Принятие решений осуществляется по циклу Деминга: планируй, делай, анализируй, совершенствуй.
PDCA (англ. «Plan-Do-Check-Act» - планирование-действие-проверка-корректировка) циклически повторяющийся процесс принятия решения, используемый в управлении качеством.
Также известен как принцип Деминга-Шухарта, но Деминг предпочитал PDSA (Plan-Do-Study-Act) у Шухарта (Plan-Do-Сheck-Act)
Методология PDCA представляет собой простейший алгоритм действий руководителя по управлению процессом и достижению его целей.
Цикл управления начинается с планирования.
Планирование
установление целей и процессов, необходимых для достижения целей, планирование работ по достижению целей процесса и удовлетворения потребителя, планирование выделения и распределения необходимых ресурсов.
Выполнение
выполнение запланированных работ.
Проверка
сбор информации и контроль результата на основе ключевых показателей эффективности (KPI), получившегося в ходе выполнения процесса, выявление и анализ отклонений, установление причин отклонений.
Воздействие (управление, корректировка)
принятие мер по устранению причин отклонений от запланированного результата, изменения в планировании и распределении ресурсов14.
Основными функциями управления являются планирование, организация, активизация, координация, контроль и анализ, которые осуществляются в многомерном пространстве различных областей деятельности организации.
Управленческие решения, формируемые в ходе выполнения перечисленных выше функций, служат отправным моментом для конкретных исполнителей.
В рыночных условиях достичь конкурентного превосходства можно, в первую очередь, за счет владения полными, достоверными и своевременными сведениями, образующими единое информационное пространство данного экономического объекта. Такое пространство может быть создано лишь на базе электронного документооборота с привлечением средств автоматизации поддержки принятия управленческих решений.
Под системой понимают набор взаимосвязанных компонентов, функционирующих совместно для достижения определенной цели.
Для описания системы используют такие понятия, как:
- структура (множество элементов и взаимосвязей между ними);
- входы и выходы (материальные, финансовые и информационные потоки, входящие в систему и выводимые ею);
- законы поведения (функции, связывающие входы и выходы системы);
- цели и ограничения (процессы функционирования системы, описываемые рядом переменных; на отдельные переменные обычно накладываются ограничения).
Под управлением понимают изменение состояния системы, ведущее к достижению поставленной цели.
Процесс управления системой определяется целями управления, окружающей обстановкой и внутренними условиями.
С позиций кибернетики такой процесс трактуется, как направленное воздействие на элементы системы для достижения цели, и может быть представлен в виде информационного процесса, связывающего внешнюю среду, объект и аппарат управления.
Информационный обмен, который лежит в основе процесса управления системой, заключается в циклическом осуществлении следующих процедур:
• сбора информации о текущем состоянии управляемого объекта;
• анализа полученной информации и сравнения текущего состояния объекта с желаемым;
• выработки управляющего воздействия с целью перевода управляемого объекта в желаемое состояние;
•передачи управляющего воздействия объекту15.
Приводим систему управления предприятием, см. рис. 14.
Рис. 14 – Схема системы управления предприятием16
Анализ рис. 14 показывает, что на вход предприятия поступают сырье и материалы, которые подлежат проверке, на что указывает символ контрольной точки процесса.
Информация, которая характеризует поступающее сырье и материалы для обработки, может быть представлена в виде таблицы, содержащей следующие графы: № п/п, Наименование сырья, количество, цена, дата, поставщик, кто принял, примечание.
Данная информация может быть занесена в базу данных для дальнейшей обработки.
Извесны 7 вопросов помощников аудитора или оператора по сбору данных о явлении: что произошло, когда, с кем, где, почему, в чьих интересах, в какой обстановке.
Основная деятельность процесса представляет собой преобразования сырья и материалов с помощью машин и оборудования с участием персонала, который выполняет процесс по установленной технологии в окружающей физической и абстрактной среде.
Для реализации процессного подхода каждый работник должен знать: кто, когда, что, какого качества ему должны принести для дальнейшей обработки, что и как он должен обработать переданный материал, кому, когда, какого качества он должен передать результаты своего труда.
Персонал должен выполнять производственный процесс при соблюдении пяти «нельзя»:
- нельзя принимать бракованную продукцию от предыдущего исполнителя,
- нельзя передавать бракованную продукцию для дальнейшей обработки,
- нельзя нарушать технологии,
- нельзя два раза ошибаться,
- нельзя создавать условия для появления брака.
Производственный процесс может иметь показатели, которые контролируются или автоматически или с помощью оператора, информация о показателях процесса передается в блок «Информация о ходе процесса».
Готовая продукция контролируется исполнителем и передается отдел технического контроля от куда продукция передается на склад для реализации или при появления брака на доработку или утилизацию. Информация о качестве готовой продукции от ОТК передается в блок «показатели продукта».
Готовая продукция поступает потребителю. Потребитель может выразить свое недовольство продукцией в виде рекламации и возврата продукции в установленный срок. Информация о рекламациях и возврата продукции поступает в блок «удовлетворенность потребителя».
Информация о ходе процесса изготовления, хранения, доставки и степени удовлетворения потребителя передается владельцу процесса для принятия управленческих решений. Принятие решений может быть двух видов: оперативное управление процессами на уровне исполнителей процесса
Владельцем процесса является лицо, которое имеет полномочия управлять четырьмя видами ресурсов:
- персонал;
- финансы;
- время;
- машины и оборудование.
Управление ресурсами осуществляется в том случае, если имеются обнаруженные несоответствия, по которым необходимо выполнить коррекцию – исправление брака, корректирующие действия – устранение причины несоответствия, предупреждающие действия – устранение причины потенциального несоответствия.
Имеется следующий замкнутый цикл информационных потоков.
Контрольные точки процесса являются источниками информации, которая собирается в блоке «информация о ходе процесса», группируется, анализируется, обобщается, выясняются факты появления несоответствий, выясняются причины несоответствий, предлагаются меры по устранению причин несоответствий.
Отчет по обработанной информации передается владельцу процесса для принятия управленческих решений. Владелец процесса управляет, выделенными ему ресурсами для выполнения процесса в заданных нормативах.
Результаты принятых управленческих решений отразятся в контрольных точках процесса и далее дойдут до владельца процесса, который может судить о достижении поставленных целей по нормализации производственного процесса. Затем цикл управления повторяется.