Значення параметрів зведеної таблиці

Параметри		Призначення (дія)
		Присвоєння імені. Excel автоматично задає імена у формі СводнаяТаблица 1 і т.д.
		Обчислення загальної суми для елементів, відображуваних у стовпцях
		Обчислення загальної суми для елементів, відображуваних у рядках
		Установка одного з типів автоформатування
		Включення схованих елементів, що перебувають на сторінці, у проміжні суми
		Об’єднання комірок зовнішнього рядка й стовпця заголовків
	Збереження форматування після відновлення зведеної таблиці
­	Розташування підпису рядків на кожній сторінці роздрукованого звіту зведеної таблиці
	Встановлення порядку, у якому будуть відображатися поля сторінки
	Визначення кількості полів сторінки, відображуваних в одному рядку сторінки
	Вказівка значення, яке буде відображатися у комірках зведеної таблиці, що містять помилку
	Вказівка значення, яке буде показано для порожніх комірок зведеної таблиці
	Розташування підпису стовпців на кожній сторінці роздрукованого звіту зведеної таблиці
	Відображення зірочкою індикації того, що проміжні й підсумкові суми включають і відображувані, і сховані елементи. Даний параметр активізований тільки в тому випадку, коли зведена таблиця створюється із джерела даних OLAP
	Збереження додаткової копії даних
	Перегляд елементів, що становлять підсумкові значення
	Відновлення зведеної таблиці при кожнім відкритті робочої книги
	Визначення інтервалу часу, через який відбувається відновлення зведеної таблиці у відкритій робочій книзі

Структура зведеної таблиці визначається у діалоговому вікні настроювання макета зведеної таблиці (рис. 20), що відкривається кнопкою . В правій частині вікна згруповані найменування полів бази даних. У центрі розташовується макет зведеної таблиці, а зверху наведена ілюстрована схема його заповнення. Макет зведеної таблиці складається з фіксованих областей:

• Страница – значення цієї області виступають у якості елементів сторінки зведеної таблиці.

• Строка – значення виступають у якості елементів рядка у зведеній таблиці, тобто в якості заголовків рядків таблиці.

• Столбец – значення виступають у якості елементів стовпця у зведеній таблиці, тобто в якості заголовків стовпців таблиці.

• Данные – у цій області відображаються детальні й підсумкові поля, які становлять уміст таблиці

Рис. 20. Вікно формування структури зведеної таблиці

Формування структури зведеної таблиці здійснюється шляхом перетаскування полів бази даних на відповідні області макета. Не обов’язково використовувати всі поля. Важливо розмістити на макеті тільки ті з них, які дозволяють одержати шукані підсумкові дані (рис. 21). Невикористані поля бази даних у зведеній таблиці не відображаються. При необхідності, дані можна переміщати з однієї області в іншу. Якщо на макет вони були занесені помилково, їх можна “скинути”.

При перетаскуванні полів в область даних Майстер зведених таблиць застосовує до даних різні функції. Загальний перелік функцій такий же, як і при використанні засобу Промежуточные итоги (табл. 2). За замовчуванням встановлюється функція Сумма для числових даних і функція Счет для нечислових значень.

Рис. 21. Вікно після завершення формування структури зведеної таблиці

По завершенню формування макета слід натиснути кнопку , а потім . На робочому листі з’явиться зведена таблиця (рис. 22).

Рис. 22. Фрагмент вікна сформованої зведеної таблиці

Поля, які були розміщені в області макета Страница, Строка і Столбец (рис. 22), відображаються у вигляді списків, що розкриваються. Так, для елемента Галузь області Страница із списку можна вибрати параметр з ім’ям Всі, що забезпечить виведення відомостей по всіх галузях бази даних (у нашому прикладі: для юридичних осіб – медицина, промисловість, торгівля, для фізичних осіб – підприємець), а можна вказати тільки певні параметри, що забезпечить відображення відповідних даних. Для виведення інформації тільки про клієнтів – юридичних осіб необхідно розкрити у зведеній таблиці список поля Статус і вибрати прапорець деталізації тільки поруч зі значенням Ю (так у базі даних закодовані юридичні особи).

На екрані присутній Список полей сводной таблицы, який відображається за допомогою кнопки Отобразить/Спрятать список полей на панелі інструментів Сводные таблицы. Поля, включені у зведену таблицю, відображаються в цьому списку напівжирним шрифтом.

Для формування макета зведеної таблиці не обов’язково на останньому кроці Майстра зведених таблиць відкривати діалог створення макета, вибираючи кнопку (рис. 18). Макет можна створити безпосередньо на робочому аркуші Excel, достроково підтвердивши завершення роботи Майстри зведених таблиць кнопкою . Шаблон зведеної таблиці відобразиться безпосередньо на робочому аркуші, як показано на рис. 23.

