5.4.2. Составление главного (общего) бюджета туристского предприятия на финансовый год (период)

Главный бюджет представляет высокую ценность для менедж­мента, поскольку в нем четко поставлены цели и задачи на предстоя­щий бюджетный период. Он также обеспечивает основу для коорди­нирования индивидуальных функциональных бюджетов отделов и служб фирмы.

Главный бюджет обычно состоит из отчета о планируемых до­ходах и убытках, баланса и прогноза, представляющего собой сумму отдельных бюджетов по организации в целом.

Следует иметь в виду, что некоторые отделы могут быть просто центрами издержек, составляющими бюджеты только для расходов, тогда как другие - доходными центрами, планирующими как расхо­ды, так и доходы.

В небольших организациях планируемые отчеты о доходах, и убытках, баланс и прогноз часто являются достаточными для удов­летворения требований менеджмента организации. Информация, содержащаяся в этих документах, может предоставить приемле­мую базу для анализа предстоящего периода.

Пример.

DeSilva Ltd - небольшой семейный гостиничный бизнес, гото­вящийся ко второму году продаж. Как обычно для этого времени го­да, собственник составляет бюджет для предстоящего шестимесячно­го периода. Баланс на конец первого года показан в Табл. 40.

Таблица 40

Исходный баланс DeSilva Ltd на 31 декабря 2000 г., ф. ст.

Показатели	Стоимость		Дебиторская задолженность	Реальные средства
Внеоборотные активы
Здания (арендованные)	108 000		0	108 000
Оборудование в офисах Итого		22 500 130 500	4 500 4 500	18 000 126 000
Текущие активы
Резервы	8000
Дебиторская задолженность	6000		14000
Текущие задолженности
Кредиторы	5300
Превышение кредита	14500		19800	5800
Всего чистых активов				120 200
Источники финансирования
Имущество собственников				90000
Неиспользованный доход				30200
Итого				120 200

Долю капитала имеет John DeSilva, который является главным акционером и владельцем отеля; три его брата также вложили свои средства в компанию, но в процессе работы они не участвуют.

Компания приняла политику списания старых внеоборотных ак­тивов в год покупки новых по следующей схеме списания (%):

Недвижимое имущество и оборудование…………..….20

Транспортные средства…………………………………20

Компания планирует приобрести для отеля два легковых авто­мобиля. Джон планирует сделать это в апреле и предполагает потра­тить 17 300 фунтов стерлингов (ф. ст.)

Мы начнем с построения бюджета в денежном выражении. Для этого нам нужно знать детали входящих и выходящих денежных по­токов, особенно их величину и время происхождения. Сначала рас­смотрим входящие потоки.

Ожидается следующий общий объем продаж в первые шесть месяцев (ф. ст.):

Январь………………………………………………..18000

Февраль……………………………………………….19000

Март…………………………………………………22300

Апрель……………………………………………….22000

Май…………………………………………………..25000

Июнь…………………………………………………26500

Однако следует помнить, что существует два типа продаж: на­личная продажа, когда деньги получают непосредственно после ее осуществления, и продажа в кредит, когда деньги получают по про­шествии некоторого периода.

Политика компании предусматривает предоставление только одного кредита сроком один месяц. Ожидается следующий объем продаж в кредит на шесть месяцев (ф. ст.):

Январь………………………………………………….5000

Февраль………………………………………………...4000

Март……………………………………………………4000

Апрель…………………………………………………5000

Май…………………………………………………….5000

Июнь…………………………………………………...5000

Дополнительная информация по DeSilva Ltd.

Предполагаются следующие расходы по поставкам на следую­щие шесть месяцев (ф. ст.):

Январь……………………………………………………6100

Февраль……………………………………………….….6550

Март……………………………………………………...7930

Апрель…………………………………………………...8100

Май………………………………………………………9250

Июнь……………………………………………………..9640

Товары будут поставляться в кредит; кредитный период состав­ляет один месяц.

Оплата труда предполагается 4400 ф. ст. в месяц; накладные расходы - 2500 ф. ст. в месяц. Эти выплаты производятся в месяц их возникновения.

Требуется составить баланс фирмы с учетом списания и приоб­ретения указанных элементов основных фондов.

Решение.

