2.8 Организация работы ис
Описание организации работы процесса управления заказами начинается с обращения клиента в организацию.
До введения ИС в организацию, три менеджера по рекламе работали с клиентами, нарабатывали клиентскую базу и обрабатывали заказы, заключая договор. Непосредственно общаясь с клиентами лично, либо по телефону или с помощью электронной почты (Рис. 4).
Рис. 4 «Взаимодействие клиента с менеджером»
Данный договор подписывался исполнительным директором, от которого шел приказ, на исполнение главному редактору в творческом отделе. Затем договор учитывается бухгалтером для осуществления его деятельности, учета. Деятельность менеджеров контролируется начальником отдела продаж, также сопоставляя количество заключенных договоров и данные бухгалтера, производя анализ продаж организации.
Клиентская база менеджеров формируется лишь по отдельным записям каждого менеджера. Учет заказов производится только по бумажной документации (договор), и по расчетной деятельности бухгалтера ведущий расчеты в электронных таблицах.
После введения ИС менеджеры так же общаются с клиентами по телефону, факсимильной связью, лично и по электронной почте. Но теперь сменится программа контроля и работы с электронной почтой - Mozilla Thunderbird. Главная причина это переход на частичное бесплатное программное обеспечение, а также программа обладает удобным и легким интерфейсом что не усложнит работу менеджера.
После менеджер фиксирует заказ помимо договора, с помощью программы WinService Pro. С помощью этой программы оформляется электронная квитанция (возможна распечатка) с указанием наименования услуги, стоимости, срока договора. Так же возможно данную квитанцию отправить на другие компьютеры организации (а именно компьютер главного редактора и бухгалтера) посредством организованной локальной сети с типологией «звезда». После чего заказ переходит в стадию исполнения под руководством главного редактора.
Затем менеджер заносит данные о клиенте, договоре, заказе в базу данных. С помощью базы данных менеджер ведет учет клиентов, заказов, составляет отчеты о невыполненных заказах. К этим ресурсам имеют доступ и другие сотрудники. Например, отчет о невыполненных заказах необходим для главного редактора для организации своей деятельности и творческого отдела, а отчет о выполненных заказах может бухгалтеру в его деятельности. Также доступ к базе данных необходим для начальника отдела продаж для контроля за деятельность менеджеров(рис. 5).
Рис. 5 «Процесс распространения информации о заказе»
Для самих же менеджеров работа с данными о клиенте: последнее обращение, размер заказа, количество заказов – для выделения более прибыльных клиентов и отслеживания их активности. Что позволит менеджеру выделить различные группы клиентов для его рациональной работы.
2.9 Расчет экономической эффективности
Для расчёта экономической эффективности ИС необходимо рассчитать стоимость разработки ИС, за тем сравнить затраты данного предприятия до внедрения автоматизированной информационной системы и после ее внедрения.
В себестоимость разработки ИС включаются следующие виды затрат:
Затраты на рекомендуемое техническое обеспечение.
Затраты на приобретение соответствующего программного обеспечения.
Затраты на электроэнергию за 1 год:
Рабочий день = 8 ч/6 дней в неделю
Стоимость 1квт = 2.64 руб.
ЭВМ = 0.3квт/час = 0.3 кВт*8 ч*2.64 руб. = 6.34 руб./сутки
Затрата на электроэнергию в год = 6,34 руб.*280 дней = 1774 руб.
Основная заработная плата работников:
Месячная з/п работника составляет = 12000 руб/мес.
Общая выплата з/п трем работникам: 12000*3= 36000 руб/мес.
Годовая выплата з/п трем работникам: 36000*12=432000 руб/мес.
Затраты на рекомендуемое техническое обеспечение:
Установка локальной сети в организации топологии «звезда»:
Увеличение оперативной памяти центрального компьютера в сети - DDR3 4096MBx2 PC12800 1600MHz Kingston HyperX. (1590руб.)
Коммутатор D-Link DGS-1016D (Цена 3 557 руб.)
кабель для соединения рабочих станций сети, понадобится около 40 метров. 1 метр = 15 руб. итого: 40*15= 600 руб.
Итого затраты на техническое обеспечение: 1590+3557+600=5747 руб.
Затраты на программное обеспечение:
Windows 2008 Standard Edition Svr Std 2008 R2 w/SP1 x64 Russian 1pk DSP OEI DVD 1-4CPU 5 Clt P73-05121
Microsoft Windows Server 2008 — это операционная система Windows Server нового поколения, которая помогает ИТ-специалистам полностью контролировать инфраструктуру, обеспечивая беспрецедентную доступность и управляемость, что позволяет достичь более высокого, чем когда-либо, уровня безопасности, надежности и устойчивости серверной среды. Цена – 24 378 руб.
WinService Pro 2.7 – стоимость данного продукта составит 1500 руб.
Итого затраты на программное обеспечение составит: 24 378 +1500= 25 878 руб.
Общая стоимость разработки и работы в течение года: затраты на электроэнергию в год + затраты на техническое обеспечение +затраты на программное обеспечение = 32 899 руб.
Оптимизация работы:
Время, затраченное на выполнение задачи без использования ИС:
Среднестатистический показатель времени оформления заказа вручную тремя диспетчерами, рассчитанный за один месяц работы, равен 30 минутам (t1).
Время, затраченное на выполнение задачи после внедрения ИС в тестовом режиме: Второй показатель времени составил 15 минут (t2), среднестатистическое время выполнения заказа, рассчитанное при оформлении одних и тех же заявок, в течение одного месяца.
Расчёт оптимизации затрат времени на выполнение поставленной задачи равен:
t1 – t2 = 30 – 15 = 15 мин. экономии.
Исходя из вышеперечисленных расчётов ИС «управление заказами» оптимизировала работу менеджеров на 50%, следовательно, с работой справится и два менеджера.
Расчёт срока окупаемости программы:
Так как заработная плата двух работников с использованием информационной системы составит 26000 рублей в месяц, вместо работы трех работников с общей заработной платой 36000 рублей в месяц, то окупаемость АИС, стоимостью 32 899 руб. составит около 3-4 месяцев.