Оформление конверта

Адрес на конверте должен полностью совпадать с внутренним адресом, указан­ным в письме. Обычно фирмы и организа­ции направляют свою корреспонденцию в конвертах, на которых типографским спо­собом обозначен их адрес. Он помещается в верхней левой части конвер­та, а справа пишется адрес получателя. Последователь­ность изложения адресных данных на кон­верте та же, что и во внутреннем адресе в письме: название организации, номер дома, улица, город, штат (или графство), номер почтового района, страна.

Compuvision Ltd (1) Warwick House Warwick Street Forest Hill London SE23 1JF GREAT BRITAIN

Ms B. Kaasen (2) Bredgate 51 DK 1269 Copenhagen K DENMAR

(1)

Название организации отправителя

Название улицы и номер дома в адресе отправителя

Название города, штат/ район, индекс почтового отделения

Страна

(2)

Название организации получателя

Название улицы и номер дома в адресе получателя

Название города, штат/ район, индекс почтового отделения

Страна

Различные указания о способах доставки письма делаются, как правило, почтовым отделением в правой верхней части конверта под маркой, однако иногда они могут быть сделаны и вами лично от руки.

Registered (mail) Заказное

Air mail/ Via air mail Авиа

Express (delivery) Экспресс

If not delivered, please В случае недоставки

Электронная почта

Электронная почта стала основной формой общения между представителями различных организаций по самым разным вопросам. Следуйте следующим правилам при общении по электронной почте:

1. Хорошо представьте себе адресата. От того, кому вы пишите, будет зависеть стиль письма. Чем ближе отношения - тем меньше формальностей.

2. Составляйте послание по возможности кратко и четко. Это правило распространяется на все виды делового общения, но для электронной почты становится наиболее актуальным, поскольку воспринимать информацию с монитора сложнее, чем с листа.

3. Поле “тема” должно быть заполнено так, чтобы четко отражать основную идею письма.

4. Приветствие (Dear Sir/Madam) не обязательно для стандартной переписки, однако в деловых письмах не будет лишним.

5. В первых словах надо сформулировать, в связи, с чем вы пишите письмо: вы отвечаете, назначаете встречу или высказываете свои соображения в связи с чем-то.

6. Если в электронном письме вы начинаете слово с заглавной буквы, это означает, что вы хотите выделить его, как отражающее наиболее важную мысль.

7. Письмо должно быть хорошо структурировано - вступление, основная часть (факты) и заключение.

8. Тщательно проверьте письмо. Изменить или удалить его после отправки уже нельзя. Во многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании).

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. Приветствие

2. Содержание, цель обращения

3. Прощание

4. Личная подпись с указанием контактов

5. Ссылка на сайт компании

6. Логотип, если это необходимо.

При оформления электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля:

«Кому» («To»)

«Тема» («Subject»).

«Важность письма», при необходимости.

При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится e - mail адрес получателя. Иногда есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса можно ввести через запятые. Обязательно заполните поле «Тема», иначе ваше письмо может быть удаленно как спам. Здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения. Правилами этикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Электронная подпись - это специально созданный файл (signature), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса.

Всегда используйте подпись - она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. В деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того, бумажные они или электронные. Иначе вас могут посчитать безответственным и легкомысленным человек, что конечно не лучшим образом отразится на вашей деловой репутации.

Задание 1. Прочитайте электронное письмо. Скажите, чем

интересуется отправитель письма.

(1) To… Compuvision

Subject: Quad sound system

(2) Dear Sir/Madam

Please would you send me details of your quad sound systems, advertised in the April edition of ‘Sound Monthly’? I am particularly interested in the Omega range.

I look forward to hearing from you.

(3) Beatrix Kaasen

Bredgate 51

DK 1269

Copenhagen K

Tel/Fax: (+45) 741583

Email: kaasenb@intertel.net.dk

Задание 2. Используя слова и выражения в таблице, замените следующие части деловых писем на электронные письма.

Sorry about... Bad news: ... Could you do me a favour and...? Got your message on... Sorry, but I can't make... Best wishes Good news: from... Shall I...? If you have any questions, let me know. Following... About... Are we still OK for...? I'm sending you ... as an attachment. Thanks. Speak to you soon. Please... See you...

Dear Mr. Brown, Thank you for your letter of June 17th. Unfortunately, I shall be unable to attend the meeting on the 25th. I would appreciate it if you could send me a copy of the minutes. Yours sincerely, Tom Grant

I'm delighted to tell you that as of Sept 8 we are offering substantial discounts on all orders over $1,000. If you wish, I would be happy to send you further details and a copy of our new catalogue.

I regret to inform you that the board turned down your proposal. I would like to apologise for not getting back to you sooner on this, but I've been in London all week.

I am writing to confirm our appointment on October 8th. My flight gets in about 11 am. With regard to my presentation on the 9th, could you make the necessary arrangements? I enclose a list of the equipment I will need. I look forward to meeting you next week. Sylvia Wright

Further to our telephone conversation this morning, I would be grateful if you could send me a full description of the problem and I will pass it on to our technical department. Thank you for taking the time to do this. If I can be of any further assistance, please do contact me again. I look forward to hearing from you.