3. Класифікація документів

Документи класифікують за місцем складання, за призначенням, за порядком складання, за способом використання, за змістом.

1. За місцем складання:

• внутрішні (оформляють і застосовують на підприємстві: табель обліку робочого часу, інвентарні картки);

• зовнішні (складають на стороні, на вході реєструють: рахунки – фактури, платіжні доручення, виписки банку).

2. За призначенням:

• розпорядчі (документи, які містять розпорядження на здійснення певної господарської операції: наказ, завдання);

• виконавчі (документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала документ: авансові звіти, виписки банків, видаткові і прибуткові касові ордери);

• документи бухгалтерського оформлення (складаються на підставі виконавчих і розпорядчих документів працівниками бухгалтерії: меморіальні ордери, довідки, різні розрахунки (амортизації, розподілу витрат, звітні калькуляції);

• комбіновані (поєднують функції перелічених вище документів: авансові звіти, вимоги, наряди).

3. За порядком складання:

• первинні (складають у момент здійснення господарської операції: прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти прийому робіт);

• зведені (складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та балансової ув’язки їх показників: звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відомості).

4. За способом використання:

• разові (документи фіксують одно моментно одну або декілька господарських операцій: ордери, вимоги, акти);

• накопичу вальні (формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу: табель обліку робочого часу, ЛЗК, відомість випуску готової продукції, багатоденні наряди).

5. За змістом.

• грошові (оформляють операції, пов’язані з грошовими коштами: платіжні доручення, ВКО та ПКО, банківські чеки);

• розрахункові (оформляють розрахунки між фізичними і юридичними особами: рахунок-фактура, платіжне доручення, квитанції);

• матеріальні (оформляють операції, пов’язані з рухом матеріальних цінностей: ПКО, вимога – накладна, ЛЗК).

4. Організація документообігу

Документообігом називаються порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту їх здачі в архів.

Головне завдання документообігу - прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Етапи документообігу:

• складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони;

• облікова обробка та реєстрація документів;

• передача документів на зберігання до архіву.

Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються в спеціальному документі, який називається план (графік) документообігу. Він має визначити здійснення систематичного контролю складання і строків проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачі їх у бухгалтерію. План (графік)документообігу розробляється на підприємстві головним бухгалтером та затверджується керівником підприємства.

При надходженні документів до бухгалтерії проводять їх перевірку:

• за формою (формальна перевірка заповнення всіх реквізитів, відповідності стандарту і формі документа, своєчасності складання документа і подання до бухгалтерії),

• за змістом (змістовна перевірка правильності відображення господарської операції, її відповідність законодавчим та нормативним вимогам, інтересам власника чи підприємства),

• арифметична (перевірка правильності проставлених цін і тарифівв, розрахованих сум і підсумків).

Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєстрацію. Процес обробки в бухгалтерії прийнятих від виконавців бухгалтерських документів включає три етапи:

• розцінка (таксування) – переведення натуральних і трудових вимірників в грошові;

• групування (об’єднання однорідних за змістом документів у групи з метою підготовки зведених даних);

• бухгалтерське проведення (проводка).

Оформлені бухгалтерськими кореспонденціями документи обліку використовують для подальшого відображення господарських операцій, що в них містяться, у регістрах синтетичного й аналітичного обліку.

На цьому практично завершується облікова робота з первинними бухгалтерськими документами. Первинні документи, виконавши свою обліково – аналітичну функцію, підлягають передачі в архів.