Раздел 2 Технологии электронного документооборота.

1. Понятие документа

Функционирование социально-экономического объекта сопровождается документами, т.е. имеет документационное обеспечение. Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии или организации.

Документ - содержательно законченная уникально идентифицируемая единица информации на естественном языке.

Документы можно классифицировать по форме хранения: на электронные документы и бумажные. Существует мнение, что в настоящее время только около 30 % всей информации хранится в электронном виде:

• в структурированном виде – в базах данных;

• в слабоструктурированном и не неструктурированном виде – в виде учрежденческих документов.

Вся остальная информация (около 70 %) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных архивов). Документы составляют один из видов информационного обеспечения АИС.

Учрежденческие документы являются примером слабоструктурированной информации, структура документов описывается:

• согласно стандарту ODA – архитектуры учрежденческих документов – как ПРОФИЛЬ и ТЕЛО;

• согласно таговой модели WWW – HEAD и BODY;

• в информационно-поисковых системах – набором атрибутов;

• на предприятиях (организациях) в России – согласно унифицированной системе документации.

Система документации – совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления.

Основой унифицированной системы документации является системы классификации документов. В российской практике используются системы классификации документов, в т.ч. ОКУД, ОКОНХ, ОКПО и др. Согласно той или иной системы классификации любой документ на предприятии (организации) имеет свой код. Например, согласно ОКУД (Общегосударственный классификатор управленческой деятельности) баланс имеет код – 0710001.

Структура документа согласно принятым в России правилам представлена следующим образом:

• заголовочная часть (наименование предприятия, код документа по ОКУД, наименование документа и т.д.);

• содержательная часть, в виде текста, таблицы;

• оформительская часть (подписи лиц, несущих юридическую ответственность).

В сфере управления циркулируют:

• организационно-распорядительные документы, в т.ч. информационно-справочные (Информационно-справочные системы Консультант+, Гарант)

• специальные документы - обслуживающие отдельные функции управления (плановые, финансовые, учетные документы и пр.).

Движение документов образует документооборот.

Документооборот – совокупность информационных потоков организации, структурирующая процесс управления объектом, его производственно-технологическим циклом.

Внутренние информационные потоки образуются между структурными подразделениями, имеющими как вертикальные, так и горизонтальные связи. Потоки бывают прямые и обратные. Внешние потоки образуются при взаимоотношениях с внешними организациями в процессе деятельности, связанной с отчетностью, рекламой, выставкой продукции, социологическими опросами, подготовкой справок, встречами с населением и пр.

Информационный поток - совокупность перемещаемых данных, относящихся к конкретному участку обработки информации (составление реестра населения, регистрация земельных участков, начисление пенсии, формирование плана выпуска продукции, и т.д.).