Электронный документооборот банка

ЮниКредит Банк работает в России с 1989 г. и принадлежит к числу самых крупных и высокотехнологичных финансовых учреждений страны. Он обладает развитыми и постоянно расширяющимися филиальной и региональной сетями и является одним из лидеров в области оказания финансовых услуг. ЮниКредит Банк первым среди российских банков перешел в 2002 г. на полнофункциональный внутренний электронный документооборот, отказавшись от бумажного.

Проект перехода на электронный документооборот был инициирован руководством банка в 2000 г. с целью обеспечения бесперебойного обмена информацией внутри банка и легкого доступа к ней, создания системы обратной связи и контроля исполнения документов и поручений по ним.

При выборе системы электронного документооборота к ней предъявлялся целый ряд требований — в ней должно было быть предусмотрено наличие:

1. эффективной системы обмена информацией, включая обеспечение легкого доступа к ней;

2. необходимой регламентирующей и инструктивной базы;

3. корректной системы кодирования и классификации данных;

4. четко разработанной методологии учета и хранения данных;

5. системы обратной связи и контроля исполнения принятых решений.

Выбор программного комплекса CompanyMedia (разработчик — компания “ИнтерТраст”) был обоснован несколькими причинами:

1. стандартная для банка информационная среда Lotus Domino/Notes, что облегчало внедрение и адаптацию СЭД (CompanyMedia разработана на технологической платформе Lotus Domino/Notes);

2. масштабируемость (возможность развития системы — подключения новых модулей — и ее установки на другие рабочие места пользователей), централизованное управление;

3. развитая функциональность и открытость программного кода;

4. возможность гибкой настройки технологических процессов, присущих бизнесу банка;

5. возможность интеграции с другими системами;

6. соответствие государственным стандартам делопроизводства с возможностью учета специфики банка;

7. полнотекстовый поиск информации и достаточное быстродействие;

8. возможность эффективной работы в режиме реального времени с удаленными офисами.

Проект внедрения системы осуществлялся небольшой командой технических специалистов банка при поддержке сотрудников компании “ИнтерТраст”.

С помощью СЭД CompanyMedia были организованы:

• полный электронный учет входящей информации (включая полученную посредством электронных средств связи) при однократной централизованной регистрации документов (функциональный модуль “Входящие”);

• полный электронный учет исходящей корреспонденции в единой базе данных при децентрализованной регистрации документов по месту их исполнения с сохранением электронного файла (функциональный модуль “Исходящие”);

• полный учет внутренних документов в единой базе данных и переход на безбумажный внутренний документооборот (функциональный модуль “Внутренние”);

• полный цикл подготовки, согласования, подписания и централизованного учета организационно-распорядительных документов банка в электронном виде (функциональный модуль “Организационно-распорядительные документы”, более 40 000 нормативных документов);

• электронная рассылка и ознакомление сотрудников с нормативными документами в режиме реального времени;

• формирование электронной учетной базы договорных документов банка (функциональный модуль “Договоры”, более 200 000 единиц учета).

Внедрение системы позволило наладить бесперебойный обмен информацией, обеспечить возможность полнотекстового поиска информации, повысить эффективность работы головного офиса с удаленными офисами и другими подразделениями и структурами в режиме реального времени. Сейчас сроки согласования и принятия решений исчисляются минутами, а не часами, что позволяет более оперативно обслуживать клиентов.

“Сегодня СЭД CompanyMedia используют 4500 сотрудников, — рассказала Любовь Татузова, начальник управления документационного обеспечения ЮниКредит Банка.— Она охватывает головной офис и всю филиальную сеть банка (свыше 100 подразделений в России). CompanyMedia является одной из основных технологий, обеспечивающих работу всех его подразделений, и входит в пакет обязательного программного обеспечения каждого рабочего места в банке. Сотрудник, который по какой-либо причине решит игнорировать СЭД и отказаться от работы в ней, сразу же будет выключен из целого ряда процессов и не сможет полноценно выполнять свои обязанности”.

Безбумажный внутренний документооборот в ЮниКредит Банке включает все варианты работы с документами в режиме реального времени независимо от удаленности рабочего места (подготовка проекта документа, электронное согласование, подписание, регистрация, автоматическая доставка с уведомлением адресата, наложение резолюций, контроль исполнения).

