ЗМІСТ
ВСТУП
Розділ 1 «Технологія складання документа «ПРОТОКОЛ»……….…….……9-34
1.1. Історія створення документа ……………...……………………….…….…9-21
1.2. Технологія написання наказу……………………………………….……..22-31
Висновок до розділу 1……………………………………….………………….32-34
Розділ 2 «РОЗДІЛ 2. «Клавіатура. Історія та різновиди клавіатури»..............34-64
2.1. Історія клавіатур ПК……………………….………………………..…………34
2.2. Види клавіатур………………………………………………………...……35-48
Висновок до розділу 2………………………………………………………….…..49
Розділ 3 «Охорона праці»………………………………………………………50-69
Список літератури………………………………………………………………70-71
ВСТУП
Адміністратор повинен знати:
Постанови, розпорядження, накази, інструкції та інші нормативні документи і керівні матеріали, які стосуються організації підприємства; організацію і зміст роботи керівника; організаційну структуру управління підприємства; права і обов'язки працівників, режим їх роботи; правила та методи організації процесу обслуговування відвідувачів; правила користування технічним засобами оброблення документів, усної та писемної документаційної інформації, основи комп'ютерних інформаційних технологій; технологічні процеси оброблення інформації; стандарти систем організаційно-розпорядчої документації; ділову мову асортимент послуг, що реалізуються; основи маркетингу; принцип планування і оформлення приміщень, вітрин, організація реклами; основи естетики, етики, психології і обслуговування відвідувачів, основи галузевої економіки, економічні досягнення для успішного виконання знань і обов'язків, організації праці і управління; основи трудового законодавства; правила внутрішнього трудового розпорядку.
Повинен уміти:
1. Забезпечувати роботу з ефективного і культурного обслуговування відвідувачів. Створювати для них комфортні умови.
2. Здійснювати контроль за збереженням матеріальних цінностей.
3. Консультувати відвідувачів з питань наявних послуг.
4. Вживати заходів щодо запобігання і ліквідації конфліктних ситуацій.
5. Розглядати претензії, пов'язані з незадовільним обслуговуванням відвідувачів, і вживати відповідних організаційно-технічних заходів.
6. Здійснювати контроль за раціональним оформленням приміщень, стежити за оновленням і станом реклами у приміщеннях і на будівлі.
7. Забезпечувати чистоту і порядок у приміщеннях і на прилеглих до них територіях.
8. Контролювати додержання робітниками підприємства, установи, організації трудової і виробничої дисципліни, правил і норм охорони праці, вимог виробничої санітарії і гігієни, протипожежного захисту.
9. Інформувати керівництво підприємства, про наявні недоліки в організації обслуговування відвідувачів, вживати заходів щодо їх ліквідації, здійснювати контроль за виконанням працівниками вказівок керівництва підприємства.
Загально-професійні вимоги:
* раціонально й ефективно організовувати працю на робочому місці;
* дотримуватись норм технологічного процесу;
* не допускати браку в роботі;
* знати і виконувати вимоги нормативних актів про охорону праці і навколишнього середовища, додержуватися норм, методів і прийомів безпечного ведення робіт;
* використовувати в разі необхідності засоби попередження й усунення природних і непередбачених негативних явищ (пожежі, аварії, повені тощо);
* знати інформаційні технології.
Сфера професійного використання випускника:
- роботи, які є загальними для всіх видів економічної діяльності;
- організація сфери обслуговування відвідувачів;
- організація і контроль за раціональним використанням приміщень;
- організація і контроль за дотриманням робітниками трудової і виробничої дисципліни;
- роботи, характерні для офіс-менеджерської діяльності.
Загальна характеристика професії
Особа, що здійснює роботу з ефективного і культурного обслуговування відвідувачів. Консультує відвідувачів з питань, що стосуються послуг, які надає підприємство.
