Практичне заняття № 10, 11

Текстове оформлення довідково-інформаційних документів.

Мета: студенти повинні знати нормативи оформлення довідково-інформаційної документації, класифікацію службових листів, правила ділового листування, склад реквізитів; вміти оформляти довідково-інформаційні документи, складати різні види ділових листів, правильно писати виробничі протоколи та витяги з них.

До інформаційних належать такі документи:

• службові листи та їх різновиди;

• доповідна та пояснювальна записка;

• зведення;

• повідомлення;

• телеграма;

• телефоно - і радіограма;

• анотація;

• рецензія;

• відгук;

• прес-реліз;

• стаття;

• протокол.

Доповідна записка – це письмове повідомлення на ім’я керівника установи, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється по виконання певних завдань, службових доручень.

Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівництва. Розрізняють:

внутрішні – що адресуються керівникові установи де працює викладач;

зовнішні – що адресуються керівникові вищої організації.

Доповідна записка бувають також інформаційного, звітного та ініціативного характеру.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки чи передруковують.

Наприклад:

Кафедра культури української мови Деканові фізико -

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА математичного факультету

25.09.95 №35-12/243 доц. Кравчуку О.П.

Про збільшення кількості годин

Мовна культура – один з найважливіших показників нашої духовної культури. Усне і писемне мовлення кожної людини свідчить про її рівень освіченості, інтелігентності.

Щоб грамотно говорити й писати, потрібно передусім вивчати рідну мову, вдосконалювати знання, набуті в середній школі. Писемне мовлення студентів I курсу хибує численними відхиленнями від орфографічних і пунктуаційних норм української мови. Заняття з практичного курсу допомагають повторити й удосконалити знання студентів з орфографії та пунктуації, виробити навички грамотного письма. На жаль, таких занять лише 2 години на тиждень. Просимо деканат розглянути за питання й збільшити кількість тижневих годин на вивчення рідної мови. Адже мова – генетичний код нації, який поєднує минуле з сучасним, програмує майбутнє й забезпечує буття нації у вічність.

Завідувач кафедри М.С. Стельмах

Оформіть доповідну записку, розмістивши правильно реквізити, залишите місце для кутового штампа.

Доповідна записка. Дата. Індекс. Про підготовку комп’ютерних класів до навчального року. Начальникові Головного управління професійно-технічної освіти м. Києва Добровольчому А.М. Відповідно до розпорядження № 34 мною був перевірений стан комп’ютерних класів у СПТУ м. Києва. Встановлено, що кабінети, в яких проводиться навчання з діловодства і комп’ютерної грамотності, в основному підготовлені до роботи. Викладацьким складом і майстрами виробничого навчання всі училища укомплектовані. Однак комп’ютерами забезпечені не всі професійні заклади. У деяких з них (№ 14, 18, 30, 35) ще й досі користуються застарілими друкарськими машинками. В училищах № 102, 112 меблі не відповідають сучасним вимогам. Слід допомогти училищам придбати необхідну кількість комітетів і нових меблів. Варто відзначити добру підготовку комп’ютерного класу училища № 25. Інспектор О.П. Шатенко.

Пояснювальна записка – це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників на вимогу керівника. Інколи це вступ др. Якогось документу (плану, звіту, проекту).

За формою доповідна та пояснювальна записки близькі й містять такі реквізити:

1. посаду, прізвище та ініціали керівника, якому подається доповідна записка;

2. назва документа;

3. заголовок;

4. зміст записки;

5. посаду, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис;

6. дату складання записки.

Якщо ці документи не виходять за межі установи, то вони можуть оформлюватися на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровані до іншої організації, то їх пишуть на бланку і звичайно реєструють.

Наприклад:

Дефектологічний факультет Деканові дефектологічного

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА факультету

21.07.95 №13 проф. Матвійчуку К.Є.

Про порушення

навчальної дисципліни

Студенти 14-ї групи спеціальності «Сурдопедагогіка і українська мова» не з’явилися на заняття з педагогіки (II пара) тому, що відвідували виставку комп’ютерів. Виставку організувала науково-виробнича фірма «Інтеграл» і запросила студентів на 11-ту годину.

Староста 14-ї групи В.І. Гнаткевич

Вправа 1. Відредагуйте, знайдіть помилки в оформленні.

Декану Мелешко І.В.

від викладача

Сухопар Н.П.

Доповідаю Вам, що ІІІ курс фізико-математичного факультету проігнорував лекцію з педагогіки на тему «Виховання особистості. Роль колективу в цьому процесі». Хочу, щоб Ви вжили заходів щодо студентів

7 березня 2002 р.

Вірно

Кафедра педагогіки та психології Деканові фізико-математичного

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА факультету

12.11.01 № 45 Мелешко І.В.

Про пропуск занять

ІІІ курс фізико-математичного факультету проігнорував лекцію з педагогіки на тему «Виховання особистості. Роль колективу в цьому процесі». Хочу, щоб Ви вжили заходів щодо студентів (яких саме?)

