3.7 Анализ существующего процесса коммуникации в ппо студентов и аспирантов маи. Влияние процессов коммуникаций на эффективность деятельности организации

Неотъемлемой частью процесса управления в организации являются коммуникации, в которых участвуют руководители и работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и его подчиненными, руководителями одного уровня. Эффективность процесса управления во многом зависит от организационных коммуникаций, происходящих внутри организации.

Для анализа процесса коммуникации в Первичной профсоюзной организации студентов и аспирантов МАИ и выявления степени его влияния на эффективность деятельности был проведен анкетный опрос среди 50 сотрудников различных подразделений организации. Бланк анкеты представлен в Приложении П.

При исследовании административного взаимодействия в организации было выявлено, что основным способом передачи информации в ППО студентов и аспирантов МАИ является общеорганизационное собрание. Так считают 68% опрошенных сотрудников подразделений.

При осуществлении передачи информации на общем организационном собрании результативность деятельности структурного подразделения оценивается в 3 балла, то есть структурное подразделение, как правило, справляется с поставленными перед ним задачами (65%). Если же руководитель структурного подразделения передает информацию только тому сотруднику/ функциональному подразделению, к которому она относится, то 33% респондентов оценивают результативность работы организации в 4 балла. Таким образом, необходимо сочетать эти два способа передачи информации для повышения результативности работы структурного подразделения.

Данные по информационному взаимодействию представлены в таблице 3.7.1.

Таблица 3.7.1 – Зависимость результативности деятельности структурного подразделения ППО студентов и аспирантов МАИ от способа передачи информации подчиненным

		Результативность работы структурного подразделения организации			ИТОГО
		структурное подразделение справляется с поставленными задачами с переменным успехом	структурное подразделение, как правило, справляется с поставленными перед ним задачами	структурное подразделение всегда справляется с поставленными задачами
Способ передачи информации подчиненным	на общеорганизационном собрании	80%	65%	66,7%	67,6%
	только тому сотруднику/ функциональному подразделению, к которому информация относится	0%	30%	33,3%	26,5%
	руководитель не всегда сообщает полученную информацию подчиненным	20%	5%	0%	5,9%
ИТОГО		100%	100%	100%	100%

Кроме того, анализ административного взаимодействия в ППО студентов и аспирантов МАИ показал, что работники всегда докладывают о результатах выполнения задания руководителю структурного подразделения (83%). Большинство респондентов (75%) считают, что если всегда докладывать о результатах выполнения задания, то результативность деятельности организации оценивается в 3 балла. И 100% опрошенных сотрудников уверены, что структурное подразделения всегда справляется с поставленными задачами, если докладывать о результатах выполнения задания (таблица 3.7.2).

При исследовании возможной реакции подчиненных на возникновении трудностей в выполнении поручения руководителя, было выяснено, что сотрудники структурного подразделения либо сразу сообщат об этом своему руководителю (46,9% респондентов) или подождут какое-то время, если проблема не разрешится, сообщат о сложившейся ситуации (46,9% респондентов). 77,8 % опрошенных сотрудников оценивают деятельность структурного подразделения в 4 балла, если сообщать о сложностях в выполнении задания сразу же своему руководителю. Если же сначала сотрудник подождет, пока проблема не разрешиться, а потом уже сообщит о ситуации руководителю, то результативность деятельности оценивается в 3 балла (60%). Данные представлены в таблице сопряженности 3.7.3.

Таблица 3.7.2 – Зависимость результативности деятельности структурного подразделения ППО студентов и аспирантов МАИ от наличия отчета от подчиненных о результатах выполнения задания

		Результативность работы структурного подразделения организации			ИТОГО
		структурное подразделение справляется с поставленными задачами с переменным успехом	структурное подразделение, как правило, справляется с поставленными перед ним задачами	структурное подразделение всегда справляется с поставленными задачами
Докладывают ли работники о результатах выполнения задания	да, всегда, не зависимо от качества выполнения задания	83,3%	75%	100%	82,9%
	не всегда, только если задание выполнено хорошо	16,7%	20%	0%	14,3%
	никогда, если задание выполнено и есть положительный результат, в этом нет смысла	0%	5%	0%	2,9%
ИТОГО		100%	100%	100%	100%

Таблица 3.7.3 – Зависимость результативности деятельности структурного подразделения ППО студентов и аспирантов МАИ от реакции подчиненных на возникшие трудности при выполнении поручений