Посадові обов’язки
Здійснює роботу з обслуговування відвідувачів, створення для них комфортних умов. Забезпечує контроль за збереженням матеріальних цінностей. Консультує відвідувачів з питань, що стосуються послуг, які надаються. Вживає заходів щодо запобігання і ліквідації конфліктних ситуацій. Розглядає претензії, пов'язані з незадовільним обслуговуванням відвідувачів, проводить необхідні організаційно-технічні заходи. Здійснює контроль за відповідним оформленням приміщень, стежить за розміщенням, оновленням і станом реклами всередині приміщення і зовні будівлі. Забезпечує чистоту і порядок у приміщенні і на прилеглій до нього або будівлі території. Контролює дотримання підлеглими працівниками трудової і виробничої дисципліни, правил і норм охорони праці, вимог виробничої санітарії та гігієни. Інформує керівництво про наявні недоліки в обслуговуванні відвідувачів та заходах для їх ліквідації. Забезпечує виконання працівниками вказівок керівництва підприємства, установи, організації.
Що повинен знати:
постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи, що стосуються роботи підприємства, установи, організації;
структуру управління, права і обов'язки працівників і розпорядок роботи;
правила і методи організації обслуговування відвідувачів;
види послуг, що надаються;
основи економіки, організації праці і управління;
основи маркетингу і організації реклами;
планування і порядок оформлення полиць і вітрин;
основи естетики і соціальної психології;
законодавство про працю;
правила внутрішнього трудового розпорядку, правила і норми охорони праці.
Професійно важливі риси
Висока стресостійкість. Хороший рівень уваги (вміння тримати у полі зору багато об'єктів). Гнучкість мислення. Хороша пам'ять. Виразна мова. Вміння управляти емоціями, емоційна стійкість. Розвинені комунікативні навики (вміння викладати інформацію, переконувати тощо). Доброзичливість, гнучкість, організованість, відповідальність, самостійність.
Особливості роботи
Потрібно розуміти, що робота адміністратора - досить важка у психологічному плані. Адміністратор, наприклад, магазину, працюючи в одному колективі з продавцями, є при тому по відношенню до них контролером, який виконує розпорядження керівництва. Він особисто відповідає за будь-які проблеми, що виникають в установі. Часто робота адміністратора передбачає ненормований робочий день. Адже якщо, наприклад, у магазині вночі протече дах, сторож викличе саме його, як матеріально відповідальну особу.
Кваліфікаційні вимоги
Середня освіта без пред'явлення вимог до стажу роботи.
Оператор комп’ютерного набору
Робота оператора ЕОМ або, як частіше говорять, оператора ПК безпосередньо пов'язана з введенням різних даних в комп'ютер. Це може бути як текстова, так і графічна інформація. Оператор ПК, використовуючи спеціальні програми, вносить до бази даних персонального комп'ютера будь-яку інформацію, сортує матеріали, проводить розрахунки, складає таблиці, зведені тощо.
Професія набула актуальності зовсім недавно. До появи комп'ютерів в ній не було необхідності. Тоді вся інформація зберігалася в папках, записувалася в зошитах, а складні обчислення проводилися вченими. Зараз ніхто вже не турбує знайомих професорів для розрахунку будь-яких формул - є комп'ютери та оператори ЕОМ. ...
Головна вимога до оператора ПК - володіння сліпим десятипальцевим методом набору, а також висока швидкість набору і обізнаність з основними комп'ютерними програмами. Під час роботи оператор постійно сидить перед монітором комп'ютера, тому неминучим є дуже велике навантаження на очі.
Працює в торговельних фірмах, на складах готової продукції, в друкарнях і видавництвах, пейджингових і телефонних компаніях.
Вимоги до індивідуальних рис спеціаліста: посидючість, акуратність, грамотність, відчуття ритму і хороша координація рухів кисті руки.
Перешкоджати успішній роботі будуть повільність та неуважність.
Медичні проти покази: діяльність протипоказана людям, які страждають хворобами очей, хребта (радикуліти), нервово-психічними захворюваннями.
Допускається освоєння професії і виконання роботи за наявності короткозорості малого і середнього ступеня.