Викладач (підпис) Н.П. Сухопар

Вправа 2. Як слід розпочати оформлення пояснювальної записки від учня Київської сер. школи № 15, яку він пише на ім’я директора Харчука С.І., з приводу пропуску уроків.

Київська середня школа № 15 Директору школи

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА Харчуку С.І.

25.09.98

Про пропуск уроків

Я, Стельмаченко Ігор Петрович, учень 6-А класу, пропустив уроки, бо разом з батьками відвідав виставку робіт сучасних українських скульпторів.

Учень 6-А класу (підпис) Стельмаченко І.П.

Вправа 3. Відредагуйте текст, виправте помилки, допишіть відсутні відомості (письмово)

Начальнику цеху № 4

Акціонерного товариства

Доповідна записка

2. на другій зміні сталася пригода: Швець С.К. порушив правила експлуатації устаткування. Через це трохи не сталася аварія.

Начальник зміни М.Н. Деркач

Вірно

Акціонерне товариство Начальнику цеху № 4

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА Томіну П.Р.

7.03.01

Про порушення виробничої дисципліни.

Текст ( спочатку привід, з якого подається записка, а потім пояснення) 10.06.02 під час другої зміни трохи не сталася аварія, через те, що Швець С.К. порушив правила експлуатації устаткування.

Начальник зміни (підпис) М.Н. Деркач

Вправа 4. Складіть речення: Брифінг – прес-конференція; відзначати – відмічати; відносини – відношення – ставлення; дефект – недолік; дилема – проблема – завдання; комунікабельний – комунікаційний – комунікативний; особистий – особовий; офіційний - офіціальний

Вправа 5. Перекладіть текст українською мовою та розмістить правильно реквізити.

Донецкий металлургический завод Заместителю директора завода

Куцову Н.И.

Административно-хозяйственный отдел

Докладная записка

10.05.01

В соответствии с распоряжением Кабинета Министров Украины подготовлены материалы о работе завода за первый квартал этого года.

Для качественного выполнения указанной работы и в связи с большим количеством информационного материала, а также загруженностью информационно-вычислительного центра завода возникла необходимость привлечения других вычислительных центров для обработки материала. С этой работой может справиться вычислительный центр Института экономики промышленности АН Украины.

Прошу Вас согласовать этот вопрос с институтом.

Заместитель заведующего отделом Р.Н. Рябов

Вірно

Адміністративно-господарський відділ Заступнику директора

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА Донецького металургійного заводу

1. Куцову Н.И.

Про підготовку матеріалів за перший квартал 2001 р.

Відповідно до розпорядження Кабінету Міністрів України підготовлені матеріали про роботу заводу за перший квартал цього року.

Для якісного виконання зазначеної роботи й у зв'язку з великою кількістю інформаційного матеріалу, а також завантаженістю інформаційно-обчислювального центра заводу виникла необхідність залучення інших обчислювальних центрів для обробки матеріалу. З цією роботою може справитися обчислювальний центр Інституту економіки промисловості АН України.

Прошу Вас погодити це питання з інститутом.

Заступник завідувача відділом Р.Н. Рябов

Оформіть доповідну записку, розмістивши правильно реквізити, залишите місце для кутового штампа.

Доповідна записка. Дата. Індекс. Про підготовку комп’ютерних класів до навчального року. Начальникові Головного управління професійно-технічної освіти м. Києва Добровольскому А.М. Відповідно до розпорядження № 34 мною був перевірений стан комп’ютерних класів у СПТУ м. Києва. Встановлено, що кабінети, в яких проводиться навчання з діловодства і комп’ютерної грамотності, в основному підготовлені до роботи. Викладацьким складом і майстрами виробничого навчання всі училища укомплектовані. Однак комп’ютерами забезпечені не всі професійні заклади. У деяких з них (№ 14, 18, 30, 35) ще й досі користуються застарілими друкарськими машинками. В училищах № 102, 112 меблі не відповідають сучасним вимогам. Слід допомогти училищам придбати необхідну кількість комітетів і нових меблів. Варто відзначити добру підготовку комп’ютерного класу училища № 25. Інспектор О.П. Шаменко.

Оформіть пояснювальну записку, розмістивши правильно реквізити, залишите місце для кутового штампа.

Назва установи. Назва структурного підрозділу. Адресат. Пояснювальна записка. Дата. Про порушення виробничої дисципліни. 00.00.00. під моїм керівництвом було виготовлено експериментальну партію шампуню «Шовк плюс», що не відповідає вимогам ТУ У-1234567. Це сталося через те, що було порушено пропорційність компонентів у суміші трав та олій. Такого раніше не траплялося. Перед виходом партії товару обладнання лабораторії не було перевірено. Вартість збиткової партії, якщо керівництво вважатиме за потрібне, компенсую частинами з власної зарплатні. Старший лаборант О.К. Власенко.

Оформіть пояснювальну записку, розмістивши правильно реквізити, залишите місце для кутового штампа.

