Табличный процессор Microsoft Excel: ускорение ввода данных (средства Автозавершение, Автозаполение, Автозамена).
Использование автозавершения формул
Для упрощения процесса создания и редактирования формул и снижения количества опечаток и синтаксических ошибок используйте автозавершение формул. После ввода знака «=» (знака равенства) и первых букв или отображения триггера приложение Microsoft Office Excel отобразит под ячейкой динамический раскрывающийся список возможных функций, имен и текстовых строк, соответствующих буквам или триггеру. С помощью триггера вставки можно затем вставить элемент из раскрывающегося списка в формулу.
Введите
знак «=» (знак равенства) и первые буквы
или отобразите триггер для запуска
автозавершения формул.
По
мере ввода список прокрутки возможных
элементов отображает наиболее близкие
значения.
Значки
указывают типы вводимых данных, такие
как функция или ссылка на таблицу.
Подробные
всплывающие подсказки помогают сделать
наилучший выбор.
Предполагаемое действие:
Управление раскрывающимся списком при помощи отображенных триггеров
Переход по раскрывающемуся списку автозавершения формул с помощью клавиш
Ввод элемента из раскрывающегося списка с помощью триггера вставки
Включение или выключение автозавершения формул
Управление раскрывающимся списком при помощи отображенных триггеров
В приведенной ниже таблице показано, как динамически управлять отображением элементов в раскрывающемся списке автозавершения формул.
ОТОБРАЖЕННЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ |
ТИП ВВОДИМОГО ЭЛЕМЕНТА |
Имена функций Microsoft Excel и функций, определенных пользователем |
Буква или первые буквы какой-либо функции. Например: СУ |
Аргументы функции |
(Без отображенного триггера). Ввод аргумента, например, числа или ссылки на ячейку, или использование отображенного триггера, например, первых букв или «[» (открывающей прямоугольной скобки). Например: СУММ(5;A2;[ Для каждого последующего аргумента вводите сначала точку с запятой, а затем вводите данный аргумент или другой отображенный триггер. |
Определенные имена и имена таблиц |
Буква или первые буквы в поле имени. Например: Анн |
Определители столбцов таблицы и определители специальных элементов ([#Все], [#Данные], [#Заголовки], [#Итого], [#Эта Строка]) |
Один или несколько следующих элементов «[» (открывающая прямоугольная скобка) сразу после имени таблицы. Например: ЕжегодныйОтчет[ «;» (точка с запятой) сразу после специального элемента. Например: =ЕжегодныйОтчет[#Все]; «:» (двоеточие) сразу после имени столбца. Например: ЕжегодныйОтчет[Продажи:
|
Имена соединений в функциях куба |
«"» (открывающие кавычки) сразу после открывающей круглой скобки в имени функции куба. Например: КУБЭЛЕМЕНТ("
|
Текстовые строки с многомерными выражениями (MDX) в функциях куба |
Один или несколько следующих элементов: «"» (открывающие кавычки) сразу после точки с запятой после аргумента. Например: КУБЭЛЕМЕНТ("ДанныеКубаПродаж"," «.» (точка) сразу после закрывающей прямоугольной скобки. Пример: КУБЭЛЕМЕНТ("ДанныеКубаПродаж";"[Заказчики]. Например: КУБЭЛЕМЕНТ("ДанныеКубаПродаж";"[Заказчики].[Мексика]. «(» (открывающая круглая скобка) сразу после открывающих кавычек в текстовой строке с многомерными выражениями, показывающая начало записи. Например: КУБЗНАЧЕНИЕ("ДанныеКубаПродаж";"( «;» (точка с запятой) сразу после закрывающей прямоугольной скобки в текстовой строке с многомерными выражениями, показывающая вторую часть записи. Например: КУБЗНАЧЕНИЕ("ДанныеКубаПродаж";"([Заказчики].[Мексика]; «{» (открывающая фигурная скобка) сразу после открывающих кавычек в текстовой строке с многомерными выражениями, показывающая начало заданного выражения. Например: КУБЗНАЧЕНИЕ("ДанныеКубаПродаж";"{
|
ДЕЙСТВИЕ |
КЛАВИШИ |
Перемещение курсора на один знак влево. |
СТРЕЛКА ВЛЕВО |
Перемещение курсора на один знак вправо. |
СТРЕЛКА ВПРАВО |
Перемещение выделенной области на один элемент вверх. |
СТРЕЛКА ВВЕРХ |
Перемещение выделенной области на один элемент вниз. |
СТРЕЛКА ВНИЗ |
Выбор последнего элемента. |
END |
Выбор первого элемента. |
HOME |
Перемещение на следующую страницу и выбор нового элемента. |
PAGE DOWN |
Перемещение на предыдущую страницу и выбор нового элемента. |
PAGE UP |
Закрытие раскрывающегося списка. |
ESC (или щелчок на другой ячейке) |
Включение или выключение функции автозавершения |
ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ |
Автозаполнение
1. Введите данные в начальную ячейку или смежные ячейки (если задается правило заполнения).
2. Выберите ячейку или ячейки, в которых установлено правило заполнения.
3. Установите курсор мыши на Маркере заполнения (рис. 84), маленьком квадратике в правом нижнем углу активной ячейки.
4. Перетащите мышью Маркер заполнения (по горизонтали или по вертикали) до последней ячейки, которую хотите заполнить по образцу.
5. Отпустите кнопку мыши.
Есть один полезный прием автозаполнения - это перетаскивание маркера заполнения при нажатой правой клавише мыши. При этом появляется контекстное меню, которое поможет выбрать способ автозаполнения (рис. 85).
Для удобства работы в Excel существуют стандартные списки, содержащие названия дней недели и месяцев, доступные при выборе команды Параметрыв меню Сервис (закладка Списки) , а также списки, создаваемые пользователем.
Стандартные списки в отличие от пользовательских нельзя удалить или отредактировать. Для создания или изменения пользовательского списка автозаполнения выполните следующие действия:
1. Выберите команду Параметры в меню Сервис (Tools, Options) , а затем закладку Списки (List) .
2. Укажите Новый список (New) в поле Списки (List) .
3. Введите элементы списка или сделайте изменения в поле Элементы списка и нажмите кнопку Добавить (Add) , затем кнопку ОК. Для удаления списка выделите его и нажмите кнопку Удалить (Delete) .
Автозамена
С помощью функции автозамены можно исправлять опечатки и слова с ошибками, а также вставлять символы и другие фрагменты текста. По умолчанию она использует список типичных ошибок и символов, который можно изменить.
Функция автозамены также позволяет исправлять ошибки в словах, которые содержатся в основном словаре проверки правописания. Ссылки на дополнительные материалы, посвященные этой возможности, приведены в разделе См. также.
Текст в гиперссылках не подлежит автоматическому исправлению.
Предполагаемые действия
Добавление записи в список автозамены
Изменение записей в списке автозамены
Переименование записей в списке автозамены
Получение сведений о возможностях списка автозамены