64. Табличный процессор Microsoft Excel: работа со списками: формы.

Формы

Microsoft Excel работает с несколькими типами форм. Формы, поставляемые с Microsoft Excel, можно использовать для ввода данных в диапазоны Microsoft Excel и другие базы данных. Можно разрабатывать формы, предназначенные для печати или использования в интерактивном режиме, включая формы, открываемые в Microsoft Excel, и формы, размещаемые в Интернете. Для сбора и систематизации данных в интерактивных формах можно использовать книгу Microsoft Excel или другую программу или базу данных.

Встроенные формы для данных Microsoft Excel.        В диапазонах или списках на листах Microsoft Excel можно отображать форму, позволяющую вводить новые данные, искать строки на основе содержимого ячеек, обновлять данные и удалять строки из списка.

Стандартные формы для типичных задач.        Microsoft Excel предоставляет «Решения»: готовые шаблоны, помогающие создавать отчеты о расходах, счеты и бланки заказов. Кроме того, эти шаблоны позволяют сохранять в базе данных информацию, введенную в формы.

Разработка форм в Microsoft Excel.        Можно создавать формы, предназначенные для печати или использования в интерактивном режиме. Интерактивные формы могут содержать элементы управления, например переключатели и раскрывающиеся списки. Можно настроить защиту интерактивной формы, установив параметры, позволяющие вводить данные только в определенные ячейки, при этом введенные данные можно будет проверять, что позволит предотвратить ввод неверных данных. Можно сделать интерактивные формы на веб-страницах доступными из Microsoft Excel или из программ Microsoft Visual Basic для приложений (VBA).

Пример со списком

Чтобы добавить список в Excel 2010 или Excel 2007, откройте вкладку Разработчик, нажмите кнопку Вставить в группе Элементы управления и щелкните в разделе Элементы управления формы элемент Список (элемент управления формы). 

Чтобы добавить список в Excel 2003 и более ранних версиях Excel, нажмите кнопку Список на панели инструментов Формы. Если панель инструментов Формы не отображается, выберите в меню Вид пункт Панели инструментов, а затем — пункт Формы.

Щелкните на листе область, в которой должен располагаться левый верхний угол списка, а затем перетащите список в положение правого нижнего угла. В этом примере следует создать список, охватывающий ячейки B2:E10.

В группе Элементы управления щелкните команду Свойства.

В окне Форматирование объекта введите следующие данные и нажмите кнопку ОК.

Чтобы указать для списка диапазон, введите H1:H20 в поле Формировать список по диапазону.

Чтобы ввести число в ячейку G1 (в зависимости от того, какой элемент выбран в списке), введите G1 в поле Связь с ячейкой.  Примечание. В формуле INDEX() значение в ячейке G1 используется для возврата необходимого элемента списка.

Убедитесь, что в разделе Возможен выбор переключатель установлен в положение Одинарное, по значению.  65. Табличный процессор Microsoft Excel: работа со списками: добавление в список итогов, понятие общих и промежуточных итогов, итоговые функции для промежуточных итогов.

Промежуточные итоги

Microsoft Excel может автоматически вычислять промежуточные и общие итоги в списке. При вставке автоматических промежуточных итогов Microsoft Excel изменяет разметку списка, что позволяет отображать и скрывать строки каждого промежуточного итога.

Перед тем как вставить промежуточные итоги, необходимо отсортировать список, чтобы сгруппировать строки, по которым нужно подвести итоги. После этого можно подсчитать промежуточные итоги любого столбца, содержащего числа.

Если данные не организованы в виде списка или если требуется подвести один промежуточный итог, вместо автоматических промежуточных итогов можно использовать Автосумму  .

Вычисление промежуточных итогов

Промежуточные итоги.        Для вычисления значений промежуточных итогов используется итоговая функция, например СУММ или СРЗНАЧ. Промежуточные итоги могут быть отображены в списке с помощью нескольких типов вычислений одновременно.

Общие итоги.        Общие итоги подводятся с помощью подробных данных, а не с помощью значений промежуточных итогов. Например, итоговая функция СРЗНАЧ возвращает среднее значение для всех строк списка, а не для промежуточных итоговых значений.

Автоматические вычисления.        Значения общих и промежуточных итогов пересчитываются автоматически при каждом изменении подробных данных.

Вложение промежуточных итогов

В существующие группы суммируемых значений можно вставлять промежуточные итоги для более мелких групп. В приведенном примере промежуточные итоги для каждого вида спорта присутствуют в списке, в котором уже вычисляются промежуточные итоги по каждому региону.

   Внешние итоги

   Вложенные итоги

Прежде чем вставлять вложенные итоги, выполните сортировку списка по всем столбцам, по которым требуется вычислять промежуточные итоги, чтобы суммируемые строки были сгруппированы.

Итоговые отчеты и диаграммы

Создание итоговых отчетов.        При добавлении в список промежуточных итогов разметка списка изменяется таким образом, что становится видна его структура. Щелкая знаки структуры  ,   и  , можно создать итоговый отчет, скрыв подробности и отобразив только итоги.

Отображение итоговых данных в виде диаграммы.        Можно создать диаграмму, использующую только видимые данные списка, содержащего промежуточные итоги. Если отобразить или скрыть подробности в структурированном списке, диаграмма тоже будет обновлена для отображения или скрытия соответствующих данных.

Вставка промежуточных итогов в список данных листа

С помощью команды Промежуточные итоги можно автоматически подсчитать промежуточные и общие итоги в списке для столбца.

Команда Промежуточные итоги недоступна при работе с таблицей Microsoft Excel. Чтобы добавить промежуточные итоги в таблицу, необходимо сначала преобразовать ее в обычный диапазон данных. Учтите, что при этом будут удалены все функциональные возможности, связанные с таблицами, кроме форматирования.

Вставка промежуточных итогов

Промежуточные итоги     подсчитываются с помощью итоговой функции, например Сумма или Среднее, с использованием функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ. Для каждого столбца можно отобразить несколько типов итоговой функции.

Общие итоги     вычисляются на основе подробных данных, а не на основе значений промежуточных итогов. Например, итоговая функция Среднее возвращает среднее значение для всех строк списка, а не для строк промежуточных итогов.

Если для книги выбран режим автоматического вычисления по формулам, то с помощью команды Промежуточные итоги можно автоматически пересчитывать значения промежуточных и общих итогов при каждом изменении подробных данных. Используя команду Промежуточные итоги, можно также отобразить список, что позволит отображать и скрывать строки каждого из промежуточных итогов.

Вставка промежуточных итогов

Убедитесь в том, что первая строка каждого столбца диапазона данных, для которых рассчитываются промежуточные итоги, содержит название, а сами столбцы — однотипные данные, и что пустые строки или пустые столбцы в диапазоне отсутствуют.

Выделите ячейку в диапазоне.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Вставка одного уровня промежуточных итогов

Вставка вложенных уровней промежуточных итогов

Совет    Для отображения только промежуточных и общих итогов используйте обозначения уровней структуры   рядом с номерами строк. Кнопки   и   позволяют отобразить и скрыть строки подробных данных для отдельных итогов.

Удаление промежуточных итогов

Выделите ячейку в диапазоне, который содержит промежуточные итоги.

На вкладке Данные в группе Структура выберите Сумма.

В диалоговом окне Промежуточные итоги нажмите кнопку Удалить все.