Оператор ПК повинен знати:
• правила користування комп'ютерною технікою і системами зв'язку;
• технологію опрацювання даних, інструкції, програмне забезпечення;
• послідовність виконання операцій в комп'ютерних системах (мережах);
• діловодство;
• правила орфографії і пунктуації;
• технічні вимоги до магнітних дисків, паперу, витратних матеріалів для принтера;
• основи організації праці;
• основи законодавства про працю;
• правила захисту інформації.
Оператор ПК повинен уміти:
• виконувати операції з базами даних на комп'ютері (введення, опрацювання, накопичення, систематизація і виведення інформації) відповідно до затверджених процедур і інструкцій з використанням периферійного устаткування, систем передачі (прийняття) даних;
• готувати до роботи устаткування: магнітні диски, стрічки, картки, папір;
• працювати в текстовому редакторі з введенням тексту і його редагуванням;
оперувати з файлами, записувати текст на носій інформації (диск, дискету, флешку) або друкувати;
• виконувати інші операції технологічного процесу опрацювання інформації (приймати і контролювати вхідні дані, готувати, виводити і передавати вихідні тощо);
• керувати режимами роботи периферійного устаткування згідно з робочими завданнями (підготовка текстів і графічних документів, розрахунків таблиць, переліків, списків тощо);
• своєчасно застосовувати відповідні дії у випадках появи недоліків у роботі устаткування;
• доповідати відповідальному працівнику про виявлені відхилення від встановлених норм функціонування комп'ютерного устаткування;
• здійснювати передачу (прийняття) інформації по мережах відповідно до вимог програмного забезпечення;
• постійно вдосконалювати вміння і навики роботи з клавіатурою.
На перший погляд, професія оператора ПК нескладна і не вимагає особливої підготовки. Навчився з пристойною швидкістю набирати текст на комп'ютері – ось і спеціальність. Можна пропонувати свої послуги працедавцеві. Проте ситуація на ринку праці така, що працедавці все рідше зацікавлені прийняти на роботу оператора ПК у чистому вигляді.
В усякому разі, таких вакансій набагато менше, ніж, скажімо, пропозицій секретарям, офіс-менеджерам, операторам call-центрів. До їхніх обов'язків входить робота на комп'ютері, проте це далеко не обмеження. Отже, виходить економічніше і продуктивніше прийняти на роботу не фахівця вузького профілю, який лише здатний стукати по клавішах, а багатогранного працівника, який може одразу виконувати кілька робіт.
Але навіть, коли потрібен саме оператор ПК, найчастіше обумовлюється, що в одному випадку до його обов'язків входять телефонні соцопитування і маркетингові дослідження, в іншому – підготовка щомісячних звітів, у третьому – робота з каталогами в Інтернеті, у четвертому – ведення договорів замовників і оформлення документів тощо.
А ще іноді бажано уміти працювати з оргтехнікою, знати основи бухгалтерії, ну і, звичайно ж, володіти високою швидкістю друку. Отже, про механічне внесення інформації до бази даних доводиться лише мріяти. Хоча є і такі нескладні вакансії. Вони зазвичай мало оплачувані, оскільки в таких випадках працедавці особливих вимог не висувають – готові прийняти працівника без досвіду на неповний робочий день, згідні на студентів-вечірників, пропонують гнучкий графік. Головне – стукай по клавішах з нормальною швидкістю.
За умови максимальної оплати праці до працівника ставлять підвищені вимоги. Це, окрім знання офісних програм, ще вища або неповна вища освіта, ведення документообігу, знання первинної бухгалтерії, змінний графік, ну а далі, кожен працедавець фантазує, як вміє.
Робочий день перед монітором – це досить сильне фізичне навантаження: і спина, і ноги почнуть виражати протест. А зір! Тим більше, не секрет, що далеко не у всіх компаніях дотримується правило роботи за комп'ютером – в кінці кожної години 10-хвилинна перерва з провітрюванням, квіти в приміщенні. В основному працедавці пред'являють претендентам адекватні вимоги: посидючість, акуратність, комунікабельність, уважність.