На основе вышеприведенных данных можно узнать, в каком ко­личестве и в каком месяце поступили денежные средства. Приход в каждом месяце будет состоять из объема наличных продаж за месяц плюс объем продаж в кредит за предыдущий месяц. Любые денеж­ные суммы, не уплаченные клиентами в конце месяца, считаются задолженностями. Задолженности на сумму 6000 ф. ст. показаны в ба­лансе на конец декабря (см. Табл. 40). Эта величина включает в себя один кредит, который будет возвращен в январе.

Объем наличных продаж в январе составят 13 000 ф. ст. Эта ве­личина получается путем вычитания объема продаж в кредит за ян­варь (5000) из общего объема продаж (18 000). Таким же образом можно вычислить объем наличных продаж на каждый месяц.

В Табл. 41 показаны действительные объемы продаж по месяцам.

Таблица 41

Движение денежных средств фирмы по месяцам

Месяцы	Январь	Февраль	Март	Апрель	Май	Июнь	Всего
(а) Продажи	18 000	19 000	22 300	22 500	25 000	26 500	133 300
Наличные	5000	4000	4000	5000	5000	5000	28 000
В кредит	13 000	15 000	18 300	17 500	20 000	21 500	105 300
(б) Поступление денежных средств
Наличные	13 000	15 000	18 300	17 500	20 000	21 500	105 300
продажи
Продажи	6000	5000	4000	4000	5000	5000	29000
в кредит
Всего	19 000	20 000	22 300	21 500	25 000	26 500	134 300

(а) Фактические продажи за месяц.

(б) Поступления денежных средств по наличным продажам и продажам в кредит.

Нужно обратить внимание на величину средств, которую мы предполагаем потратить каждый месяц. Это относится к выходя­щим потокам. В основном для небольшого отеля эти выходящие потоки представляют собой плату поставщикам за продукты и предметы потребления, оплату труда работников и таких услуг, как газ и электричество. Точное время и размер этих различных расхо­дов мы должны предсказать. Мы начнем с рассмотрения расходов по оплате поставок. Сейчас у нас имеется вся необходимая информация для состав­ления бюджета (Табл. 42).

Таблица 42

Бюджет DeSilva Ltd на шесть месяцев

Месяц	Январь	Февраль	Март	Апрель	Май	Июнь
Баланс будущих	14500	7700	700	8150	2480	7520
расходов
Уровень продаж	19000	20000	22300	21 500	25000	26500
Всего	19000	20000	22300	21500	25000	26000
Выплаты
Кредиторам	5300	6100	6550	7930	8100	9250
Зарплата	4400	4400	4400	4400	4400	4400
Накладные расходы	2500	2500	2500	2500	2500	2500
Капитальные расходы				17300
Всего	12200	13000	13450	32130	15000	16150
Баланс	7700	700	8150	2480	7520	17870

На примере этого главного (общего, сводного) бюджета можно увидеть, что существуют балансы будущих расходов на каждый ме­сяц. Баланс на январь на сумму 14 500 ф. ст. отражает превышение банковского кредита в конце декабря, как показано в балансе, пред­ставленном в Табл. 40. Будущие расходы на остальные месяцы отра­жаются в балансе на конец предыдущего месяца; поэтому баланс на январь на сумму 7700 ф. ст. трансформируется в баланс будущих расходов на февраль.

Из бюджета (Табл. 42) также видно, что входящие и выходящие денежные потоки отражаются в бюджете только в том случае, если выплаты фактически получены или произведены; во внимание при­нимаются даты получения денежных средств и их выплат, а не даты продаж и поставок. Запасы должны быть исключены, так как они не оказывают влияния на денежные потоки. Например, исключается амортизация внеоборотных активов, поскольку денежный поток, от­носящийся к приобретению внеоборотных активов, имеет место только после их фактической оплаты. В нашей задаче к делу отно­сится поток величиной 17 300 ф. ст., что представляет собой оплату новых транспортных средств после их приобретения. Размер аморти­зации не представляет важности для целей построения бюджета и по­этому его следует игнорировать. Кроме того, должны быть включены любые входящие и выходящие суммы денежных потоков, такие как оплата налогов и выплаты дивидендов. Однако для упрощения задачи эти суммы не представлены в нашем примере.

В бюджете горизонтальные заголовки относятся к дискретным периодам времени, выбранным для составления бюджета. Выбор единиц измерения времени зависит от требований менеджеров орга­низации.

