11. Классификация документов в пределах фонда. Систематизация документов в пределах фонда.

Распределение дел внутри фонда проводится на основе следующих признаков:

- структурного (в соответствии с принадлежностью дел к структурным подразделениям);

- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем или вопросов, отраженных в документах);

- номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);

- корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

- географического (по территории, населенным пунктам и другим географическим наименованиям, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);

- авторского (по наименованиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

12. Определение источников комплектования архива. Критерии.

Источниками комплектования архива являются организации, а также граждане, в процессе деятельности которых образуются документы НАФ, подлежащие передаче на постоянное хранение в архивы в соответствии с законодательством или на основании договора хранения.

Определение организаций - источников комплектования архива осуществляется на основании следующих основных критериев:

- функционально-целевого назначения организации;

- полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

- вида организации (организационно-правовая форма);

- особой роли среди других однородных организаций.

Архив ведет список граждан - источников комплектования архива. Отнесение граждан к числу источников комплектования осуществляется на основании следующих критериев:

- роли фондообразователя в государственной деятельности, в развитии науки, культуры и в других областях общественной жизни;

- роли фондообразователя как участника, свидетеля значительных событий в жизни общества;

- родственных, дружеских и творческих связей фондообразователя;

- состава и содержания, собранных гражданином документов.

13. Понятие экспертизы ценности. Критерии экспертизы ценности.

Экспертиза ценности документов – это определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

Критерии экспертизы ценности:

- происхождения;

- содержания;

- внешних особенностей.

К критериям происхождения относится:

- роль и место организации в системе государственного управления и функционирования конкретной отрасли;

- роль и значение гражданина в государственной деятельности, в развитии науки, культуры и в других областях общественной жизни;

- время и место образования документа.

К критериям содержания относится:

- значимость события, отражённого в документе;

- значение информации, содержащейся в документе;

- повторяемость информации документа в других документах;

- вид и разновидность документа.

К критериям внешних особенностей относится:

- подлинность документа;

- юридическая достоверность документа;

- наличие резолюций;

- особенности передачи текста документа;

- особенности материальной основы документа;

- физическое состояние документа.