Розділ 1 «Технологія складання документу»
Історія створення документу Еволюція терміну «документ»
Документи використовуються в різних областях людської діяльності і сферах життя.
Історія документа є однією з найцікавіших тем документознавства і недостатньо вивчена. В історії документа можна виявити витоки багатьох сьогоднішніх проблем управління документацією в організації.
Серед головних характеристик процесу перетворення документа можна назвати причини виникнення та збереження форм, зміна питомої ваги, вплив нових технологій на документ і т.д.
Документи супроводжують людину з моменту виникнення писемності. Формування громадських потреб, вплив особливостей мови відбилися на становленні документа.
Основні функції документа пов'язані з процесом фіксації інформації з подальшою передачею її в часі і просторі: облік, підрахунок, команди, запис інформації з метою її збереження та розповсюдження. Реалізація даних функцій призвела до появи графічної документації (карти, креслення), медичної, бухгалтерської та інших видів документації.
Отже, документи і документація виникають у зв'язку з суспільними потребами людини і завданнями.
На жаль, до теперішнього часу не вироблено чіткого та однозначного терміна «документ».
На мою думку, рішення задачі пошуку смислового значення терміна «документ» можливе тільки на основі порівняльного аналізу різних підходів до визначення документа.
Розглянемо тлумачення поняття «документ» різними дисциплінами.
У документалістиці дано саме широке поняття документа - будь-який матеріальний носій із закріпленою інформацією будь-якою мовою і будь-яким способом.
У документознавстві документ - засіб закріплення інформації різним способом на спеціальному матеріалі про факти, події об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини.
У джерелознавстві документ - об'єкт, спеціально призначений для передачі інформації.
Якщо документознавство ставить своїм першочерговим завданням поліпшення якості документа як інструмента управління і в зв'язку з цим вивчає його функції і роль в історичному розвитку, то інші наукові дисципліни розглядають документ як носій інформації про минуле чи сучасності.
У архівознавство вживається термін «архівний документ» - документ, що зберігається в архіві (ретроспективна архівна інформація, застарілі опубліковані документи).
У правовій науці документи є засобом документування та докази правових відносин.
Історична наука визначає документ як важливе історичне джерело.
Документалістика вважає документом будь-яку фіксовану інформацію.
В галузі управління документ розглядається як засіб фіксації і передачі управлінських рішень.
Поняття «документ», «документація» в своєму розвитку зазнали істотних змін. Спочатку латинське doceo означало «вчу», «сповіщаю». Пізніше похідна форма documentum, що означає «доказ», «свідоцтво», надовго утвердилася в багатьох сферах наукової та практичної діяльності.
У російській мові поняття «документ» з'явилося в XVIII в. Петро I переклав його як «письмове свідчення», підкресливши тим самим правове значення документа. У XIX в. Виділяється новий аспект: значення документа в управлінні. Документом вважається інформація, зафіксована за формою і призначена для здійснення процесу управління. Поняття документа як письмового джерела, що має юридичну силу, збереглося і в XX ст. Однак у нормативних актах дореволюційної Росії термін «документ» майже не вживався. У практиці установ це поняття ототожнювалося з поняттями «діловий папір», «акт», «справа». Ця тенденція «ділові папери» зберігається до 20-х рр.. XX ст. Поступово термін «діловий папір» замінюється «службовим документом». У Постанові ЦВК і РНК від 7 липня 1932 року говориться про правила зберігання «службових документів». У «Тлумачному словнику російської мови» 1934 року документ називається «письмове посвідчення, що свідчить про особу пред'явника».
З вищенаведених визначень можна виділити дві складові документу:
1. інформаційну
2. правову
Інформаційний документ - документ, що зафіксував інформацію, передану у часі і на відстані.
Правовий документ - документ, слугує доказом достовірності інформації та надає одну з форм вираження права.
