21. Понятие об автоматизированных информационно- поисковых системах. Характеристика аипс, созданных в Республике Беларусь.

Автоматизированная поисковая система – система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций.

Автоматизированная информационно-телекоммуникационная система правовой информации для обеспечения ею Конституционного Суда, общих и хозяйственных судов (АСПИ «Суд»). Данная разработка предназначена для максимально полного удовлетворения запросов судебной системы по обеспечению правовой информацией.

Автоматизированная информационная система (ИАСУ – СХС), позволяющая автоматизировать судопроизводство системы хозяйственных судов Республики Беларусь.

Автоматизированная система Верховного Суда Республики Беларусь (АИС Верховный Суд).

Автоматизированная система подготовки проектов нормативных правовых актов Республики Беларусь. Предназначена для внедрения во всех государственных органах, осуществляющих подготовку проектов нормативных правовых актов.

21. Обеспечение физической сохранности дел.

Проверка физического состояния документов проводится для выяснения состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке.

Проверка физического состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел.

Проводить оценку физического состояния крупных массивов документов можно тремя способами:

- сплошная проверка всех объектов изучаемого массива (например, всех документов фонда). Недостаток - большие временные затраты.

- выборочный способ, когда из всего объема массива выбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка). Недостаток - дает усредненную информацию о состоянии всего массива без конкретной оценки состояния документов, не попавших в выборку.

- попутное выявление документов с дефектами бумаги и текста всеми сотрудниками архива в ходе выполнения ими служебных обязанностей. Недостаток - результаты попутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах не дает возможности сделать выводы о физическом состоянии каждого отдельного архивного фонда, свести результаты в статистические таблицы.

Проверка и оценка физического состояния документов связана с выявлением качественных признаков (степень угасания, цвет, способ написания текста, прочность бумаги и т. п.), а не количественных показателей (вес, длина, число и т. п.).

21. Создание оптимальных условий хранения документов.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

- строительством, реконструкцией зданий и помещений архива;

- оборудованием рабочих помещений и хранилищ архива средствами пожаротушения, охраны и сигнализации, применением технических средств для создания оптимальных, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов в здании и помещениях архива;

- применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки, тележки).

Не допускается приём в эксплуатацию ветхих, деревянных, сырых и неотапливаемых зданий или помещений, с печным отоплением, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям и не имеющих естественной вентиляции воздуха.

Запрещается размещение архива организации в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные или химические технологии.

Хранилища архива должны иметь естественную или искусственную вентиляцию, быть гарантированы от затопления и иметь запасной выход.

Соблюдение температрно-влажностного режима хранения документов обеспечивает предохранение их от вредного воздействия температуры и влаги. (t 17-19Сº, влажность 50-55%).

Соблюдение светового режима хранения документов обеспечивает предохранение их от вредного воздействия солнечного света.