17 Составление примерной номенклатуры дел

18 Составление сводной номенклатуры дел

19 Определение сроков хранения документов и дел

В результате выполнения практической работы, студент должен

иметь представление об организации хранения документов

знать правила составления номенклатуры дел

уметь:

• применять Перечень типовых управленческих архивных документов государственных, муниципальных органов и организаций с указанием сроков хранения при составлении номенклатуры дел;

• составлять примерную номенклатуру дел на основе типовой;

• составлять сводную номенклатуру дел;

• определять сроки хранения документов и дел.

Выполнение практической работы

1. Актуализация опорных знаний учащихся

• повторение материала лекции «Номенклатура дел»

• проверка выполнения самостоятельной работы в Рабочей тетради.

2. Составление примерной номенклатуры дел

Используя «Основные Правила работы архивов организаций», Приложение 2, Штатное расписание и Структуру управления организацией, составить примерную номенклатуру дел службы ДОУ, учитывая порядковые номера структурных подразделений.

Используя Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 год) выбрать заголовки дел и, сформулировав их грамотно, вписать в столбец №3 примерной номенклатуры дел.

3. Составление сводной номенклатуры дел:

-используя «Основные Правила работы архивов организаций», Приложение 2, Штатное расписание, Структуру управления организацией и примерную номенклатуру службы ДОУ, составленную на практическом занятии 17, составить сводную номенклатуру дел организации, учитывая порядковые номера структурных подразделений, включив структурное подразделение Служба ДОУ.

-используя Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 год) выбрать заголовки дел и, сформулировав их грамотно, вписать в столбец №3 сводной номенклатуры дел.

4. Определение сроков хранения дел. Используя Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 год) определить сроки хранения выбранных дел и записать в столбец № 5.

5. Заполнить все столбцы сводной номенклатуры дел.

Практическая работа 20

Порядок формирования дел в организации

В результате выполнения практической работы студент должен

иметь представление об организации хранения документов

знать этапы формирования документов в дела

уметь:

• применять Перечень типовых управленческих архивных документов государственных, муниципальных органов и организаций с указанием сроков хранения при составлении номенклатуры дел;

• определять сроки хранения документов и дел;

• формировать дела в соответствии с номенклатурой дел.

Выполнение практической работы

1. Актуализация опорных знаний учащихся

• повторение основных терминов

• проверочная работа «Организация хранения документов»

2. Прочитать Правила работы архивов организаций. Раздел 5

3. Составить план ответа по вопросам:

1. понятие формирование дел

2. основные требования при формировании дел;

3. внутреннее содержание дела

4. составление и оформление описей дел.

4. Сформировать личное дело работника.

Практическая работа 21

Основные правила работы архивов организаций

В результате выполнения практической работы студент должен

иметь представление об организации хранения документов

знать Основные правила работы архивов организаций

уметь применять Перечень типовых управленческих архивных документов государственных, муниципальных органов и организаций с указанием сроков хранения при составлении номенклатуры дел.

Выполнение практической работы

1. Актуализация опорных знаний учащихся

• повторение основных терминов

• проверочная работа «Организация хранения документов»

2. Прочесть и структурировать текст Правил работы архивов организаций:

1. понятие архива организации и виды архивов

2. основные задачи и функции архива

3. комплектование архива

4. Система мер обеспечения сохранности документов

3. Работа в группах по технологии «Мозаика»

Составить блок схему «Проблемы работы архивов организаций и пути их решения».

1. На оборотной стороне схемы описать возможные пути решения проблем, используя материал правил работы архивов организаций

2. Демонстрация элементов мозаики

3. Обсуждение путей решения поставленных проблем

4. Подведение итогов. Демонстрация мозаики.

Практическая работа 22

Составление и оформление архивных описей дел

В результате изучения темы студент должен

иметь представление об организации хранения документов

знать порядок составления архивных описей

уметь составлять и оформлять архивные описи дел.

Выполнение практической работы

1. Актуализация опорных знаний учащихся

• повторение основных терминов

• проверка выполнения самостоятельной работы в Рабочей тетради.

2. Заполнить Рабочую тетрадь документоведа. Раздел «Описи дел»

3. Составить опись дел на личное дело, заведенное на практической работе «Порядок формирования дел в организации»

4. Оформить обложку дела.

5. Сшить дело и оформить лист-заверитель дела.

Практические работы 23, 24