Рис. 23. Макет зведеної таблиці на робочому листі Excel

У зв’язку з тим, що зведена таблиця є особливим типом діапазону даних, усередині неї не можна вставляти рядки або стовпці, що містять вирази, елементами яких є дані цієї таблиці. Для цієї мети використовують поля, що обчислюються.

Поле, що обчислюється, є виразом, у якому використані інші поля зведеної таблиці. Воно повинне перебувати тільки в області даних зведеної таблиці й не може використовуватися в області сторінки, рядка або стовпця.

Наприклад, необхідно розрахувати плату банку за витрати при оформленні кредиту, що становить 0,5% від суми кредиту. Для створення поля, що обчислюється, необхідно встановити курсор у будь-яку комірку зведеної таблиці та на панелі інструментів Сводные таблицы розкрити список Сводная таблица й вибрати команди: Формулы→Вычисляемое поле... У вікні, що розкрилося (рис. 24), у полі Имя слід ввести назву поля, що обчислюється (у прикладі – Плата банку за оформлення) та у поле Формула ввести формулу розрахунків (=Сума кредиту*0,5%). Формула може містити поля зведеної таблиці, вбудовані функції й константи, зв'язані знаками операцій. Для вставки у вираз полів зведеної таблиці в списку Поля треба виділити необхідне поле та натиснути кнопку . Для додавання створеного поля у зведену таблицю натиснути кнопку .

Рис. 24. Вікно формування поля, що обчислюється, у зведеній таблиці

Консолідація даних

Іншим інструментом узагальнення й аналізу даних є консолідація. Наприклад, якщо потрібно узагальнити дані (знайти суму, загальну кількість, середнє, максимум, мінімум і ін.) з однієї тої ж комірки на різних аркушах робочої книги або різних книг, з декількох однотипних таблиць на тому самому або декількох аркушах книги або декількох книг, потрібно консолідувати ці комірки, і тоді задана операція буде виконуватися автоматично. Таким чином, консолідація даних дозволяє зібрати в одній області інформацію з декількох джерел даних.

Консолідувати дані можна декількома способами:

• за розташуванням даних;

• за категоріями;

• за допомогою тривимірних посилань у формулах.

Метод консолідації за розташуванням даних використовується, якщо дані займають однакове число комірок з однаковим розташуванням у декількох місцях однієї робочої книги.

Метод консолідації за категоріями (або по написах) використовується, якщо потрібно узагальнити дані таблиць, розташованих на різних аркушах робочої книги, що мають однакові заголовки стовпців і рядків, але різні макети діапазонів даних.

Метод тривимірних формул дозволяє об’єднати комірки за допомогою формул, використовуючи в них посилання на комірки, розташовані на різних аркушах робочої книги або в різних книгах.

Розглянемо реалізацію методу консолідації на прикладі. Нехай узагальнені дані необхідно розташувати на окремому аркуші робочої книги. Для виконання консолідованого знаходження суми числових даних необхідно виділити на новому аркуші одну або кілька комірок та виконати команду Данные→Консолидация. У вікні Консолидация (рис. 25) в полі Функция вибрати функцію для узагальнення даних (у нашім випадку – Сумма). У полі Ссылка треба вказати перший діапазон комірок, що буде брати участь у консолідації. Його не слід уводити безпосередньо, необхідний діапазон треба виділити. Для включення діапазону в групу оброблюваних даних натискають кнопку Додати. Обраний діапазон відобразиться у полі Список діапазонів. Аналогічно виконують уведення інших діапазонів даних, що беруть участь в узагальненні.

Залежно від обраного способу консолідації встановлюють необхідні значення групи прапорців Использовать как имена. Якщо консолідація виконується за розташуванням даних, то прапорці не встановлюються. Якщо консолідація виконується за категоріями, то встановлюються прапорці, що відповідають написам верхнього рядка й значенню першого стовпця. Для створення зв’язку між джерелом даних і узагальненими даними необхідно встановити прапорець Создать связь с исходными данными, тоді при кожній зміні початкових даних автоматично оновлюється таблиця консолідації.

Закриття діалогове вікно кнопкою ОК приведе до об’єднання даних в одну або кілька спочатку виділених комірок. Консолідація буде завершена.

Рис. 25. Консолідація даних за категоріями

При консолідації за категоріями, коли з великих таблиць необхідно узагальнити не всі стовпці, попередньо потрібно сформувати найменування стовпців консолідованої таблиці (шляхом копіювання їх з початкової таблиці), а потім їх виділити. Подальші дії відповідають раніше наведеній схемі.

Інший варіант консолідації – за розташуванням – вимагає повної ідентичності початкових таблиць і розміщення їх на різних аркушах.

Консолідація може бути виконана й на основі однієї таблиці.