		Результативность работы структурного подразделения организации			ИТОГО
		структурное подразделение справляется с поставленными задачами с переменным успехом	структурное подразделение, как правило, справляется с поставленными перед ним задачами	структурное подразделение всегда справляется с поставленными задачами
Реакция на возникшие трудности при выполнении поручения	сразу же сообщу об этом своему руководителю	33,3%	40,0%	77,8%	48,6%
	подожду какое-то время, если проблема не разрешится, сообщу о сложившейся ситуации руководителю	50,0%	60,0%	22,2%	48,6%
	попрошу помощи в выполнении задания у другого сотрудника, но не сообщу руководителю о проблеме	16,7%	,0%	,0%	2,9%
ИТОГО		100,0%	100,0%	100,0%	100,0%

Теперь необходимо определить, как происходит информационное взаимодействие в ППО студентов и аспирантов МАИ. Согласно мнению работников структурных подразделений во время рабочего процесса все сотрудники общаются между собой, так считает 94,3 % респондентов. 95% сотрудников с учетом данной организации информационного взаимодействия, оценивают деятельности структурного подразделения в основном в 3 балла (95%). 88,9 % опрошенных считают, что структурное подразделение всегда справляется с поставленными задачами, если во время рабочего процесса все сотрудники общаются между собой (таблица 3.7.4).

Таблица 3.7.4 – Зависимость результативности деятельности структурного подразделения ППО студентов и аспирантов МАИ от информационного взаимодействия субъектов управления

		Результативность работы структурного подразделения организации			ИТОГО
		структурное подразделение справляется с поставленными задачами с переменным успехом	структурное подразделение, как правило, справляется с поставленными перед ним задачами	структурное подразделение всегда справляется с поставленными задачами
Способ информационного взаимодействия субъектов управления	подчиненные общаются друг с другом только через своего руководителя	0%	0%	11,1%	2,9%
	во время рабочего процесса каждый из сотрудников поддерживает контакт с кем-то одним	0%	5%	0%	2,9%
	во время рабочего процесса все сотрудники подразделения общаются между собой	100%	95%	88,9%	94,3%
ИТОГО		100,0%	100,0%	100,0%	100,0%

Анализируя данные по результатам опроса, представленным в таблице 3.6.5 – Распределение полномочий между руководителем и подчиненными в ППО студентов и аспирантов МАИ, коммуникационная сеть, которая в основном используется в организации имеет тип «Звезда». Руководитель централизует руководство, требует, чтобы обо всех деталях докладывали именно ему, но при этом сотрудники организации активно взаимодействуют друг с другом во время рабочего процесса. Однако такая форма отвлекает руководителя от принятия важных стратегических решений, и организация достигает в основном только оперативные цели и часть стратегических.

Таким образом, в результате изучения процесса коммуникации и его влияния на эффективность процесса управления в ППО студентов и аспирантов МАИ были сделаны следующие выводы.

1. Административное взаимодействие в организации в основном осуществляется путем общеорганизационных собраний, где руководители структурных подразделений передают своим подчиненным информацию, полученную на заседании Профкома. Работники структурных подразделений считают, что при таком способе передачи информации подчиненных, структурное подразделение, как правило, справляется с поставленными перед ним задачами. Тем не менее, по мнению сотрудников организации, результативность может возрасти, если помимо общеорганизационных собраний, передавать информацию только тому сотруднику/ функциональному подразделению, к которому она относится.

2. Работники структурных подразделений всегда докладывают о результатах выполнения задания руководителю. Этот факт положительно влияет на общую результативность деятельности подразделения.

3. При возникновении трудностей в выполнении поручения у сотрудников структурного подразделения будет две возможные реакции: 1) они сразу сообщат об этом своему руководителю; 2) подождут какое-то время, если проблема не разрешится, сообщат о сложившейся ситуации. При этом первый вариант развития событий является более предпочтительным для повышения результативности деятельности структурного подразделения.

4. В рамках информационного взаимодействия сотрудники организации во время рабочего процесса активно общаются между собой. Это в первую очередь обусловлено спецификой деятельности некоммерческой общественной организации. Практически все опрошенные сотрудники организации считают, что такая форма информационного взаимодействия способствует эффективной деятельности.

5. Коммуникационная сеть организации представляет собой тип «Звезда», сотрудники активно взаимодействуют между собой, при этом руководитель требует, чтобы обо всех деталях докладывали именно ему, что не всегда способствует достижению стратегических целей организации, а, следовательно, повышению эффективности управленческого процесса.