4. Системный подход в административном менеджменте
4.1. Понятие и сущность системного подхода
4.2. Понятие, основные элементы, свойства системы и их классификация
4.3. Статика и динамика систем управления
4.4. Бюрократические системы управления и их типы
4.1. Понятие и сущность системного подхода
Основой методологии менеджмента является системный подход.
Системный подход – это направление методологии специального научного познания и социальной практики, в основе которого лежит исследование объектов как систем [28].
Системный подход к управлению предполагает, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимосвязанных элементов, таких как люди, структура, задачи, технологии, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.
Системный подход изначально применялся в технических науках и проник в менеджмент в начале 50-х гг. ХХ в. Системный подход основывается на общей теории систем, которая в первую очередь связана с именами А.А. Богданова, Л. Берталанфи, П.К. Анохина и др. [4, 22, 31].
В системном менеджменте управляемая деятельность анализируется по четырем основным категориям:
– процессам деятельности;
– функциональным структурам;
– ресурсам;
– способам деятельности.
Взаимосвязь этих элементов и организационная целостность систем управляемой деятельности обеспечиваются системной организацией самого менеджмента и его ролевой специализацией.
С целью более полного раскрытия содержания системного подхода, рассмотрим его основные аспекты [22]:
1) элементный аспект – выявление элементов, входящих в исследуемую систему, определение уровня общности системы, её мощности;
2) структурный аспект – установление структурных характеристик системы (тип структуры, определяющие связи, количественные и качественные взаимозависимости);
3) функциональный аспект – выявление функций системы в целом и её компонентов (подсистем), соответствие этих функций элементам системы и их дублирование;
4) интегративный аспект – выяснение цели системы, противоречий в её функционировании, путей и способов разрешения противоречий, выявление основного звена, обеспечивающего сохранение объекта исследования как целостной системы;
5) коммуникативный аспект – определение среды обитания системы, характера субординационных и координационных связей с другими системами, тесноты этих связей;
6) исторический аспект – исследование истории возникновения системы, этапов её развития, достигнутой ступени и на этой основе прогнозирование перспектив на будущее.
Системный подход рассматривает любую организацию как систему, состоящую из взаимосвязанных элементов.
4.2. Понятие, основные элементы, свойства системы и их классификация
Система – единство, состоящее из взаимосвязанных элементов, каждый из которых приносит что-то конкретное в уникальные характеристики целого [19].
Система обладает выраженным системным свойством, которым не обладает ни один из ее элементов в отдельности.
Система – совокупность элементов, находящихся в определенных отношениях и связях друг с другом, образующая единое целое для выполнения определённых функций.
Структура системы включает в себя ее элементы, связи между ними и атрибуты этих связей.
Элемент системы – это ее простейшая неделимая часть. Для того чтобы выделить элемент системы, сначала нужно разделить систему на подсистемы, способные выполнять относительно независимые функции.
Связь выражает отношения между элементами системы.
Атрибуты связи – это направленность, сила и характер, поэтому выделяют следующие виды связей.
1. По направленности:
– направленные связи (прямые и обратные);
– ненаправленные связи.
2. По силе:
– слабые;
– сильные.
3. По характеру:
– связи подчинения (линейные и функциональные);
– связи порождения.
Организация системы – это совокупность связей между ее элементами, характеризующаяся определенным порядком, внутренними свойствами, направленностью на функционирование.
Существуют системы различного рода (различной природы): биологические, технические, социально-экономические и др.
