Заключение

Каждому современному руководителю необходимо изучение и понимание сущности, состава и содержания, освоение форм и методов представления, позиционирования, сосредоточения и практического применения административных составляющих менеджмента организации.

Как область знаний административный менеджмент представляет для изучения широкое разнообразие не только административных рыночных ресурсов, рычагов, методов и т. д., но и других основ руководства организацией, её структурными подразделениями и персоналом.

Как самостоятельная дисциплина профессиональной подготовки административный менеджмент даёт обоснование, описание и направление действий руководителей в организации.

Административный менеджмент как тип управления характеризуется главным образом приоритетами организационных средств и методов управления. При этом в управлении главное внимание сосредоточено на распределении и поддержании ответственности, построении жёсткой системы контроля, обеспечении предельной чёткости распределения функций и полномочий, составлении графиков взаимодействий, представления, выполнения и пр.

С точки зрения практического аспекта данной дисциплины административный менеджмент представляет прикладные административные разработки и процедуры, предметно описывающие состав, содержание и последовательность предусмотренных действий специалистов и исполнителей в организации в современных условиях.

В данном учебном пособии обобщен и проанализирован имеющийся опыт административного управления, раскрыты основные теоретические аспекты данной дисциплины, знание которых в современных условиях просто необходимо для будущих и уже осуществляющих деятельность в различных организациях специалистов.

Изучение основ администрирования в организации также необходимо для продолжения развития специалистов разного уровня в процессе специальной подготовки и профессиональной деятельности.

Словарь основных терминов и понятий

 Автократический стиль  – стиль единоначального руководства, опирающийся на систему строгого и безусловного подчинения менеджеру.

Автоматическое исполнение – безусловное исполнение процедуры, функций, действия по ранее установленному или установившемуся порядку.

Авторитарный стиль – стиль руководства и исполнения, опирающийся на исключительный авторитет и власть сильного лидера.

Авторитет – уровень общественного признания определенного статуса и соответствующего отношения к организации или личности.

Агент – юридическое или физическое лицо, действующее на основе соглашения о представлении интересов уполномочивающего.

Административный контроль – контроль соответствия реальных полномочий руководителя (исполнителя) с полномочиями, зафиксированными в документах, регламентирующих деятельность организаций.

Административный ресурс – ресурс достижения различных целей должностного лица за счет официально предоставленных полномочий.

Администрация – подразделение, комплексно обеспечивающее процессы функционирования и управления в организации.

Администрирование – организация действий персонала на основе формализации, строгой регламентации и жесткого стимулирования.

Аккредитация – официальная регистрация участника, обеспечивающая доступ к информации, мероприятиям, взаимодействию.

Акт – 1) документ, официально подтверждающий результаты проверки, соглашения, заверяемый участвующими сторонами; 2) целенаправленное, значительное, единичное, официально или публично выделяемое действие.

Активная система – система, в которой каждый из ее элементов обладает определенной свободой.

Альтернатива – один из возможных вариантов решения проблемы.

Аппаратные полномочия – полномочия работников административного аппарата (штаба): рекомендательные, обязательного согласования, функциональные, параллельные.

Апелляция – аргументированное обращение с предложением о пересмотре принятого решения.

Арбитражный метод – метод достижения соглашения противоборствующих сторон, основанный на поиске условий примирения.

Архив – подразделение, систематизирующее в организации накопление, хранение и предоставление информации.

Бюрократизация – целенаправленная ориентация на создание дополнительных органов, выделение полномочий, дискретизацию процессов.

Бюрократический стиль – стиль руководства и управления, опирающийся на методы формализации прав, полномочий, ответственности, действий.

Вероятностное решение – решение, принятое в условиях риска или неопределенности, результатом которого являются несколько вероятных событий.

Вертикальные коммуникации – обмены информацией между уровнями иерархии.

Власть – исчерпывающий комплекс полномочий подчинения, обеспеченных ресурсами контроля, исполнения и оценки.