У «Короткому словнику архівної термінології» у визначенні «документ» закладено поняття про інформацію як об'єкт опису: «Документ - результат відображення фактів, подій, предметів, явищ об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини у вигляді листа, графіки, малюнка, фотографії, звукозапису або іншим способом на спеціальному матеріалі (папірусі, пергаменті, папері, фотоплівці тощо) ». Хоча терміни «інформація» і «носій» в цьому визначенні відсутні, але вони розкриваються в дефініції через їх характеристики.
ГОСТ 16487-70 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення »(М., 1971) вносить зміни в термін« документ »:« документ - засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини ». У цьому визначенні дано розгорнуте поняття інформації:
1. Документ є результатом свідомої людської діяльності. Закріплення інформації виконується при прямій участі людини у створенні документа, або при непрямій участі, коли інформація закріплюється технічними засобами, створеними людиною.
Інформація, закріплена свідомо, не може бути виражена без слів або будь-яких знаків і символів, тому що вона є уявним відображенням дійсності.
У «Словнику сучасної архівної термінології соціалістичних країн» внесено корективи в попереднє визначення терміна «документ»: «Документ - результат закріплення інформації про предмети об'єктивної діяльності і про розумову діяльність людини за допомогою листа, графіки, фотографії, звукозапису або іншим способом на будь-якому носії». У даному визначенні поняття «інформації» як несе основну, смислове навантаження, залишилося в логіко-семантичного зв'язку в складі словосполучення «результат закріплення інформації». Поняття «носій», на якому закріплена інформація, надає дефініції закінчений вигляд.
На початку 70-х років в архівознавство вводиться поняття «документна інформація», яке найбільш точно відображає всі види документної інформації, у тому числі й архівної: «під документною інформацією слід розуміти соціальну (тобто на рівні людського мислення створювану) інформацію, або перероблені на цьому рівні (можуть бути переробленими) види і форми біологічної інформації, інформації неживої і штучної природи - зафіксовані на матеріальних носіях з метою переробки та зберігання ».
Таким чином, в ході аналізу визначення «документ», можна виділити три основні підходи до даного терміну:
1. документ - матеріальний об'єкт
2. документ - носій інформації
3. документ - документована інформація.
З точки зору документознавства позначення «документа» вважається матеріальний об'єкт із зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозапису або зображення, призначеного для передачі в часі і просторі з метою збереження і громадського використання. Такий підхід до документа описав Поль Отле в «Трактаті про документацію». У СРСР прихильниками даного терміну стали фахівці з інформатики, які в 60-і роки дали ряд дефініцій документа. У даному випадку мова йде про інформаційні процеси, про передачу інформації від одного суб'єкта іншому. Вперше в короткому словнику архівної термінології та ГОСТі 16487-70, в понятті «документ» позначена заміна словосполучення «матеріальний об'єкт» на «матеріальний носій», «носій», «спеціальний матеріал». Останнім часом у визначенні документа відбувається перенесення смислового навантаження з матеріальною складовою на інформаційну. Законодавчим шляхом введено в практику поняття «документована інформація (документ)». «В результаті документування відбувається як би матеріалізація і матеріалізація відомостей. Інформація «закріплюється» на матеріальному носії або навіть «прив'язується» до нього і тим самим, відокремлюється від творця інформації ... документована інформація ... є об'єкт матеріал, а це дає підставу при певних умовах відносити її до категорії речей і поширювати на неї інститут права речової власності ».
Таким чином, основу поняття «документ» складають три основні компоненти:
- інформація
- Матеріальний носій інформації
- Фіксація інформації з можливістю її ідентифікації через реквізити.
Можливість поняття «ідентифікації» зафіксованої інформації відрізняє документ від інших носіїв інформації, є особливо важливим з точки зору його застосування в управлінні та архівній справі
Таким чином, в результаті еволюції, поняття документа приходить до його сучасному, закріпленому в ГОСТ Р 51141-98 офіційного тлумачення: «документована інформація (документ) - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати».