10. Модернизация и развитие администрирования в организации
10.1. Понятие и основные направления совершенствования администрирования
10.2. Модернизация администрирования в организации
10.3. Основные направления и перспективы развития административного менеджмента
10.1. Понятие и основные направления совершенствования администрирования
Совершенствование администрирования в организации предполагает его реорганизацию и реформирование. С точки зрения процессного подхода совершенствование администрирования производится в несколько этапов.
1. Преобразование структур и процедур функционирования организации, которое обеспечивается проектированием.
Проектирование – это разработка комплекса взаимодействия составляющих формирования и функционирования организации [25]. (Оно базируется на применении различных иерархических, кооперационных, процедурных, ротационных рычагов и инструментов (например, структурный анализ, организационный реинжиниринг, объектное и процессное моделирование, построение модели административного сопровождения функционирования организации, моделирование взаимодействия в организации и пр.)
2. Выделение и исследование условий, ресурсов и возможностей формирования и модернизации администрирования на основе предложенного проекта преобразования структур и процедур функционирования организации.
3. Формирование новой модели административного сопровождения функционирования организации.
В настоящее время интенсивное инновационное развитие рыночных коммуникаций обусловило формирование принципиально новых моделей административного сопровождения функционирования организации, а именно:
– одноуровневые (горизонтальные) модели ориентированы на организации малого бизнеса; в их основе лежит последовательное выделение и закрепление определенных функций за самостоятельными, специально созданными подразделениями, т. е. осуществляется последовательная передача ведущих полномочий подразделениям, выполняющим ключевые задачи на конкретном этапе. Такие модели максимально быстро и адекватно адаптируются к реальным рыночным условиям;
– бесструктурные модели ориентированы на предприятия, осуществляющие деятельность в сфере малого бизнеса и индивидуального предпринимательства; применение данной модели позволяет реализовывать принципиально новые административные форматы сопровождения всего разнообразия современных процессов руководства и управления; дает организациям возможность более свободной, быстрой, полной и точной адаптации к реальным рыночным условиям.
4. Реализация проекта и внедрение модели административного сопровождения функционирования организации.
В настоящее время разработка, применение и совершенствование административных преобразований в организации подробно рассматриваются такими инновационными дисциплинами профессионального образования, как контроллинг, реинжиниринг, управление организационными изменениями. Кратко раскроем содержание этих инновационных направлений.
В управлении современной организации концепция контроллинга занимает особое место, объединяя в единое целое исследования в области организации, планирования, учёта, контроля, информационного, методического обеспечения процесса управления и их практическую реализацию. Кроме того, контроллинг обеспечивает методическую и инструментальную базу для оценки ситуации для принятия управленческих решений. Основная задача контроллинга заключается в информационном обеспечении, ориентированном на конкретный результат [12].
Контроллинг направлен, прежде всего, на поддержку процессов принятия решений. Он должен обеспечить адаптацию традиционной системы учета на предприятии к информационным потребностям должностных лиц, принимающих решения, т. е. в функции контроллинга входит создание, обработка, проверка и представление системной управленческой информации. Контроллинг также поддерживает и координирует процессы планирования, обеспечения информацией, контроля и адаптации.
Конкретизация функций и задач контроллинга индивидуальна для каждого предприятия и зависит от специализации, типа производства и других факторов.
Построение системы контроллинга – это формирование набора формализованных процедур, обеспечивающих менеджмент всех уровней информацией, полученной как из внутренних, так и из внешних источников, для принятия своевременных и эффективных решений.
Основными компонентами концепции контроллинга являются:
1) ориентация на эффективную работу организации в относительно долговременной перспективе;
2) создание информационной системы, адекватной задачам целевого управления;
3) разбиение задач контроллинга на циклы, что обеспечивает итеративность планирования, контроля исполнения и принятия корректирующих решений.
Организационно-экономический механизм контроллинга в сфере управления предприятием представлен на рис. 10.1.
Реинжиниринг – это совокупность приемов и методов, которые организация использует для проектирования бизнеса в соответствии со своими установленными целями [37].
Реинжиниринг – это последовательное перепроектирование деловых процессов для достижения резких, скачкообразных улучшений главных современных показателей деятельности организации (стоимость, качество, сервис и темпы развития).
Рис. 10.1. Организационно-экономический механизм контроллинга в сфере управления
Проект реинжиниринга бизнеса обычно включает четыре этапа:
1) разработку образа-видения будущей компании (строится план развития бизнеса с целью достижения стратегических целей);
2) анализ существующего бизнеса (проводится исследование организации и составляются схемы её работы в настоящий момент);
3) разработку нового бизнеса (создаются новые и (или) изменяются прежние процессы и поддерживающая их информационная система, тестируются новые процессы);
4) внедрение проекта нового бизнеса.
Важно то, что перечисленные этапы выполняются не последовательно, а частично параллельно, причём некоторые из них повторяются.
Особо следует отметить роль информационных технологий в реинжиниринге, так как перепроектирование деловых процессов становится возможным, как правило, благодаря этим технологиям.
Реинжиниринг основан на внедрении самых последних информационных технологий для достижения совершенно новых целей организации. В современных условиях использование информационно-технологических ресурсов просто необходимо для создания и поддержания устойчивого конкурентного превосходства любой организации.
На процесс реинжиниринга в организации оказывают существенное влияние следующие факторы:
– мотивация (вера в необходимость реинжиниринга);
– руководство (в качестве руководителя проекта по реинжинирингу должен выступать профессиональный, квалифицированный авторитетный руководитель);
– сотрудники (проект реинжиниринга предполагает участие сотрудников, наделенных соответствующими полномочиями и способных создать атмосферу сотрудничества);
– коммуникации (наличие необходимой целенаправленной взаимосвязи);
– бюджет (планируемые затраты на проект реинжиниринга, особенно если планируется интенсивное использование технических средств и информационных технологий);
– технологическая поддержка (методики и инструментальные средства; реинжиниринг обычно включает в себя построение информационной системы для поддержки нового бизнеса);
– консультации (необходимая помощь исполнителям, впервые осуществляющим реинжиниринг, проводимая экспертами в данной сфере).
Естественно, некоторые из этих факторов, например стиль отношений в коллективе, быстро сформировать невозможно, поэтому работу над созданием группы сотрудников, которые будут заниматься проектом, необходимо начинать заранее.
Управление изменениями – направление, основанное на соответствии внутренней среды организации условиям внешней среды, представляющее собой сложный процесс, требующий особых подходов, которые базируются на психологии поведения людей в коллективе.
Управление изменениями позволяет систематизировать представления о сущности изменений, их предпосылках, значении для развития организации, методах и технологиях управления процессом перемен.
Таким образом, представление основных направлений и инновационных решений структурных и процедурных формирований в современных рыночных условиях определяет базовые контуры совершенствования администрирования в организациях.