Эффективность внедрения СЭД банк ощущает в четырех категориях: экономия ресурсов и материалов, сокращение непроизводительных затрат рабочего времени, повышение скорости информационных потоков и повышение личной продуктивности персонала. Это проявляется в значительной экономии расходных материалов и исключении затрат на доставку при рассылке ответственных документов по подразделениям, в существенном сокращении времени предоставления потребительских кредитов, в повышении качества обслуживания клиентов и т. д. Труднее определить цену потерь ответственных документов, задержки предоставления управленческой информации, недостаточного контроля. Подсчитать ее можно лишь после конкретных свершившихся фактов. В ЮниКредит Банке таких случаев не было. Электронный документооборот на базе CompanyMedia позволил не только свести к минимуму подобные инциденты, рыночные, финансовые, правовые и операционные риски, но и открыть новые возможности для ведения бизнеса.

СЭД CompanyMedia постоянно модернизируется и совершенствуется с целью увеличения эффективности работы пользователей. Техническая поддержка системы осуществляется командой квалифицированных специалистов ЮниКредит Банка, в которую входят сотрудники Отдела электронного документооборота и администраторы Lotus Domino.

Документооборот системы Интернет Клиент-Банк

Система электронного документооборота Интернет Клиент-Банк обеспечивает подготовку и передачу в БАНК следующих документов:

• платежные поручения (в том числе отдельный макет для бюджетных платежей);

• платежные требования;

• заявления на перевод валюты;

• заявления на покупку валюты;

• заявления на продажу валюты;

• поручения на продажу валюты с транзитного валютного счета;

• подтверждения к Генеральному соглашению о размещении денежных средств;

• возврат ранее размещенных денежных средств;

• заявления на предоставление кредита;

• оферты по драгоценным металлам;

• выдача драгоценных металлов;

• справки о валютных операциях;

• справки о поступлении валюты Российской Федерации;

• справки о подтверждающих документах;

• поручения на отзыв денежных средств;

• поручения на поставку денежных средств;

• ввод/вывод ценных бумаг на торги/с торгов;

• поручения на поставку ГЦБ;

• поручения на покупку/продажу ЦБ;

• сообщения свободного формата, т.е. письма;

• сообщения с прикрепленным файлом;

• зарплатный реестр.

Система Интернет Клиент-Банк обеспечивает получение следующей информации:

• выписки по счетам;

• дебетовые и кредитовые авизо;

• выписки по сделкам;

• отчеты о движении/остатках денег;

• отчеты о налоговых отчислениях;

• отчеты о депозитарных операциях с ЦБ;

• отчеты об остатках ЦБ на счете депо;

• отчеты о незавершенных переводах депо;

• сообщения свободного формата;

• сообщения с прикрепленным файлом (в т.ч. справки о состоянии кредита).

• Дополнительные сервисные возможности системы позволяют:

• производить поиск документов по заданным условиям;

• сортировать документы по тем или иным параметрам;

• информировать клиента о непрочитанных входящих документах, а также об отправленных в банк и ожидающих дополнительной подписи;

• обмениваться сообщениями, содержащими файлы прикрепления, с другими пользователями системы;

• получать оперативную информацию о платежных поручениях, отправленных в адрес клиента другими участниками системы;

• получать информацию о текущем состоянии счетов;

• получать различную справочную информацию;

• участвовать в конференции.

Эффективность и удобство работы корпоративных клиентов

Имеющиеся в системе возможности позволяют реализовывать различные схемы работы крупных корпоративных клиентов. Головная компания может контролировать работу дочерних структур, в том числе территориально удаленных:

• просматривать их выписки и платежные документы;

• утверждать документы, подготовленные в дочерних подразделениях;

• утверждать документы, сумма которых превышает конкретное число, и т.д.

Организация имеет возможность получать информацию о подготовленных в ее адрес платежах от других участников системы Интернет Клиент-Банк до их получения и проведения в Банке, что дает возможность готовить платежи под ожидаемые поступления средств.

Для организации, финансовая деятельность различных подразделений которой связана с различными счетами в Банке, предусмотрена возможность разграничений доступа к соответствующей информации между сотрудниками, как для просмотра, так и для отправки в Банк определенных типов финансовых документов.