Далее мы можем рассмотреть будущие доходы и убытки, а также баланс DeSilva Ltd. Прогнозируемые доходы и убытки для простоты представлены в краткой форме (Табл. 43).

Таблица 43

Будущие доходы и расходы DeSilva Ltd, ф. ст.

Наименование статей	Расходы	Доходы
Объем продаж		133 300
Операционные (переменные) расходы расходы)	46 655
Валовый доход		86 645
Постоянные расходы:
зарплата	26 400
накладные расходы	15 000
Амортизация:
недвижимое имущество и оборудование	4 500
транспортные средства	3 460
Всего	49 360
Чистая прибыль за год		37 285
Неиспользованный доход (см.Табл.28)		30 200
Оставшаяся прибыль		67 485

Списание активов на шесть месяцев происходит по следующей схеме:

• недвижимое имущество и оборудование списывается на 20%, что составляет 4500 ф. ст.;

• транспортные средства списываются в год приобретения. Для них уровень списания составляет также 20%, т. е. 17 300 • 0,20 = 3460 ф. ст.;

• оставшийся доход от будущих расходов переходит из баланса на конец декабря (см. табл. 40).

Теперь можно перейти к составлению прогнозируемого баланса компании (Табл. 44).

Таблица 44

Прогнозируемый баланс DeSilva Ltd, ф. ст.

Внеоборотные активы	Стоимость	Дебиторская задолженность	Реальные средства
Помещения	108 000	0	108 000
Недвижимость и оборудование	22 500	9000	13 500
Транспортные средства	17 300	3460	13 840
Итого	147 800	12 460	135 340
Текущие активы
Резервы		8 915
Дебиторская задолженность		5 000
Денежные средства		17 870
Итого		31 785
Текущие пассивы
Кредиторская задолженность	9 640
Превышение кредита	0	9 640	22 145
Итого			157 485
Источники финансирования
Собственные			90 000
За счет прибыли			67 485
Итого			157 485

Приведенное ниже представляет собой краткое объяснение того, как были получены некоторые статьи актива и пассива:

• резервы на сумму 8915 ф. ст. представляют собой оценку ме­неджментом будущего спроса;

• дебиторская задолженность на сумму 5000 ф. ст. представляет собой продажи в кредит, неуплаченные в июне. Оплата ожидается в июле;

• кредиторская задолженность 9460 ф. ст. относится к нашим приобретениям в июне;

• превышение банковского кредита заложено в бюджет.

Баланс вполне приемлем. Таким образом, можно сделать приоб­ретение новых автомобилей и списание части основных средств без ущерба финансовой и производственной деятельности фирмы.

Пример.

Комплекс гостиниц «Happy Holiday» является средней по разме­ру цепью гостиниц, предлагающих номера высокого уровня, ориен­тированные главным образом на туристский рынок. Следующая ин­формация характеризует одну из гостиниц сети в Southend, на осно­вании которой мы можем составить детальный прогноз торгового ба­ланса:

• общее число гостиничных номеров, доступных в бюджетный период - 4800;

• прогнозируемый процент заселения - 50%;

• средняя ставка оплаты за номер 40 ф. ст.

По данным предыдущего периода можно предположить, что другие статьи дохода будут следующими (Табл. 45).

Таблица 45

Прогнозируемые доходы по дополнительным услугам

Дополнительные услуги (статьи доходов)	Прогнозируемые доходы, ф. ст.
Питание Напитки Досуг Телефон Другие	30000 10500 300 9000 4200

Кроме того, анализ расходов за предыдущий период позволил определить удельный вес переменных расходов как процент от дохо­дов. Они представлены в Табл. 46.

Таблица 46

Удельный вес переменных расходов (по элементам) в доходах гостиницы, %

Статьи	Доля расходов на покупку товаров и услуг сторонних фирм	Доля расходов на зарплату	Доля других переменных расходов
Номера	0	15	5
Питание	34	35	11
Напитки	36	24	1
Досуг	0	309	43
Телефон	24	8	4
Другие	26	0,2	15

Существуют также некоторые общие постоянные расходы и сборы, которые не могут быть четко отнесены к какому-либо одному виду предоставляемых услуг отеля и поэтому учитываются общей суммой по следующим статьям (ф. ст.):

Административные и накладные расходы…………….…11 600

Расходы на ремонт и содержание оборудования…………2800

Страховка…………………………………………………3160

Налоги………………………………………………….…4500

Амортизационные выплаты………………………………6000

Расходы на оплату процентов……………………………8400

Решение.