Внутрифирменная информационная система – совокупность информационных потоков, обслуживающих потребности организационных центров принятия решений. Состоит из технических средств обработки информации, каналов связи и информации, зафиксированной на определенных носителях.

Выписка – официальный документ, отражающий учетные записи по состоянию объекта на определенный момент времени.

Горизонтальные коммуникации – информационные обмены между подразделениями одного уровня иерархии.

Декларация – публичное объявление, ознакомление, информирование о принципиальных составляющих решений, намерений.

Делегирование – передача задач и полномочий определенному лицу, принимающему на себя обязательство их выполнения.

Детерминированное решение – решение, принятое в условиях определенности, результатом которого является единственное событие, вероятность наступ­ления которого близка к единице.

Децентрализация – официальное перераспределение функций, предоставление самостоятельности нижестоящим подразделениям.

Директор – должностное лицо, возглавляющее организацию или ее самостоятельное структурное подразделение.

Дирекция – высший исполнительный орган структуры, обеспечивающий руководство и управление организацией.

Документирование – официальное отражение состояния, положения и намерений организации в документальных формах.

Документооборот – система обеспечения регистрируемого получения и контролируемого движения документов в организации.

Должность – единичное персональное подразделение структуры, закрепляющее конкретный комплекс полномочий работника.

Допуск – оформление ограничения, определения, осуществления режима участия, получения информации, взаимодействия.

Доступ – форма организации и обеспечения возможности использования ресурсов организации.

Единоначалие – принцип, обеспечивающий подчинение каждого сотрудника исключительно одному руководителю.

Задача – самостоятельная, обособленно выделяемая, ресурсно обусловливаемая цель функционирования организации.

Звено – последовательно обособляемая часть организации, определяемая установленными составом связями.

Иерархия – целенаправленно устанавливаемая последовательность соподчиненности организаций и их составляющих.

Инспектирование – оперативное организационно-методическое обеспечение исполнения определенной программы действий.

Инструктирование – способ развернутого, адаптированного информационно-методического обеспечения функционирования работника.

Инструкция – развёрнутое, адаптированное информационно-мето­ди­ческое обеспечение функционирования работника.

Интеграция – процесс объединения усилий всех подразделений организации для достижения ее целей и задач. Интеграция рассматривается как структурная, кадровая и культурная проблема, реализуемая на общей информационной основе.

Интегрированная компьютерная система – унифицированный информационный поток, объединяющий на основе компьютерной техники функции управления и области деятельности организации.

Информационная технология – комплекс методов и технических средств получения, хранения, преобразования и использования информации.

Информационное обеспечение менеджмента – создание эффективной системы сбора, обработки, хранения и передачи информации.

Кадры управления (управленческий персонал) – работники, выполняющие функции управления, в том числе менеджмента и маркетинга (часть человеческих ресурсов) в вертикальной иерархии.

Канцелярия – подразделение администрации, обеспечивающее документооборот и делопроизводство в организации.

Категория – формально закрепляемый, градируемый уровень соответствия установленным требованиям.

Квалификация – уровень практического овладения работником совокупностью профессиональных знаний и навыков.

Квота – количественное ограничение предоставляемых прав, ресурсов или возможностей.

Коллегиальный стиль – стиль руководства и управления, опирающийся на обязательность обсуждения вариантов решений.

Коммуникационный процесс – последовательность взаимосвязанных этапов, необходимых для осуществления информационного обмена: формулирование идеи, кодирование информации, выбор канала связи и передачи сообщения, декодирование сообщения, формирование ответа и передача его отправителю.

Компетенция – право осуществления функций, обеспеченное профессиональными знаниями и навыками субъекта.

Контроллинг – совокупность всех форм контрольной деятельности, призванной объективно и качественно проанализировать и оценить работу организации для ее развития или совершенствования исходя из поставленных целей.

Контроль – управленческая функция по систематическому наблюдению за всеми сторонами деятельности объекта управления с целью выявления отклоне­ний, возникших в ходе процесса производства и управления.

Контроль исполнения – соотносительное сравнение показателей фактического состояния организации с запланированными.

Конфликт – столкновение людей или социальных групп с противоречивыми интересами.

Координация – обеспечение целенаправленного взаимодействия, согласование участия организаций в общем процессе.

Критерий выбора – показатель, на основе которого производится сравнение альтернатив и выбор оптимального решения.

Лидерство – способность выдвигать цели для организации (группы) и эф­фективно использовать все имеющиеся источники власти для их реализации; один из механизмов интеграции групповой деятельности.

Методы исследования – методы управления, преимущественно предназначенные для сбора и обобщения информации о текущем состоянии внешней и внутренней среды организации.

Назначение – 1) функциональное указание на целенаправленное применение организации и ее составляющих; 2) фактическое оформление решения о занятии конкретной должности определенным работником.

Норма – установленный уровень применения и использования ресурсов.

Норма управляемости – количество работников, непосредственно подчиненных одному руководителю.

Обратная связь – реакция получателя на принятое сообщение, доведенная до отправителя; средство повышения эффективности процесса коммуникации.

Обращение – 1) адресное информирование с целью привлечения внимания, активизации действий, организации взаимодействия; 2) обеспечение выпуска, регистрации, движения, получения, хранения документов или иных объектов.

Объявление – публичное доведение до сведения заинтересованных лиц информации.

Обязательное согласование – разновидность аппаратных полномочий, означающая для руководителя необходимость обсуждать и согласовывать с наделенными такими полномочиями подразделениями или работниками административного аппарата проекты принимаемых им решений.

Обязанность – закрепляемое за должностью или персоналией исполнение определенной функции.

Обязательство – принимаемое субъектом к исполнению положение устава, договора, контракта, соглашения.

Операция – профессионально выполняемая последовательность целенаправленно осуществляемых действий.

Опровержение – декларация несоответствия предоставленной информации фактическому состоянию организации.

Орган – подразделение организации, обладающее правом самостоятельного осуществления законченных функций.

Оптимальное решение – альтернатива, позволяющая максимизировать (минимизировать) некоторый заранее определенный показатель (критерий выбора).

Организация (как функция управления) – управленческая функция, посредством которой субсчет управления и объект управления приспосабливаются для решения задач, сформулированных на этапе планирования.

Организационная структура управления – совокупность соединенных между собой связями элементов объекта и органа управления. Отражает строение системы управления, содержанием которой являются функции управления – вертикальное и горизонтальное соотношение уровней управления, а также количество и взаимосвязь структурных подразделений в пределах каждого уровня. Различают линейную, функциональную, линейно-функциональную, матричную и матрично-штатную организационные структуры иерархических вертикальных, а также горизонтальных связей.

Организация (в менеджменте) – процесс взаимодействий людей как юридических лиц, направленный на достижение четко поставленной цели. Opганизация появляется тогда, когда поставленная цель превосходит возможности отдельно взятого человека. Организация в менеджменте – интегрированная система, в которой все элементы объединены общей деятельностью (регламентом, контрактацией) постоянно или временно.

Ответственность – обязательство менеджера или клиента выполнять задачи, присущие занимаемой им должности или закрепленные в контракте, и отвечать за результаты своей  деятельности.

Отказ – официальное заявление, резолюция о непринятии сделанных предложений, выставленных требований.

Откладывание – перенос сроков, порядка, последовательности проведения мероприятий.

Отклонение – резолюция, выражающая несогласие с содержанием предложенного варианта решения, программы, инициативы.

Отмена – согласованное исключение исполнения ранее действовавших положений или договоренностей.

Отправитель – лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой им информации.

Отстранение – фактическое исполнение решения о недопущении выполнения должностных обязанностей.

Отчет – документальное отражение информации, анализа и результатов выполнения обязанностей.

Оформление – документальное отражение, заверение и представление организации.

Параллельные полномочия – разновидность аппаратных полномочии, означающая право отменять решения линейного руководителя (право вето).

Пассивная система – жесткая система вертикального иерархического управления.

Пересмотр – официальное изменение содержания положения или документа на основании его анализа и оценки.

Планирование – процесс, включающий в себя разработку основных направлений деятельности и развития организации, определение потребности в ресурсах и средствах, необходимых для реализации указанных направлений, а также выбор методов и способов осуществления намеченных мероприятий.

Подведомственность – подчинение организации, определенного вида ее деятельности конкретному ведомству.

Подразделение – структурно обособляемая, функционально идентифицируемая составляющая организации.

Полномочия – свод должностных прав по исполнению закрепленных профессиональных обязанностей и несения ответственности.

Положение – выделяемая существенная часть организации, материала, документа.

Поручение – персонально ориентированное воздействие, определяющее конкретные задачи подчиненного.

Порядок – эволюционно складывающееся или целенаправленно устанавливаемое соотношение составляющих организации.

Постановление – оформление результата работы коллегиального органа о принципах и формах решения рассматриваемой проблемы.

Последовательность – очередность определенных действий в соответствии с установленным порядком.

Правила – устанавливаемые в организации, ожидаемые в выполнении, контролируемые положения функционирования.

Правление – 1) высший представительный орган структуры организации, осуществляющий общее управление; 2) деятельность руководства организации по осуществлению властных полномочий.

Предложение – инициативно сформулированный подход, принцип, план, программа, ориентация и другие формы решения проблемы.

Предписание – официально оформленное требование устранения отмеченных позиций, положений, состояний.

Представление – 1) официальное объявление, ознакомление, предложение кандидатуры, программы, инициативы; 2) формируемое, развиваемое, используемое комплексное отражение состояния организации.

Прецедент – первый практический пример разработки и реализации инновационной организации, принимаемый за основу.

Приведение – изменение формы представления, адаптация материала в соответствии с устанавливаемыми требованиями.

Привлечение – инициирование участия субъектов и использования ресурсов в организации.

Приказ – официальное, субъектно закрепленное организационное воздействие, обладающее юридической силой.

Приложение – материалы, подтверждающие, раскрывающие, дополняющие сформированное представление.

Приостановка – временное ограничение, прекращение действия организации или ее составляющей.

Проблема – расхождение между желаемым и реальным состоянием управляемого объекта, набор нерешенных вопросов.

Проектирование организационных структур – формирование количества уровней управления и структурных подразделений, расчет численности аппарата управления одним из имеющихся в арсенале проектировщика методов, а также формирование сетей горизонтальных отношений с клиентами рынка. К методам проектирования можно отнести: метод структуризации целей, метод структуризации задач, метод организационного моделирования и др.

Пролонгация – продление действия срочного соглашения без изменения содержания ранее действовавших условий.

Протокол – 1) официальная, документально оформляемая регистрация содержания и результатов проведения мероприятий; 2) свод утвержденных правил организации и проведения встреч, переговоров, мероприятий.

Процедура – формализованное представление логически обусловленной последовательности проведения процесса.

Процесс принятия решений – последовательность действий субъекта  управ­ления, направленная на разрешение проблем организации и заключающаяся в анализе ситуации, генерации альтернатив, принятии решения и организации его выполнения.

Публикация – официальное, как правило, печатное сообщение, оглашение, обнародование решения, информации.

Разъяснение – дополнительное адаптированное толкование содержания того или иного положения.

Распорядительные методы управления – методы управления, применение которых направлено на внутриорганизационное обеспечение выполнения всех необходимых функций управления.

Распоряжение – развернутая форма содержательного воздействия, обязывающая подчиненного выполнить предложенное.

Распорядок – построение порядка проведения мероприятия, функционирования объекта.

Рассмотрение – процедура анализа и оценки содержания материалов и предложений.

Ревизия – официальная, независимая, документальная проверка соблюдения правил и положений.

Регистрация – официальное, формализованное фиксирование допуска, участия, достижения.

Регламент – правила для соблюдения жестких границ, рамок, пределов, квот.

Регулирование – система управленческих отношений, обеспечивающих поддержание или изменение социально-экономических явлений и их связей.

Режим – пространственное, временное, содержательное и прочее ограничение функционирования.

Резюме – последовательное перечисление мест, должностей, видов работы, обучения и подготовки кандидата.

Реквизит – официально закрепляемые признаки идентификации организации.

Рекламация – оформленная претензия к качеству исполнения работ, услуг, продукции.

Рекомендательные полномочия – разновидность аппаратных полномочий, означающая право давать линейному руководителю советы и рекомендации, следовать которым он, однако, не обязан.

Рекомендация – содержательное предложение по способу решения проблемы.

Ротация – перестановка сотрудников с целью совершенствования функционирования.

Руководство – функция управления, состоящая в принятии решений, раз­работке целей и стратегии управления, координации всех уровней организации, общем контроле и подборе кадров.

Санкционирование – предоставление разрешения на исполнение ответственного действия, наложения взыскания.

Сектор – подразделение структуры организации, специализирующееся на осуществлении ряда обеспечивающих функций.

Сертификация – оформление документа, предоставляющего организации определенные им права.

Скалярная цепь – иерархия уровней руководства в организации, сформированная делегированием линейных полномочий.

Совет – коллегиальный орган, вырабатывающий содержание решений и рекомендаций.

Согласование – получение согласия на организацию и проведение конкретных действий.

Соглашение – достижение совместного решения сторон в результате переговоров.

Сообщение – информация, закодированная с помощью соответствующих символов и имеющая определенную форму.

Стандартизация – приведение характеристик организации к специально устанавливаемым параметрам.

Статус – официально или неформально признаваемое положение, предоставляющее определенные возможности.

Статут – формализованное детальное описание состояния, вида, формы, строения и представления организации.

Стенограмма – дословная регистрация содержания проведения мероприятия системой специальных знаков.

Стиль руководства (или менеджмента) – совокупность методов и приемов, которые использует руководитель (или менеджер).

Структура – отражение внутреннего строения организации конструкцией элементов и связей.

Субординация – правила осуществления официальных должностных взаимоотношений сотрудников.

Табель – документ, регистрирующий фактическое исполнение сотрудниками подразделения графика работы.

Технология управления – это приемы, способы и порядок осуществления управленческой деятельности.

Требование – 1) строгое, адресное обращение, обеспечивающее безусловное исполнение необходимых действий; 2) документ, обеспечивающий оформление, получение, использование ресурсов.

Уведомление – официальное документальное сообщение, информирование, подтверждение.

Указание – обращение внимания на недостаток организации с целью его устранения.

Управленческое решение – выбор альтернативы, осуществленный руководителем в рамках его должностных полномочий и направленный на достижение целей организации.

Устав – свод правил, положений, определяющих построение и деятельность какой-либо организации, права и обязанности её членов.

Утверждение – официальное оформление уполномоченным субъектом вступления в действие конкретного решения.

Форма – соотношение строго определенных составляющих.

Формализация – представление организации процесса или системы соотношением строгого определенных составляющих.

Функциональные полномочия – разновидность аппаратных полномочий, означающая право самостоятельного принятия решений в рамках определенной функции.

Функция управления – обособленный однородный вид деятельности, направленной на достижение целей функционирования организации.

Характеристика – систематизированное описание официальных данных и отличительных особенностей организации, личности.

Централизация – сосредоточение прав, обязанностей, ответственности, функций в едином вышестоящем органе.

Штаб – орган централизации полномочий оперативного управления организацией.

Эффективность управления – отношение совокупного результата управленческой деятельности к стоимости ресурсов, затраченных на его достижение.

Юрисдикция – полномочия контроля, правовая и административная подведомственность оценки организаций и процедур.