности предприятия. Предусмотрено фиксирование:

• услуг, полученных от сторонних организаций, но не относящихся на себестоимость купленных товаров,

• затрат, связанных с подотчетными лицами, например, командировочные расходы,

• материальных (товарных) затрат на внутренние нужды или на внешние операции,

• любых прочих затрат, причем есть возможность отнести их: о на выполнение конкретных заказов,

о на подразделение предприятия, о на товар или товарную группу и т.д.

Налоговый учет. В конфигурации реализован учет следующих налогов:

• НДС:

о Регистрация налоговых документов, о Формирование реестра налоговых накладных,

о Анализ полноты и правильности входящих и исходящих налоговых документов,

• Единого налога:

о Регистрация доходов и расходов в соответствии со статьями единого налога, которые выбираются в платёжных документах, о Формирование книги доходов и расходов для единоналожников.

Управление отношениями с покупателями и поставщиками. Подсистема предназначена для опера­тивного и аналитического учета взаимоотношений с поставщиками и клиентами. Предусмотрено хранение контактной информации о клиентах, контактных лицах контрагентов, территориях. В базе хранится вся исто­рия взаимоотношений с клиентами - планируемые и фактические сделки, встречи, письма, разговоры, инди­видуальная информация и дни рождения контактных лиц.

Подсистема помогает пользователям оперативно принимать решения о дальнейших шагах во взаимоотно­шениях с клиентами. Предусмотрена возможность классификации покупателей по различным признакам. В конфигурации реализован механизм анкетирования и возможность массовой почтовой рассылки посредством электронной почты. Подсистема предоставляет информацию для анализа и оценки работы менеджеров с кли­ентами. Дает возможность планировать и контролировать рабочее время менеджеров с помощью календаря пользователя.

Подсистема решает задачи выбора оптимального поставщика товаров по заданным пользователем парамет­рам, по истории взаимоотношений с поставщиками. Помогает в создании календарного плана закупок с указа­нием ответственных, оформлении заказов поставщикам. Позволяет следить за ходом выполнения заказов по­ставщикам.

Планирование продаж и закупок. Подсистема планирования объединяет в себе два направления (виды планирования):

• планирование продаж;

• планирование закупок.

Несмотря на то, что технология планирования для этих направлений разная, различны требования и огра­ничения, сама концепция планирования, общие подходы и механизмы для них едины.

9