Классы современных систем документооборота

К настоящему времени разработано достаточно большое количество систем автоматизации документооборота. В зависимости от реализованных в системах технологий выделяют следующие классы систем документооборота:

1. универсальные системы - document management (EDMS-системы). В основе систем лежат понятия электронного кабинета, шкафа, папки. Системы класса EDMS – наиболее распространены.

2. системы электронного документооборота нового поколения, в т.ч.:

• системы управления ходом работ - workflow management. Системы обеспечивают автоматическое направление документа определенному исполнителю в соответствии с разработанными правилами. Системы workflow неверно представлять как системы движения только документов - это системы, регулирующие правила очередности выставления поручений (задач) сотрудникам. Фактически это - конвейер в самом прямом заводском смысле, только реализованный в офисе. В практике российских учреждениях правила движения документа часто определены недостаточно четко, что сдерживает применение подобных систем. Однако, в организациях с жесткой регламентацией взаимоотношений системы workflow management применяются, например, на предприятиях в рамках интегрированных систем (ERP-систем), банковских системах, системах согласования заявок клиентов.

• групповые системы:

  • workgroup management – системы групповой работы с документами. Обеспечивают возможность предыдущему исполнителю самому определять, кому направить документ на дальнейшее исполнение.

  • groupware – системы группового доступа. Обеспечивают возможность параллельной работы над документами. Ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуется поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ.

Чаще всего в групповых системах используются программные решения Novell Group Wize и Lotus Notes, MS Exchange. Специфика групповых систем состоит в том, что групповое ПО ориентировано, прежде всего, на решение задач организации взаимодействия между пользователями. По своей сути, оно является расширением программ электронной почты и не всегда подходит для работы с крупными архивами документов.

Системы электронного документооборота реализованы в файл-серверной, но чаще в клиент-серверной архитектуре на базе современных клиент-серверных платформ (Oracle, MS SQL Server, Lotus Notes/Domino и др.). Файл-серверная версия не требует покупки и установки дополнительного ПО. Связь всех рабочих серверов и рабочих станций пользователей может осуществляться по любым сетевым протоколам (например, IP, IPX/SPX, NetBIOS). Часто возможна также удаленная работа через собственный протокол связи или Интернет.

1.3 Особенности использования систем автоматизации документооборота в организациях

В зависимости от масштабов предприятия (организации) и уровня его информационной культуры используются различные по функциональности средства автоматизации документооборота.

На малых предприятиях зачастую ограничиваются возможностями текстовых процессоров и программ электронной почты. Текстовые процессоры, например, MS Word, позволяют профессионально оформлять документы, разрабатывать типовую для организации или отрасли типовую структуру документа, сохранять ее в шаблоне, готовить серийные документы и письма, почтовые конверты, наклейки, используя встроенные в текстовые процессоры средства. Возможен поиск в папках документов с использованием средств операционной системы, а также поиск в документах средствами текстовых процессоров. С использованием программ электронной почты возможна передача документам различным исполнителям, хранение и поиск документов.

На рынке программных средств сформировалось мнение, что на малых и средних предприятиях наиболее уместно применение группового ПО в качестве основы для создания систем электронного документооборота.

Для средних и крупных предприятий характерно использование специализированных систем, как универсальных EDMS-систем, так и нового поколения. Чаще всего это:

• отечественные системы: ДЕЛО, Золушка-WIN, LanDocs, Эффект Офис, Optima Workflow, относящиеся к системам workflow management.

• русифицированные версии зарубежных систем: Docs Open, LinksWorks, Lotus Notes и системы, созданные на основе зарубежных. Босс-Референт, Золушка-Канцелярия, OfficeMedia. Подобные разработки относятся к системам groupware.