3. Процедуры, предшествующие составлению отчетности

3.1. Инвентаризация активов и обязательств – гарантия достоверности бухгалтерской отчетности

Инвентаризация является одним из обязательных условий, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Согласно ст. 11 ФЗ № 402-ФЗ при инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации, включая количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, подлежащих инвентаризации, и т.д., утверждается приказом руководителя организации при принятии учетной политики на следующий финансовый год (или ряд лет).

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проведение инвентаризации является обязательным.

Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом МФ РФ от 13 июня 1995 г. № 49.

Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 утверждены типовые формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации, которые введены в действие с 1 января 1999 г. При необходимости организации могут использовать для отражения результатов инвентаризации отраслевые формы, учитывающие специфику деятельности организации, или формы, разработанные самой организацией и утвержденные в установленном порядке при отсутствии соответствующих типовых и отраслевых форм по отдельным объектам учета, подлежащим инвентаризации (например, по финансовым вложениям, незавершенному производству, оценочным обязательствам, оценочным резервам).

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете осуществляется по окончании инвентаризации и выявлении обнаруженных в ходе инвентаризации отклонений от данных бухгалтерского учета.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

- излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;

- недостача имущества и его порча относятся:

- в пределах норм естественной убыли – на издержки производства и обращения;

- сверх норм естественной убыли – на счет виновных лиц. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Согласно п. 5.1 Методических указаний, отражение недостач производится в таком порядке:

- определяется возможность проведения зачета по пересортице (когда по ТМЦ одного наименования имеются излишки одного сорта и недостачи другого сорта);

- затем определяется, утверждены ли для недостающих ТМЦ нормы естественной убыли. Убыль ценностей в пределах норм (утвержденных в установленном законодательством порядке) списывается по распоряжению руководителя организации на издержки производства и обращения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач;

- при отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Под пересортицей товаров понимается появление излишков одного сорта и недостача другого сорта товаров одного и того же наименования. Выявляется пересортица, как правило, в инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3), где недостача конкретного вида ТМЦ одного сорта отражается по одной строке описи, а излишек того же вида ТМЦ, но другого сорта - по другой строке описи. На основании этой формы составляется сличительную ведомость (форма ИНВ-19). Сведения о пересортице товаров также отражаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма ИНВ-26).

При выявлении недостачи МПЗ сверх норм инвентаризационная комиссия проверяет наличие виновных лиц. Работник, виновный в недостаче, обязан возместить прямой действительный ущерб, под которым понимаются уменьшение имущества или ухудшение его состояния, а также затраты работодателя на новую покупку, восстановление предмета или компенсацию убытка третьим лицам (ст. 238 ТК РФ).

При этом, согласно ст. 246 ТК РФ размер ущерба определяется по рыночным ценам на имущество, действовавшим в день, когда он был нанесен, но не может быть ниже стоимости, установленной на основании первичных документов, с учетом износа.

С 2011 года такое понятие, как доходы будущих периодов, в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации отсутствует.

Соответственно, разница между фактической и рыночной стоимостью должна включаться в состав прочих доходов компании единовременно (то есть без ее предварительного отражения на счете 98). Ее отражают на дату признания задолженности должником или на дату присуждения сумм материального ущерба компании судом.

Независимо от размера ущерба работник, виновный в причинении работодателю ущерба, может добровольно возместить его полностью или частично - внести наличные деньги в кассу или передать равноценное имущество.

Если недостача ТМЦ возникла не по вине работника, а вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо в результате неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, то работник не является виновным лицом и не должен возмещать потери.

Если виновные лица не установлены решением суда или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Суммы недостач и потерь, выявленные в процессе инвентаризации, но в соответствии с установленным порядком не подлежащие отнесению на издержки производства и обращения или для взыскания с виновных лиц, относятся на финансовые результаты деятельности организации, но не учитываются для целей налогообложения.

Результаты инвентаризации отражаются на счетах бухгалтерского учета следующими проводками:

- оприходование излишков имущества

Дебет счетов учета активов, по которым обнаружены излишки (01, 10, 41 и др.)

Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы»

- отражение недостач

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счетов учета активов, по которым обнаружены недостачи (01, 10, 41 и др.)

- отнесение недостачи на виновных лиц

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

- отнесение на виновных лиц разницы между рыночной и балансовой стоимостью недостающих активов

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы»

- удержание ущерба из зарплаты виновных лиц

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

- внесение виновным лицом сумм в возмещение ущерба в кассу организации

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

- отнесение ущерба от недостач на финансовые результаты

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Если в ходе инвентаризации были выявлены ошибки при отражении операций на счетах бухгалтерского учета, в результате которых неправильно определена налоговая база при исчислении налогов и сборов, то необходимо внести изменения в налоговые расчеты, уплатить недостающие суммы налогов и пени за просрочку платежей.