3.6 Списки сотрудников

Можно разбить всех сотрудников вашей организации на группы по какому-либо признаку или выделить группы каких-либо сотрудников. Для этого служит справочник «Списки сотрудников». Открыть этот справочник можно из разделов «Кадры», «Справочники и классификаторы», «Предприятие» выбором команды «Списки сотрудников» на панели навигаций.

Например, можно разбить сотрудников по филиалам организации, находящихся в разных населенных пунктах, или относящихся к разным налоговым инспекциям. Списков может быть как угодно много, причем один и тот же сотрудник может находиться одновременно в разных списках. Например, можно создать списки: «Совместители», «Члены профсоюза», «Студенты» и т.п.

Для того, чтобы создать новый список, нужно добавить в справочник новый элемент, ввести наименование списка, а в таблицу подобрать сотрудников, входящих в этот список.

3.7 Прием сотрудников на работу

На каждого сотрудника, работающего на постоянной или временной основе, нужно ввести документ «Прием». В документе вводятся сведения, относящиеся к трудовой деятельности сотрудника.

Программа не позволит вводить документы по начислениям и удержаниям на постоянных и временных сотрудников, на которых не был введен документ «Прием». Для физических лиц, получающих доходы по основаниям, не связанным с трудовыми отношениями, например, по договорам подряда, купли-продажи и т.п., этот документ вводить не нужно. Описание документа «Прием» дано в главе 8 «Документы по кадрам». Документы «Прием» можно вводить как на одного сотрудника, так и на список сотрудников, причем в последнем случае можно использовать шаблон ввода.

При начальном вводе информации удобно произвести ввод документов «Прием» списками на группы однотипных сотрудников.

3.8 Сведения о доходах сотрудников

Если вы начинаете работать с конфигурацией не с начала календарного года, то для правильного расчета налогов нужно ввести на каждого сотрудника данные о полученных им доходах, предоставленных скидках и вычетах, удержанных суммах налога на доходы физических лиц, суммах страховых взносов за месяцы текущего года, предшествующие началу работы с конфигурацией.

Для этого рекомендуется ввести все документы по начислениям и удержаниям за все месяцы текущего года, предшествующие началу работы с конфигурацией, или, другими словами, произвести расчет зарплаты за предшествующий период. Ввод документов по начислениям, удержаниям, прочим доходам можно проводить без расчетов, то есть суммами, на основании документов учета, который велся до начала работы с конфигурацией. Для контроля правильности ввода рекомендуется проводить расчет налогов за месяцы, предшествующие началу работы.

После ввода документов рекомендуется проверить соответствие итоговых сумм налогов, рассчитанных в конфигурации и рассчитанных вами ранее.

При таком подходе вы сможете получать все необходимые документы за период с начала года, в том числе все документы по налоговому учету: налоговые карточки, справки о доходах, индивидуальные карточки по страховым взносам и другие.

3.9 Входящее сальдо

Завершается ввод начальных данных вводом документа «Входящее сальдо». Это документ используется в начале работы с конфигурацией и служит для ввода остатков сотрудников по невыплаченной зарплате. Документ открывается в разделе «Расчет зарплаты» выбором команды «Входящее сальдо» в группе «Прочее» на панели навигации.

Дата документа должна находиться в месяце, предшествующем месяцу начала работы с конфигурацией.

В поле «Организация» выбирается организация, по которой вводится входящее сальдо. По умолчанию, это поле заполняется значением, указанным в поле «Основная организация» в настройках системы. См. главу 3.1.1.

В поле «Период» выбирается период, за который вводится документ. Период определяется автоматически по дате документа. При необходимости, его можно изменить.

В документе четыре закладки: «Сотрудники», «Общие данные», «База для расчета по среднему», «Периоды нетрудоспособности»

В таблицу на закладке «Сотрудники» добавляются сотрудники, для которых необходимо ввести суммы входящего сальдо на дату начала работы с конфигурацией. Суммы вводятся по каждому подразделению, должности, статусу работы на которых работал сотрудник, и по которым осталась задолженность. Для каждой суммы также выбирается нужная статья затрат и источник доходов, если расчет заработной платы в программе ведется в разрезе источника доходов.

Сальдо является суммой долга организации работнику. Если работник должен организации, сальдо вводится отрицательным числом.

Сотрудников, у которых нет сальдо, в документ вводить не нужно. Если ни у одного из сотрудников нет сальдо, документ вводить не нужно.

В закладке «Общие данные» выбирается подразделение, статья затрат и источник доходов, на которые будут отнесены вводимые суммы. Если данные в этих полях выбраны, то при добавлении сотрудников в таблицу, столбцы в таблицы будут автоматически заполнены значениями из закладки «Общие данные». Если данные не выбраны, то значения заполнятся из кадровых данных сотрудника.

В закладке «База для расчета по среднему» для текущего сотрудника в таблице можно ввести базу для расчета по среднему. Период, за который вводится база, задается в полях «за период с» и «по». Период устанавливается автоматически, но его можно подкорректировать. Таблица в этой закладке заполняется месяцами, и для каждого месяца добавляется основное начисление, как правило, это - «Оклад». В столбец «Сумма» вводится сумма за период по данному начислению. Столбцы «Дни» и «Часы» заполняются нормами дней и часов в периоде, при необходимости, следует ввести корректирующие данные. Для того, чтобы добавить сумму по новому начислению, следует выделить нужный месяц, нажать на правую кнопку мыши и выбрать пункт «Добавить». Добавится новая строка.

В закладке «Периоды нетрудоспособности» можно ввести период, за который сотрудник не работал

В новую строку следует ввести суммы по начислению, дни и часы, выбрать неотработанное время и ввести количество неотработанных дней, в столбцах «Начисление» и «Источник доходов» выбрать нужное начисление и источник дохода.

По кнопке документ проводится и закрывается.