Исходя из этого, сравнительно небольшого количества инфор­мации, мы все-таки можем вывести бюджетную прибыль и затраты для гостиницы «Happy Holiday Southend» (Табл. 47).

Таблица 47

Статьи доходов и расходов гостиницы «Happy Holiday Southend»

Статьи	Чистый доход	Издержки реализации	Расходы на зарплату	Другие расходы	Прибыль по статьям
Номера	96000	0	14400	4800	76800
Питание	30000	10200	10500	3300	6000
Напитки	10500	3780	2520	105	4095
Досуг	300	0	927	129	756
Телефон	9000	2160	720	360	5760
Другие	4200	1092	8	630	2470
Итого	150 000	17232	29075	9324	94369

В Табл. 48 приведена последовательность расчета чистого до­хода (прибыли) гостиницы.

Таблица 48

Расчет чистого дохода гостиницы, ф. ст.

Последовательность расчета	Расходы по статьям	Доход
Сумма прибылей от основных видов услуг Административные и другие виды на­кладных расходов Расходы на ремонт и содержание оборудования Итого	11600 2 800 14400	94 369
Валовый доход		79 969
Фиксированные сборы
Страховка	3 160
Налоги	4 500
Амортизационные отчисления	6 000
Итого	13 600
Чистый доход до выплаты процентов		66 309
за кредит
Проценты за кредит	8 400
Чистый доход (прибыль)		57 909

Аналитическая выкладка счета доходов и расходов будет очень полезна для целей внутреннего управления. Она покажет управляю­щим отделений, какой точно ожидаемый доход они принесут в гос­тиницу и какой ожидаемый уровень расходов будет задействован для получения бюджетного дохода по структурным единицам. Такой прием должен производить эффект мотивации на этих управляющих по сокращению расходов и увеличению доходов. Процесс создания отдельных бюджетов подразделений должен также усиливать связи между лицами, ответственными за эти бюджеты, так как при гори­зонтальном и вертикальном согласовании существует необходимость в координации планов. Например, требуемое количество и ассорти­мент приобретаемых напитков находится в зависимости от количест­ва постояльцев, также как примерное количество заложенных в бюд­жете порций различных блюд.

Следующие расчеты показывают, как были рассчитаны данные бюджета. Например, объем продаж по статье «Номера» может быть рассчитан после предварительного определения предполагаемой за­нятости номеров, а именно: общее число номеров (4800) • занятость (50%) = количество сданных номеров (240).

Теперь мы просто умножаем количество сданных номеров на предполагаемую среднюю ставку оплаты за номер, что дает нам объ­ем продаж за данный период: 2400 • 40,00 = 96 000. Расчеты по дру­гим видам и объемам продаж по статьям были приведены выше.

Для расчета затрат по отдельным статьям расход как процент от продаж (как задано в данном случае) умножается на объем продаж.

Заметим, что объем продаж (выручка от реализации) включает в себя затраты, составляющие себестоимость товара (услуг). Следующие примеры иллюстрируют вычисления:

расходы на зарплату по статье «Номера»:

96 000 • 15% :100 = 14 400 ф. ст.;

прямые расходы по статье «Напитки»:

10 500 • 36% : 100 = 3780 ф. ст.

Вы заметили, что статья «Досуг» имеет расходы на зарплату, составляющие 309% от продаж! Таким образом, расходы подразде­ления, обеспечивающего досуг постояльцев, превышают годовой до­ход. Это происходит потому, что данное подразделение руководит работой системы организации досуга в отеле. Занимая такое положе­ние, оно не получает прямого дохода от постояльцев отеля, исполь­зующих возможности для отдыха, однако обеспечивает доходы дру­гих подразделений гостиницы и отеля в целом.

Показатель процентной доли расходов от общих продаж был введен управленческой командой, тщательно изучающей ресурсы, необходимые для работы каждого подразделения и устанавливающей уровни расходов в свете предполагаемых объемов продаж.

Наконец, общие расходы, которые не были четко определены для подразделений, вычитаются из общего дохода гостиницы для об­разования чистого конечного дохода отеля.