В ходе исследования различных систем были выявлены общие черты, характерные для систем различной природы [36]. В частности, к ним относятся:
1) цельность системы (все её части служат достижению единой цели и обладают некоторыми общими свойствами, признаками и поведением);
2) величина (масштаб) системы (определяется разнообразием и количеством составляющих её элементов);
3) сложность системы (наличие большого количества и разнообразия связей между элементами как по вертикали, так и по горизонтали. В связи с чем изменение в каком-либо одном компоненте влечёт за собой изменение в других);
4) поведение системы в любой момент времени имеет вероятностный характер;
5) наличие элементов конкурентной ситуации (характерно в первую очередь для наиболее сложных систем и предполагает, что обязательно существуют элементы, которые стремятся уменьшить эффективность системы);
6) делимость (возможность расчленения системы на составляющие её компоненты);
7) изолированность (совокупность элементов, образующих систему; связи между ними можно оградить от внешнего окружения и рассматривать изолированно, но эта изолированность относительна (абсолютна для закрытых систем);
8) множественность состояния частей целого (каждый элемент системы обладает своим поведением и состоянием, отличным от других и системы в целом);
9) структурность (любая система обладает структурой, т. е. совокупностью связей между частями целого);
10) иерархичность (любая система может быть последовательно расчленена на составляющие её компоненты сверху вниз – от более сложных и больших систем к подсистемам, компонентам и т. д.);
11) адаптивность (система обладает способностью предпринимать адекватные действия в ответ на многообразные действия внешних и внутренних факторов).
Существует множество классификаций систем в зависимости от целей исследования, они широко представлены в литературе (см., например, [3, 5, 18, 21, 28, 32, 36]).
Обобщённая классификация видов систем представлена на рис. 4.1.
Рис. 4.1. Классификация видов систем
Любая система управления в простейшем виде может быть представлена как совокупность двух взаимодействующих подсистем: субъекта управления (управляющей подсистемы) и объекта управления (управляемой подсистемы) [22].
Все организации являются системами открытого типа, тесно взаимосвязанными с внешней средой. На основе системного подхода строится процесс управления и обеспечивается достижение поставленных перед организацией целей.
Особенности организации как экономической системы следующие:
– изменчивость определенных параметров системы;
– уникальность и непредсказуемость системы и в то же время наличие предельных возможностей, обусловленных имеющимися ресурсами;
– способность противостоять разрушающим систему тенденциям;
– способность адаптироваться к изменяющимся условиям;
– способность изменять структуру и формировать варианты поведения;
– способность и стремление к формированию целей внутри системы.
В организации как системе различают следующие элементы:
1) функциональные области деятельности организации;
2) элементы производственного процесса;
3) элементы управления.
Системный подход изучения организации требует изучения всей совокупности связей, которые существуют между отдельными подразделениями организации как системы. Эта система связей является формой существования организационных отношений и отражает существование организации.
В составе системы организационных отношений (связей) выделяют группы однородных связей по какому-либо признаку (классификация), а именно:
1) классификация, в которой отражён различный статус:
– вертикальные связи (связи между подразделениями различного уровня);
– горизонтальные связи (связи между структурными подразделениями одного уровня);
2) классификация по направлениям связей:
– прямые связи;
– обратные связи.
Прямые и обратные связи могут быть вертикальными и горизонтальными;
3) классификация по содержанию связей:
– воздействие (однонаправленная связь; инициатором этой связи могут быть подразделения различного уровня (могут быть по вертикали и по горизонтали, может быть и субъект, и объект));
– противодействие (отрицательная обратная связь);
– взаимодействие (положительная обратная связь).
Значимость изучения системы отношений связей этой классификации определяется тем, что деятельностью любой организации является организация деятельности всех этих связей, совершенствование этих связей, т. е. создание условий для наиболее полного проявления этих связей.
Принцип обратной связи – это принцип любой системы.
Перечисленные группы отношений (связей) образуют систему внутренней связи внутри организации.
Большое значение для организации имеют внешние связи. Они оказывают большое влияние на эффективность функционирования организации. По характеру влияния выделяют 2 группы внешних связей:
1) связи, оказывающие прямое влияние (поставщики, потребители, конкуренты, законодательство, законодательная база и др.):
2) связи, оказывающие косвенное влияние (состояние мировой экономики, политическая обстановка в стране, научно-технический прогресс и др.).