Назва установи. Назва структурного підрозділу. Адресат. Пояснювальна записка. Дата. Про порушення виробничої дисципліни. 00.00.00. під моїм керівництвом було виготовлено експериментальну партію шампуню “Шовк плюс”, що не відповідає вимогам ТУ У-1234567. Це сталося через те, що було порушено пропорційність компонентів у суміші трав та олій. Такого раніше не траплялося. Перед виходом партії товару обладнання лабораторії не було перевірено. Вартість збиткової партії, якщо керівництво вважатиме за потрібне, компенсую частинами з власної зарплатні. Старший лаборант О.К. Власенко.

1. Доберіть до поданих іменників прикметники.

Напишіть доповідну та пояснювальна записку, використовуючи утворені словосполучення.

А) Документ, папір, термін, реквізит, звіт, виклад, стиль.

Б) Список, перелік, протокол, аркуш, виступ, формуляр, контроль.

В) Орган, заголовок, текст, індекс, підпис, керівник, лист.

Г) Податок, адресат, бланк, факт, адрес, адреса, вибір.

2. Напишіть доповідну записку заступнику директора з навчальної роботи з пропозицією внести зміни до навчального плану.

3. Напишіть доповідну записку на ім’я завідуючого відділенням, де ви навчаєтесь, про виконану роботу під час III трудового семестру.

4. Напишіть пояснювальну записку на ім’я завідуючого відділенням про порушення трудової дисципліни вашою групою.

5. Напишіть пояснювальну записку на ім’я куратора про прогуляну вами пару з української мови.

6. Напишіть внутрішню та зовнішню доповідну або пояснювальну записку.

7. Перекладіть на українську мову:

Довожу до вашего сведения С готовностью Свести на нет Просьба настоятельная Принять к сведению Приносить неприятности Поступило предложение По вашему усмотрению Возместить убытки Восстановить в должности Держаться в стороне Для предостережения Единогласно На должном уровне Назначить к рассмотрению По обоюдному согласию Совещание

Доводжу до вашого відома Охоче, з охотою Звести нанівець Прохання настійне, пильне, велике Взяти до відома Завдавати прикростей Надійшла пропозиція На ваш розсуд Відшкодувати збитки Поновити на посаді Триматися осторонь Щоб запобігти, застерегти Одностайно На належному рівні Призначити на розгляд За обопільною згодою Нарада

Прес-реліз – це коротке повідомлення для преси про певну важливу подію.

Головна підстава – усвідомлення необхідності ознайомити якомога ширшу аудиторію з подією, що пов’язана з діяльністю вашої установи.

Подія може вважатися об’єктом новин, якщо:

• є цікавою, важливою для широкого кола людей;

• походить із джерела, що заслуговує на довіру;

• пов’язана з певним відкриттям, із захистом інтересів громадян.

Прес-реліз має такі реквізити:

1. назва документа.

2. адресат (може зазначатися або ні).

3. формулювання мети.

4. текст.

5. дата розсилання.

6. підпис.

7. адреса чи контактний телефон відправника.

Початкова фраза (мета повідомлення) повинна бути коротким викладом усього прес-релізу, вона має містити найважливішу інформацію вашого повідомлення в кількох вступних рядках. Формулюючи мету пам’ятайте 5 запитань: ХТО? ЩО? ДЕ? КОЛИ? ЧОМУ? і відповісти на них.

На ринку відео прокату в Україні з’явилися стрічки вітчизняного кінематографа.

Загальних настанов не існує, але текст має бути коротким, достовірним і по суті.

Стаття – це науковий або публіцистичний твір невеликого розміру в збірнику, журналі, газеті. Вона є результатом мисленого процесу, в якому поєднується аналіз, структурування, формулювання та висловлення думок. Отже, стаття – це візуальне відображення результатів мисленнєвої діяльності.

Якщо ви вирішили написати статтю, спершу зосередьтесь на таких питаннях:

• Головна мета статті.

• На кого розрахована стаття.

• Допоміжні засоби, якими ви можете скористуватися під час написання статті.

Процес написання статті складається з:

1. Попередній збір інформації – нотатки, опрацювання літератури, контакти з компетентними в цій сфері особами, підбір ілюстрацій;

2. Формування тесту статті – поділ зібраного матеріалу на підгрупи.

3. Визначення структури статті – заголовків, підзаголовків, кількості частин, глав тощо.

4. Написання статті.

Анотація - це коротка, стисла характеристика змісту тексту книги, статті, рукопису тощо. В ній зосереджується увага на найсуттєвішому: викладається зміст роботи та її мета. Анотація суттєво допомагає під час добору та вивчення літератури з того чи іншого питання та ознайомлення зі змістом книги.

У кінці анотації обов’язково зазначають користувачів, яким рекомендовано роботу.

Отже, якщо вам потрібно ознайомитися зі змістом книги й мати про неї певне уявлення, читайте анотацію.

Наприклад: